理事会議事録の署名人は誰が行うべきなのか

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定期的に開催されているマンションの理事会。理事会議事録には署名人の欄がありますが、誰が署名・捺印するべきなのでしょうか。実際にあったトラブルでは、出席理事以外の方が署名・捺印してしまうという杜撰（ずさん）な理事会議事録があるマンションもあるという話を聞きます。

理事会議事録は閲覧あり

マンションの理事会議事録は、組合員や利害関係者の求めに応じて閲覧することができる重要な議事録です。

マンション標準管理規約第４９条（議事録の作成、保管等）５項には、

「理事長は、議事録を保管し、組合員又は利害関係人の書面又は電磁的方法による請求があったときは、議事録の閲覧（議事録が電磁的記録で作成されているときは、当該電磁的記録に記録された情報の内容を紙面又は出力装置の映像面に表示する方法により表示したものの当該議事録の保管場所における閲覧をいう。）をさせなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。」

と定められています。

利害関係人には、マンションを売買などにより、新たに取得しようとする人や専有部分を賃借しようとする人も含まれます。

ですから、理事会議事録は、マンションの売買する場合に閲覧されることもある重要な記録となります。いい加減な理事会議事録だと、いい加減な管理のマンションだと思われるかもしれません。

理事会議事録は誰が署名するの

理事会議事録は、誰が作成するのでしょうか。国土交通省のマンション標準管理規約第５３条（理事会の会議及び議事）第２項には、

「議事録については、第４９条（第６項を除く。）の規定を準用する。ただし、第４９条第３項中「総会に出席した組合員」とあるのは「理事会に出席した理事」と読み替えるものとする。」

と規定されています。

さらに、第４９条第３項には、

「前項の場合において、議事録が書面で作成されているときは、議長及び議長の指名する２名の総会に出席した組合員がこれに署名押印しなければならない。」

と規定されています。

ですから、理事会議事録には、議長である理事長と理事長が指名する理事会に出席した理事が署名することになっているのです。

理事会議事録は経由や理由を

理事会の議事録、ただ単に署名・捺印する行為で終わっていませんか。誤字や脱字の確認は、もちろんですが、内容的に理事会で話し合った内容がきちんと記録されているのかを確認することが大事なポイントです。

理事会の議事録には、最終結論のみを記している場合があります。確かに最終的に理事会が下した結論を記録するのは必須ですが、なぜ、その結論に至ったのかの経由や理由を省略してしまうことが多い気がします。

同じ理事のメンバーで、将来に渡って理事会を開催するのであれば良いのですが、理事は、輪番制で構成されることが多く、後から議事録を振り返って「どうしてこの結論に至ったのだろうか。」と振り返る場合に分からないのです。

そして、同じ議事を再度１から繰り返し話し合うことになりがちであるということから、理事会の議事録には、結論以外にも経由や理由を記録することをおすすめします。

理事会の議事録は、マンション住民全員が閲覧しますので、その時に議事録を読んだだけで、議事内容を把握できるように記録する必要があるのです。

おわりに

理事会の議事録は、マンションの財産です。杜撰な管理にならないように、きちんと内容を確認して、議長（理事長）と議長が指名した理事会出席者が署名・捺印します。

理事会議事録は、後から読んでも分かるように結論だけではなく、経由や理由まで書いておくと、後々役に立ちます。

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