国内管理人の選任に関する届出書(Excel/PDF)雛型！ダウンロードあり

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「国内管理人の選任に関する届出書」のひな型・テンプレートをお探しの方、是非、当サイトからダウンロードしてご利用ください。（無料）

Excel版とPDF版を用意しました。Excel版は「国内管理人の選任に関する届出書」の内容を自由にカストマイズして利用することができます。

まずは、マンション管理組合で、管理会社と協力して、国内管理人の選任に関するルールを定めることをおすすめ致します。

「国内管理人」の新設

「マンション標準管理規約『国内管理人』！新規用語は試験で問われやすい！」にも綴りましたが、国土交通省は令和7年10月17日、マンション標準管理規約を改正しました。

第31条の3として「国内管理人」の選任および届出に関する規定を新たに盛り込みました。

マンション管理を取り巻く環境は、所有者の高齢化や空き家化、そして国際化に伴う外国人オーナーの増加など、急速に変化しています。

これに伴い、区分所有者が海外に居住している場合や、連絡が取りにくいケースが増加し、管理費の滞納対応や緊急時の修繕、災害時の意思決定において支障をきたす場面が見られるようになりました。

このような事態を解消することを目的としたマンション標準管理規約の改正です。

これにより、マンション内に居住していない組合員（不在所有者）に対する管理の適正化を、より実効性の高いものにすることが期待されています。

「国内管理人の選任・届出義務」の詳細

今回新設された第31条の3の内容を詳しく見ていきましょう。条文では、大きく分けて以下の2つの義務が組合員に課されています。

（ア） 電磁的方法が利用可能ではない場合

（国内管理人）
第31条の３ 組合員が国内管理人を選任した場合は、直ちにその旨並びに国内管理人の氏名又は名称及び住所又は居所を書面により理事長に届け出なければならない。
２ 組合員は、前項の規定により届け出た国内管理人の選任を終了させた場合又は届け出た内容に変更があった場合には、直ちにその旨を書面により届け出なければならない。

（イ）電磁的方法が利用可能な場合

（国内管理人）
第31条の３ 組合員が国内管理人を選任した場合は、直ちにその旨並びに国内管理人の氏名又は名称及び住所又は居所を書面又は電磁的方法により理事長に届け出なければならない。
２ 組合員は、前項の規定により届け出た国内管理人の選任を終了させた場合又は届け出た内容に変更があった場合には、直ちにその旨を書面又は電磁的方法により届け出なければならない。

第3項では、組合員が国内管理人を選任した場合の「初期届出」について規定しています。

組合員は、国内管理人を選任した際、直ちにその旨と、管理人の氏名（または名称）、住所（または居所）を書面にて理事長に届け出なければなりません。

これにより、理事会は不在所有者に代わる日本国内の連絡先を確実に把握することが可能となります。

また、「変更および終了の届出」について規定されています。一度届け出た内容（住所や連絡先など）に変更があった場合や、国内管理人の選任を終了させた場合には、同様に遅滞なく書面で届け出る必要があります。

常に最新の情報が管理組合に集約される仕組みが、規約によって義務付けられた形です。

届出義務の重要性

今回の改正において注目すべき点は、管理組合におけるIT化の進展状況にかかわらず、この届出義務が適用されることです。

（ア）電子メールや専用アプリなどの「電磁的方法」が利用可能ではない従来型の管理組合であっても、（イ）ITを活用した「電磁的方法」が利用可能な先進的な管理組合であっても、提出の手段が「紙」か「データ」かという違いがあるだけで、理事長に対して情報を届けるという本質的な義務に変わりはありません。

不在所有者との連絡が途絶えることは、管理組合にとって最大のリスクの一つです。書面による届出を徹底させることで、法的な根拠に基づいた適切な管理運営が可能になります。

国内管理人の選任に関する届出書の雛型

規約が改正されても、実際にどのような書式で届け出ればよいのか戸惑う組合員も多いでしょう。

そこで、実務の効率化を図るために「国内管理人の選任に関する届出書」の雛型を作成しました。

■国内管理人の選任に関する届出書(EXCEL)

■国内管理人の選任に関する届出書(PDF)

この雛型は、標準管理規約の要件を網羅しつつ、管理組合側が管理しやすいフォーマットにまとめています。

理事会や管理会社は、この雛型を各組合員へ配布することで、届出漏れを防ぎ、情報の統一性を保つことができます。

また、Excel形式で作成しているため、各マンションの運用ルールに合わせて自由にカスタマイズが可能です。

提供するExcel版の雛型は、単なる住所や氏名の記入欄だけでなく、現代のコミュニケーションスタイルに合わせた拡張が容易です。

例えば、従来の電話やFAXだけでなく、「LINEのID」や「WeChatアカウント」などの欄を設けることをお勧めします。

特に海外居住のオーナーにとって、国際電話よりもSNSやチャットツールの方が迅速かつ安価に連絡が取れる場合が多く、実効性が高まります。

また、国内管理人が法人の場合は、担当部署や担当者名の欄を追加するなど、マンションの特性に応じたアレンジを加えてください。

使いやすいフォーマットを整えることが、組合員の届出に対する心理的ハードルを下げ、円滑な管理運営につながります。

※アフィリエイト広告を利用しています。

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