総会議案書の配布時期はいつが良いのか？管理規約記載よりも早くが良い理由

• コピーしました

毎年、総会の時期が近づくと「総会議案書」が配布されます。配布と言っても、マンションのポストに投函されますが、世帯数が多いと大変だと思います。

分厚い総会資料を印刷して、ホチキスで綴じて、管理会社の封筒に入れた議案書を各々のポストに配布します。

総会議案書の配布時期はいつが良いのでしょうか。少なくとも配布時期は管理規約に記載されている時期よりも早いことをおすすめします。

総会議案書の配布時期はいつが良いのか？

マンションでは、定期的に「通常総会」が開催されます。年度によっては、「臨時総会」が開催されることもあります。

「通常総会」では、少なくとも下記の議案が上程されるのが普通です。

• 収支決算及び事業報告承認の件
• 監査報告承認の件
• 管理委託契約更新承認の件
• 収支予算及び事業計画承認の件
• 役員選任承認の件

上記の議案に加えて、長期修繕計画の変更承認や管理規約の変更承認・共用部分の変更承認などの議案などケースバイケースで加わります。

ところで、総会議案書の配布時期はいつが良いのでしょうか。マンション標準管理規約の第４３条（招集手続）は、次のように書かれています。

総会を招集するには、少なくとも会議を開く日の２週間前（会議の目的が建替え決議であるときは２か月前）までに、会議の日時、場所及び目的を示して、組合員に通知を発しなければならない。
標準管理規約第４３条（招集手続）

皆さんの管理規約には、「招集手続」はどのように書かれているでしょうか。

マンション標準管理規約に準拠した管理規約では、２週間前としていると思います。２週間前をあえて、日数の変更を行っている管理規約はごくまれだと思います。

しかし２週間前に議案書を配布すれば良いというわけではなく、もっと前から配布するべきだと考えます。その理由を綴ります。

外部オーナーのため

オーナー自ら住む部屋ばかりとは限りません。理由があって第３者に貸与している部屋も少なからずあります。

外部オーナーにも、総会資料を配布し、出欠票を提出頂く必要があります。マンションのポストだけなら良いですが、外部オーナーは郵送するのが一般的です。

「土日祝の配達は行わない。」というのが、日本郵便が表明しています。総会議案書の配布時期は早めた方が良い理由です。

総会成立のため

総会が成立ためには要件があります。成立のための要件とは、議決権総数の半数以上を有する組合員が出席して成立します。委任状と議決権行使書による出席も含みます。

総会が成立しないとなると、何のために総会へ向けての準備を行ったのか分からなくなります。

総会成立のためにも、ある程度の期間がないと委任状や議決権行使書の提出が出来ません。外部オーナーは、郵送による提出となりますので、余裕を持った期限の設定が必要となります。

区分所有者の理解のため

総会の内容を把握するためにもある程度の準備は必要です。議案書に書かれている内容を理解するためには、ある程度の期間が必要となります。

平日は、お仕事で忙しくて議案書に目を通す時間がないという方もいらっしゃいます。土日祝であれば、比較的時間をとって議案書に目を通すこともできます。

区分所有者の理解がないと、例え議決に至ったとしても、「知らなかった。」とうまく機能しないことも考えられます。

配布物のトラブルを防ぐためのポイント

マンションでは、理事会や管理会社からの配布物だけでなく、自治会のお知らせや防災案内、工事のお知らせなど、さまざまな文書が各戸へ配布されます。しかし、配布方法が適切でないと、住民トラブルにつながることもあります。

例えば、次のようなケースです。

• 配布漏れにより重要なお知らせが伝わらない
• 外部区分所有者へ配布されていない
• 掲示だけで済ませたため見落とされる
• 個人情報が記載された書類を誤配する
• 古い回覧板が途中で止まってしまう

このようなトラブルを防ぐためには、「掲示」「ポスト投函」「メール配信」「マンション専用アプリ」など複数の方法を組み合わせることが重要です。一つの方法だけでは、すべての居住者へ確実に情報を届けることは難しいためです。

デジタル配布を活用するマンションが増えている

最近では、紙の配布物を減らし、電子化を進めるマンションも増えています。

例えば、

• 管理会社の専用アプリ
• マンション専用ホームページ
• メール配信サービス
• LINEオープンチャット（管理組合専用）
• クラウドストレージで資料を共有

などを活用することで、総会資料や理事会だより、工事のお知らせをいつでも確認できます。

紙の印刷費や配布作業の負担を軽減できるだけでなく、外部区分所有者にも同じタイミングで情報提供できる点は大きなメリットです。

ただし、高齢者などインターネットを利用しない方への配慮として、紙での配布を継続するなど、複数の手段を用意しておくことが望ましいでしょう。

宅配物の「置き配」と管理組合の配布物は別に考える

近年は置き配の利用が増えていますが、宅配会社による「置き配」と、管理組合が各戸へ配布する資料は目的やルールが異なります。

置き配については、共用廊下への荷物の放置期間や場所などを使用細則で定めるマンションも増えています。一方、管理組合の配布物は、総会資料や防災情報など、マンション運営に必要な情報を確実に届けることが目的です。

そのため、「置き配が認められているから書類も玄関前に置けばよい」と考えるのではなく、誤配や紛失を防ぐためにも、ポスト投函やメール配信など、管理組合として定めた配布方法に従うことが大切です。

あわせて読みたい

マンション標準管理規約には、「２週間前まで」と書かれているので、２週間よりも前であれば、総会議案書を配布しても構わないということになります。

総会開催日から逆算して、総会議案書の配布日を定めましょう。そして、総会議案書の配布日から逆算して、総会資料の作成は余裕を持って行いましょう。

※アフィリエイト広告を利用しています。

• コピーしました