マンション理事会 理事長欠席でも大丈夫？議事録・議長・法的効力を解説

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マンション理事会の開催日が近づいたものの、「理事長が欠席することになった。理事会は予定どおり開催できるの？」と困っていませんか。

理事長は理事会の議長を務める重要な立場だけに、欠席すると「理事会そのものが無効になるのでは？」「誰が議長を務めるの？」「議事録には誰が署名するの？」など、さまざまな疑問が出てきます。

しかし、マンション理事会は理事長が欠席しただけで、必ず開催できなくなるわけではありません。

重要なのは、理事会の定足数を満たしているか、管理規約に理事長欠席時の規定があるか、そして議長をどのように決めるかです。

また、理事長の欠席が一時的なものなのか、長期間にわたって職務を行えない状態なのかによっても対応が変わる可能性があります。

この記事では、マンション理事会で理事長が欠席した場合の対応、理事会の法的効力、議長の決め方、議事録の署名、欠席理由について詳しく解説します。

マンション理事会で理事長が欠席したらどうする？

マンション理事会で理事長が欠席することになった場合、まず確認したいのが管理規約と使用細則です。

国土交通省の「マンション標準管理規約」では、理事会は理事によって構成され、理事会の議長は理事長が務めるとされています。

また、理事会は理事の半数以上が出席しなければ開くことができず、議事は出席理事の過半数で決する仕組みです。

そのため、理事長が欠席したからといって、直ちに理事会を中止する必要があるとは限りません。

まずは、次の事項を確認しましょう。

• 理事会の定足数を満たしているか
• 理事長欠席時の規定があるか
• 議長を誰が務めるのか
• 議事録の署名を誰が行うのか

特に注意したいのが、「理事長が欠席した場合に誰が議長を務めるのか」という点です。

理事長欠席時の理事会の流れ

理事長が欠席する場合は、次のような流れで対応するとよいでしょう。

• 理事長から欠席の連絡を受ける
• 管理規約・細則を確認する
• 出席予定の理事数を確認する
• 理事会の定足数を確認する
• 理事長欠席時の議長を確認する
• 理事会を開催する
• 欠席理由や議事内容を議事録に記録する

理事長が欠席することが事前に分かっているのであれば、理事会当日になって慌てるのではなく、副理事長や他の理事、管理会社などに事前に確認しておくことが大切です。

なお、マンションごとに管理規約の内容は異なるため、標準管理規約だけで判断するのではなく、自分のマンションの管理規約を確認しましょう。

理事長が欠席した理事会は法的に有効？

結論として、理事長が欠席したことだけを理由に、理事会が当然に無効になるとはいえません。

重要なのは、「理事長が出席しているか」だけではなく、理事会の定足数を満たしているか、管理規約に定められた手続きに従っているかです。

標準管理規約では、理事会は理事の半数以上が出席しなければ開くことができず、議事は出席理事の過半数で決するとされています。

例えば、理事が6名いるマンションであれば、標準管理規約を前提とすると3名以上の理事が出席することで定足数を満たすことになります。

したがって、理事長が欠席していても、他の理事が必要人数以上出席し、管理規約に沿って適切に理事会が運営されていれば、理事会を開催できる可能性があります。

ただし、マンションごとに管理規約が異なる場合があります。

• 理事会の定足数
• 議長の選任・代行方法
• 理事長欠席時の手続き
• 議事録の作成・署名方法

について、事前に確認しておきましょう。

理事長が欠席した場合、誰が議長を務める？

理事長が欠席する場合に特に注意したいのが、理事会の議長を誰が務めるのかという問題です。

標準管理規約では、理事会の議長は理事長とされています。

一方、標準管理規約では、副理事長について、理事長を補佐し、理事長に事故があるときはその職務を代理し、理事長が欠けたときはその職務を行うとされています。

そのため、理事長が一時的に理事会へ出席できないケースでは、副理事長が理事長の職務を代理することが考えられます。

ただし、ここで注意したいのが「単なる理事会欠席」と「理事長に事故がある場合・理事長が欠けた場合」は必ずしも同じではないという点です。

理事長が欠席した場合の議長については、自分のマンションの管理規約や細則を確認したうえで対応することが重要です。

理事長が欠席することが事前に分かっているのであれば、誰が議長を務めるのかを理事会の冒頭で確認し、その内容を議事録に残しておくと、後日のトラブル防止にもつながります。

