理事会の招集通知の記載内容と連絡すべきは理事のみか
定期的に開催されるマンションの「理事会」、「理事会」の招集通知には、何を記載すべきなのでしょうか。また、「招集通知」は、理事にのみ連絡すべきなのでしょうか。「理事会」をスムーズに進めるためにも、まず「招集通知」の記載内容が明確になっているか確認することが重要です。
■ 目次 ■
理事会の招集通知とは
理事会の招集通知とは、簡単に言ってしまうと、「理事会を開催しますので、理事の方は集まってください。」という内容です。
前回の理事会で、次回の理事会日程を決定するのが理想的なのですが、予定がたてられなかった場合は、「招集通知」にて出席予定の理事にお知らせを行います。
また、前回の理事会であらかじめ、次の理事会日程を決定した場合でも、理事会からの期間が空きますので、改めて「招集通知」を行うことで、理事会への参加を促すことになります。
さらに、掲示版に「招集通知」を貼ってお知らせする場合は、マンションの全住民に、理事会が行われるのだということをアピール（広報）することにもなります。
現在は、理事ではないのだが、輪番制などで将来理事会のメンバーに携わる予定の住民にも、定期的に理事会を開催しているのだということが分かって頂けるための掲示が「招集通知」となります。
たまたまにはなりますが、掲示版の設置位置によっては、中古マンションを購入しようと下見に訪れた方にとっても、掲示版に貼ってある「招集通知」を見るかもしれません。
定期的に「理事会」が開催されているということは、きちんとした管理組合の活動が行われているという健全なマンションをアピールする掲示物となるのかもしれません。
招集通知の記載内容は
最低限、「招集通知」には、下記内容の記載が必要であると考えます。
理事会のタイトル
「第●期第●回の理事会開催のおしらせ」などと、開催される理事会のタイトルを「招集通知」に記載しましょう。
理事会の開催日時
いつ、何時から理事会が行われるのかを明確に記載する必要があります。定期的に理事会が開催される場合は、「毎月第２日曜日の９時３０分から行う。（例）」と定めてしまうのも、理事会をスムーズに開催するよい手段となります。
理事会の開催場所
理事会の開催場所は、前回と同じ場所で行われるかもしれません。しかし、開催場所を明確に記載する必要があります。いくつもの開催場所が存在するマンションであれば、記載しないと場所が分からないです。
マンション内に理事会を開催する適当な場所がない場合は、外部の会議室を借りて行う場合があります。その場合は、外部会議室までの地図や会議室の連絡先を明記しておくとよいでしょう。
理事会の議案内容
理事会では、何が話し合われるのかを記載しておくと、理事会までの間に意見をまとめたり、調べたり、管理規則を読み返したりという時間が持てます。
理事会の時に、準備した内容を意見として発言することで、活発なよい理事会に結びつきます。
理事会では、「招集通知」に記載されていない内容についても話し合いが及んでしまう場合があります。本筋ではなく、だんだん横路（よこみち）にそれてしまう場合もあります。
そのような場合でも、あらかじめ「招集通知」の内容を把握しておけば、起動修正をすることができるのです。
問い合わせ先
理事会の「招集通知」は、理事長が発信元となります。しかし、実際には、管理会社が作成して掲示しているかもしれません。「招集通知」を見て、内容が分からない場合や理事会欠席の連絡などを行う場合の問い合わせ先を記載しておくべきです。
おわりに
「招集通知」に加えて、理事会当日の資料があらかじめ配布されれば、理事会での話し合いがスムーズで意義あるものとなるでしょう。
「理事会が長いのでスムーズに進めるため工夫した経験」に綴りましたが、理事会を充実させるためには、事前の準備を疎かにしないことを学んでいます。
理事のみなさんがせっかく集まるのですから、自分たちのマンションをよくするために、時間の無駄遣いをしないようにしたいものですね。
理事会の招集通知を連絡すべきは理事のみか
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