通常総会の資料に有効期限切れ見積が！案内文含めて確認を！

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通常総会の開催案内が届きました。ある工事の議案が書かれており、資料として添付されている見積書の有効期限が総会開催前に切れてしまっています。

「発行日：2024年1月15日(月)、見積有効期限：3ヶ月」と書かれていました。そして、通常総会の開催日は2024年1月28日(日)でした。(発行日と開催日は例です。)

通常総会の開催日が分かっているのですから、工事見積の有効期限を確認してもらいたいものです。案内文含めて確認を行って欲しいです。配布まで誰も気が付かなかったのかなぁ？

通常総会の資料に有効期限切れ見積が！

マンションに住んでいると毎年定期的に通常総会が開催されます。１年間の活動報告や次期１年間の活動予定を住民に報告するためです。

通常総会の開催前には、通常総会の資料が住民に配布されます。あらかじめ資料を確認するとともに、通常総会への出席かどうか意志の確認を行います。

資料を読んでいると、次期ではある工事を行うための議案が書かれていました。工事自体は、行うべきで金額も妥当と判断しましたが、ひとつだけ引っ掛かりました。

「発行日：2024年1月15日(月)、見積有効期限：3ヶ月」と書かれていました。そして、通常総会の開催日は2024年4月28日(日)でした。(発行日と開催日は例です。)

理事会で話し合って工事を行うかどうか決めれば良い小規模な工事は認められています。大規模な工事となると、マンション住民の決議が必要となります。

今回の工事は、大規模な工事を行うための予算確保にも関係しますから、通常総会の議案となったのだと思います。

管理会社に問い合わせた結果、「有効期限が切れてはいるが、総会で可決されたのは、有効である。」と回答を頂きましたが、なんだかすっきりしません。

「見積有効期限：3ヶ月」という書き方が確認漏れとなった理由の一つかもしれませんね。「見積有効期限：2024年4月15日(月)」と具体的な日付が書いてあれば、気が付いたのかもしれません。

案内文含めて確認を！

通常総会の資料って、なぜか間違いがあるのです。金額が前年度のままだったり、ひどい時は、違うマンション名が書かれていたりします。

「マンション住民に配布する前に気が付かないのかなぁ？」と思います。管理会社にお任せだと間違いに気が付かないのかもしれませんね。

私が理事長だった時は、通常総会の資料に誤りがないか印刷の前に確認したのですけどね。

通常総会の資料は、配布するだけではなく、マンションが存在する限り保管される資料です。

通常総会が終わっても、必要に応じて閲覧することを考えると、きちんと見直してから配布して欲しいものです。

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通常総会は、毎年１回必ず開催されるマンションの定期的な行事です。大事な通常総会に使用する資料は誤りのないようにして頂きたいです。

そもそも管理会社が作成する通常総会資料は、正しいと思ってはいけません。どこかに間違いがあると考えて入念な確認を行いましょう。総会案内文を含めてご確認を行いましょう。

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