理事長欠席の議事録署名は誰が行う？

理事長が欠席した場合、理事会議事録の署名人を誰にするのかも確認しておきたいポイントです。

標準管理規約では、理事会の議事録について総会議事録の規定を準用し、「総会に出席した組合員」を「理事会に出席した理事」と読み替える仕組みになっています。

そのため、理事長が欠席した理事会では、欠席している理事長が当然に議事録へ署名するのではなく、実際に理事会へ出席した理事の中から、管理規約に従って署名人を確認することが重要です。

標準管理規約では、「議長＋議長が指名する2名の出席理事」が、議事録署名を行うことになっています。

議事録には、少なくとも次の内容を記録しておくとよいでしょう。

• 理事長が欠席したこと
• 理事長の欠席理由
• 出席した理事
• 議長を務めた理事
• 理事会が成立したこと
• 議案ごとの審議結果

理事長欠席時の議事録では、「誰が出席し、誰が議長を務め、どのような手続きで議事を進めたのか」が分かるように記録しておくことが大切です。

理事長欠席の正当な理由は？

理事長が理事会を欠席する理由には、さまざまな事情があります。

例えば、次のようなケースが考えられます。

• 体調不良
• 入院・通院
• 仕事の都合
• 出張
• 冠婚葬祭
• 家族の事情
• 交通機関のトラブル
• 災害や悪天候
• 急な事故や緊急対応

ただし、「正当な理由だから理事会が有効」「正当な理由ではないから理事会が無効」と単純に判断するものではありません。

理事長が欠席する場合は、欠席理由そのものよりも、理事会を適切に開催できる状態かどうかを確認することが重要です。

また、長期入院や海外出張など、理事長が長期間にわたって職務を行えない場合には、一時的な欠席なのか、職務そのものを継続できない状態なのかを区別する必要があります。

単発の欠席と長期的な職務不能では、必要となる対応が異なる可能性があるためです。

理事長が欠席しても副理事長がいれば大丈夫？

理事長が欠席した場合、副理事長が職務を代理するケースがあります。

標準管理規約では、副理事長は理事長を補佐し、理事長に事故があるときはその職務を代理し、理事長が欠けたときはその職務を行うとされています。

ただし、「理事長が理事会を欠席した＝必ず副理事長がすべての職務を代行する」とは限りません。

理事長の単発の欠席なのか、長期間にわたって職務を行えない状況なのかによっても対応が変わる可能性があります。

そのため、理事長欠席時には、管理規約や細則を確認し、必要に応じて副理事長や他の理事と対応を協議しましょう。

マンション理事会は理事長欠席でも開催できる？

「理事長がいないから理事会は開催できない」とは限りません。

標準管理規約では、理事会の定足数は理事の半数以上です。

そのため、理事長が欠席していても、必要な人数の理事が出席しているか、管理規約に定められた手続きに従っているかを確認することが重要です。

ただし、理事長は理事会の議長を務める立場でもあるため、理事長欠席時の議長の扱いについては、管理規約や細則を確認する必要があります。

理事長が欠席すること自体を問題にするのではなく、

• 理事会の定足数を満たしているか
• 議長を適切に決めているか
• 管理規約に沿って議事を進めているか
• 議事録を適切に作成しているか

を確認することが重要です。

理事長が欠席した場合には、「理事会を開催できるか」だけでなく、「誰が議長を務めるのか」「議事録を誰が署名するのか」まで確認しておくと、理事会運営をスムーズに進められます。

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