年末調整にシヤチハタはＯＫなのか不可なのか？

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会社員（サラリーマン）の方に、お馴染みの年末調整。毎年、年末調整の書類が手元に届くと、いよいよ年末が近づいているのだと実感します。毎年思うのですが、年末調整の印鑑欄に、シヤチハタ印はＯＫなのか不可なのかという疑問です。ちなみに「シャチハタ」ではなく、「シヤチハタ」です。シヤチハタの「ヤ」は大きい文字で綴るのが正式な会社名です。

年末調整とは

「年末調整」、会社員（サラリーマン）の方であれば、毎年お馴染みの恒例行事なので、よくお分かりなのではないでしょうか。「年末調整」の用紙を記入する頃になると、今年も年末が近づいているのだなぁとさえ感じさせられます。

「年末調整」とは、給与所得の源泉徴収義務者が、年末に１年間の給与総額から所得税額を算出して、源泉徴収分との過不足を精算するために行われます。「年末調整」の用紙を記入して会社に提出しないと不利な税金の扱いを受けてしまうということです。

つまり、毎月支給される給与には、生命保険料控除や高額医療日控除、扶養控除などが反映されていない形となっています。毎月天引きされる所得税は概算となりますので、年末調整を行うことで、正しい金額を算出することになっています。

「年末調整」として書いて提出しないといけない書類は、「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」「保険料控除申告書」「配偶者特別控除申告書」の３種類もあります。

３種類の書類どの用紙にも、住所や氏名・印鑑を押す欄があって面倒くさいと思う人が多いのではないでしょうか。しかも、書いてある文字が小さい。裏面の説明書きなどは、さらに文字が小さい。こんな小さな欄には書ききれない。思わず「ハズキルーペ」のＣＭ（コマーシャル）を思い出してしまいます。

「住宅ローン控除」は、控除金額も大きく、年末調整に反映しないと誤った税額となってしまいます。住宅を購入した２年目以降は、「年末調整」によって、「住宅ローン控除」を受けることができるのです。（１年目は確定申告にて行います。）

年末調整書類は会社で保管

私は知らなかったのですが、提出された「年末調整」の書類は、税務署に提出するのではなく、会社で保管するルールになっているのです。これは、実際に「年末調整」の業務に携わっていないと分からないことなのかもしれませんね。

ただし、３年から５年の周期で、税務署による税務調査という名の査察が入るのだそうです。と言っても、税務調査を実施する１０日前程度に、税務署から事前に連絡があるということですから、抜き打ちによる突然調査ではないらしいです。

これは、会社が怪しいという情報がなければの話で、脱税を行っているという情報を税務署がキャッチした場合の税務調査とは異なります。会社の数も多いですから、税務調査に携われる人間も多くはいないので、実質形だけの税務調査になるのかもしれませんね。

このような税務調査の時に、従業員が提出した「年末調整」の書類が会社で保管されているかを確認するそうです。従業員の人数が多い場合は、全員の書類を確認するのは困難となりますので、抽出による確認になるかと思います。

書類にシヤチハタはＯＫ

「年末調整」の書類には、本人の印鑑を押す欄が設けられています。印鑑を押すのが面倒だからと言って、印鑑を押さずに提出すると、「年末調整」を担当する「総務部」（会社によっては、「総務部」という名称とは異なる場合があります）からチェックを受けてしまいます。

何か手続きをするための各種書類は、印鑑欄に印鑑を押すことが多いのが日本（ハンコ社会）ですが、「年末調整」の書類には、シヤチハタはＯＫなのでしょうか。これには２通りの意見があるようです。

シヤチハタＯＫの場合

「シヤチハタ」は正式には、「インク浸透印」というハンコなのです。「シヤチハタ」は、ハンコ面がゴムでできていて、中の部分からインクが浸透することで朱肉を使わずに印鑑を押せるようになっています。

宅急便の受取印や回覧板の認印の代わりに用いるのが一般的であって、「年末調整」の書類には印鑑としてどうなのだろうかと思う方もいますが、シヤチハタＯＫの場合もあります。

それは、あくまで会社側（総務部）が、シヤチハタＯＫと認めた場合に限ります。年末調整に必要な「給与取得者の扶養控除等（異動）申告書」「保険料控除申告書」「配偶者特別控除申告書」は、あくまで会社内で保管すべき書類であって、税務署などの公の機関に提出する書類ではないからなのです。

とは言っても、「シヤチハタ」は、正式な印鑑ではありません。税務調査で確認する時に、「シヤチハタ」の印影が消えていないことを祈りますけどね。

シヤチハタＮＧの場合

税務署に提出する正式な書類ではないのですが、シヤチハタＮＧという会社も存在します。朱肉で押された印鑑でないと認めませんということです。

ＮＧの理由は、「長期間保管する正式な書類であるから、シヤチハタはダメですよ。」ということです。少なくとも、税務調査で確認される保管書類だからでしょうね。

シヤチハタＯＫの会社であっても、朱肉の印鑑を用いてはダメということはありません。分からない場合は、朱肉の印鑑を押しておく方がよいのではないでしょうか。

おわりに

毎年同じことを書かなければならない「年末調整」の書類。住所や扶養家族が増減するなどするから毎年「年末調整」の書類に記入して会社に提出しています。

「昨年と同じ」とだけ記入して会社に提出したい気にもなりますが、実際実行できる器ではない小心者です。「年末調整」の提出時期も会社によって決められていますので、お早目の提出をしましょう。総務部などの「年末調整」を処理する部署が困りますからね。

「住宅ローン控除」も、２年目以降であれば、確定申告は不要です。会社の「年末調整」で済みます。会社側（総務部）から要望された種類と一緒に、「住宅借入金等特別控除申告書」と金融機関から送られてきた年末時点の「残高証明書」を添付して提出しましょう。

特殊な名字であればよいのかもしれませんが、日本に多い「佐藤」「鈴木」「高橋」「田中」「渡辺」などの名字の場合は、同じ会社にも複数働いている可能性が高いです。おなじ「シヤチハタ」を使っていた場合は、本人の区別が分からないですから、「シヤチハタ」は「年末調整」の用紙には使わない方がよいのではないでしょうか。

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