マンションの通常総会の開催日は連休を避けるべき理由

• コピーしました

あっという間の１０連休が終わって、通常モードにシフトとなります。分譲マンションでの最大のイベントが１年に１回開催される通常総会です。健全なマンションであれば、必ず実施される通常総会ですが、連休を避けて開催するとよいでしょう。管理組合に携わっている理事の皆さん、参考にして頂けると幸いです。

通常総会の開催日

マンションの通常総会の開催日は、管理規約で定められています。通常は、「新会計年度開始以後３か月（２か月の場合もあり）以内に通常総会を招集しなければならない」となっています。

会計年度が終了してすぐ行うのがよいのでしょうが、決算の締めや総会資料を準備するための時間が必要となるため、数か月後の開催となっています。３月が決算月のマンションは、５月または６月に通常総会を行うことになります。

３月が決算月のマンションは、結構あるようです。企業や公的機関等が採用している会計年度と合わせてあったり、マンションの分譲も、分譲会社の決算関係で３月竣工が多いことが理由としてあげられます。

１年に１回、マンションの住民に決算や活動内容、次年度の予算や活動計画を報告する場であると同時に、マンションの方向性を決定する重要な通常総会となります。

通常総会の開催日を決定する際にも、連休を避けるなどの工夫をして頂きたいです。特に、２０１９年は１０連休でしたので、この間に開催するあるいは総会資料の配布期間と重ならないようにすることが重要です。

毎年５月は、ＧＷ（ゴールデンウイーク）となりますから、この時期に通常総会とならないようなスケジュール調整が望まれます。

連休を避けるべき理由

連休に通常総会が行われると、出席者が少なくなります。まとまった連休があると、旅行や帰省に出掛けたり、遊びに行かれるなど留守が多いのではないでしょうか。管理会社の都合もあって、連休中に通常総会が開催されることはないにしても、５月に通常総会が集中してしまいます。５月に集中すると、総会開催の時間帯が限られます。住民の方が出席できるような時間帯がベストです。

連休中に、通常総会資料の配布期間があると、資料を読む時間的余裕が少なくなります。通常総会の内容を把握して、出席票・議決権行使書・委任状の提出をする場合の判断材料となりますからね。

決算月の変更は可能

決算月を変更することは可能です。毎年同じ時期に通常総会を開催しているから、決算月は変更できないと勘違いしている方もいらっしゃいます。

管理会社も、３月決算に集中するのを避けたいので、決算月の変更は喜ばれるのではないでしょうか。

おわりに

マンションの通常総会の開催日は連休を避けるべきです。日程を設定する場合も、総会への出席率を上げるように工夫すべきと考えています。

連休中に総会資料を配布するのは、標準管理規約では、「少なくとも総会開催日の２週間前までに、会議の日時・場所・目的を示して、組合員に通知しなければならない」と書かれています。連休中の配布にならないように、配布日にも配慮しましょう。

３週間前の配布でも構いません。でも、資料準備が疎かになったり記述に誤りがあることは不本意です。正確性と迅速性が問われます。

【関連記事】
マンション通常総会の出席率を上げる方法は

※アフィリエイト広告を利用しています。

• コピーしました