マンション通常総会の出席率を上げる方法は

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毎年開かれるマンションの通常総会ですが、出席率がいまいちと感じておられることはありませんか。「マンションは管理を買え！」と言われるように、通常総会への出席率も、マンション管理に関心を持つ住民のバロメーターとなります。各議案の採決への影響を及ぼす出席率を上げる方法について綴ります。

通常総会開催は健全の証し

マンションでは、年１回必ず定期的に「通常総会」が開催されます。通常総会では、決算報告＆事業報告、収支予算＆事業計画はもちろん、管理委託契約の承認や管理規約改正など、様々な議案について議事が行われます。

長期修繕計画の変更や管理費・修繕積立金の金額変更などマンション住民にとっては、通常総会での議案は、必要なものばかりなのです。

ですから、通常総会が開催されているというのは、健全なマンション管理が行われている証拠であると考えてよいでしょうね。

必要な議案であれば、通常総会を待たずして臨時総会を開催することも可能です。「民泊禁止」の管理規約変更議案は、通常総会ではなく臨時総会を開催して、「禁止」を決議した経験があります。

通常総会の開催を待っていては、民泊が始まってしまうため、トラブルを事前に防止する意味で、臨時に開催して決議したのです。

通常総会の出席率は

通常総会の出席率は、どの程度が普通なのかが気になりませんか。

国土交通省の「平成２５年度マンション総合調査結果〔概要編〕」（４）管理組合運営等の状況　総会への出席状況（１６ページ）では、委任状及び議決権行使書提出者を含んで、７９．４パーセントという数字が出ています。

８割という出席率の数字に驚くなかれ、委任状及び議決権行使書提出者を除くと、３４．８パーセントという数字になります。

この数字、意外に高い出席率の数字であると思いましたが、皆さんお住まいのマンションの出席率はいかがでしょうか。

出席率を上げるためには

通常総会の出席率を上げるためにはどうしたらよいのでしょうか。「出席率」は、多くのマンションで悩んでいる共通の課題なのだそうです。いくつかの出席率を上げるための方法を綴ります。

通常総会の日程を早く決定

通常総会の日程を早く決定することです。通常総会の日程が早く決定すれば、他の予定を調整することも可能となります。冠婚葬祭など、急遽やむえない予定が入ることはありますが、仕事の都合や遊びに行くスケジュールを調整することは可能です。

通常総会開催日が、マンション住民全員の都合がよい日というのは、難しいかもしれません。なるべく住民が参加しやすい日を選ぶべきです。

あるいは、毎年決算月が定まっているので、「●月の第●日曜日●時に行う。」とあらかじめ決めてしまうこともよいと思います。

通常総会の開催時間も、午前中がよいのか午後がよいのか、あるいは夕方からなのか夜からなのか。住んでいる住民の生活パターンを考えて、開催時間を設定するとよいと思います。

エレベーター内に掲示する

通常総会の開催案内は、総会議案を各戸に配布してお知らせするのが一般的です。同時に、エントランス横の掲示板に貼りだして案内も行います。

しかし、掲示板以外に住民の目に付きやすい場所に通常総会開催案内を掲示します。例えば、エレベーター内に掲示すれば、エレベーターに乗る人は、イヤでも目に入るのではないでしょうか。

エレベーターに乗っている間は、階数表示を見ること以外、特に見るものがないため、自然に通常総会開催案内に目に入るのではないでしょうか。当然、全てのエレベーターに掲示することです。

「出席する」「委任状を出した」「議決権行使書を出した」と住民が話しをすることになれば、通常総会を意識してなおよい結果を生むでしょうね。

しかし最近、エレベーター内で、スマートフォンや携帯型ゲームで遊んでいる姿を見掛けるようになりました。エレベーターに乗る時間を惜しんでスマートフォンを操作しなければならないのでしょうかねぇ。

エレベーターだけではなく、集会室など人が集まるスペースに掲示を行うのも効果的だと思います。

関心ある議題を織り込む

通常総会の議題に、住民の感心あることを織り込んであれば、自ずと出席率も高くなるのではないでしょうか。

決算報告＆事業報告や収支予算＆事業計画も、住民に密接な関係のある議題ではありますが、毎年同じことの繰り返しのように思えるのかもしれません。

通常総会には出席しなくても、大規模修繕工事の説明会には出席するという住民がいます。関心度の違いが、出席率向上に寄与しているとも言えるでしょう。自分に関係していると認識すれば出席するということの証です。

駐輪場の増設や２４時間ゴミ捨て可能にするなど、住民にとってプラスとなる議題であれば、参加率も上がるのではないでしょうか。

イベントを取り込む

通常総会開催後にイベントを開催して、総会出席率をあげる手もあります。通常総会出席者にプレゼントを渡したり、軽食の昼食会や懇親会を開くように工夫をしているマンションもあると言います。

あまり、イベントに経費をかけすぎるのも「どうか？」と思いますが、許容範囲内でイベントを開くこともよいかと思います。

通常総会後に、防災イベントを催したり、意見交換会、大規模規模修繕工事の説明を行ってもよいのではないでしょうか。

マンション内の住民にとって風通しのよい管理組合であってほしいものですね。

おわりに

マンション通常総会の出席率を上げるためには、何らかの工夫をしないと上がらないのではないでしょうか。管理会社と管理組合で頭を絞って、マンションにとってよい方法を模索しましょう。

多くのマンションで悩んでいる共通の課題が「通常総会の出席率を上げること。」なのですから。普段のマンション内におけるコミュニケーションが出席率を上げるポイントなのかもしれませんね。通常総会時だけ呼びかけても反応がいまいちだったりします。

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