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マンション臨時総会の議案書 年末年始は避けてほしい理由

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発信日:2019年12月27日、開催日:2020年1月18日の臨時総会の議案書が大晦日に届きました。「総会を開く日の2週間前までに組合員に通知を発すること」とマンションの管理規約に書かれているのですが、年末年始を跨ぐ臨時総会の案内と実施は避けてほしかったと思います。その理由を綴ります。

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マンション臨時総会の議案書

通常総会は、毎年行われる月が定まっていますので、開催時期の予想が容易に立てられます。臨時総会は、いつ開催されるのか理事会のメンバーでないと分かりません

昨年の大晦日(昨日の2019年12月31日)、我が家のポストに届いた臨時総会の議案書の発信日は、2019年12月27日臨時総会の開催日は、2020年1月18日、出欠票の提出期限は、2020年1月11日まででした。

国土交通省(国交省)のマンション標準管理規約第43条(招集手続)には、

第43条 総会を招集するには、少なくとも会議を開く日の2週間前(会議の目的が建替え決議又はマンション敷地売却決議であるときは2か月前)までに、会議の日時、場所及び目的を示して、組合員に通知を発しなければならない。

2 前項の通知は、管理組合に対し組合員が届出をしたあて先に発するものとする。ただし、その届出のない組合員に対しては、対象物件内の専有部分の所在地あてに発するものとする。
マンション標準管理規約第43条(招集手続)

確かに、管理規約に書かれている「少なくとも総会を開く日の2週間前までに、組合員に通知を発しなければなりません。」は守られていますが、年末年始を挟んだ臨時総会には違和感を持ちました。

今期の理事会(特に、理事長)は、管理組合のために熱心な活動を行っていることは理解できますが、年末年始を挟まないように、年末年始の前後に開催日を設定してほしかったと思います。

年末年始は避けてほしかった理由を綴ります。すでに帰省ラッシュや海外旅行への旅立ちが始まっています。

郵送のリスク

臨時総会対象のマンションは、遠方にあるため、郵送で総会の議案書が届きます。管理規約第43条の招集手続第2項で、「組合員が届出をしたあて先に発するもの」と定められているからです。

年末年始は、年賀状の配達と重なって、郵便局は繁忙期の時期です。普段は慣れない学生のアルバイト等を動員して、遅配のないように努力をしている郵便局です。

郵便物の仕分け作業や配達にアルバイトが携わります。普段は、郵便局でこなす作業をアルバイトが行うため、郵便物の誤配や遅配の可能性が心配されます。

区分所有者が見ないリスク

年末年始は、長期の休みとなります。実家に帰省する人や海外で過ごす人など、総会の議案書を届ける住所(管理規約第43条の招集手続第2項)を留守にする可能性が大きいです。

せっかく届いた臨時総会の議案書も、区分所有者が見なかったら、出欠票の返信も集まりません。出欠票が集まらないということは、議案が可決されない可能性もあるということです。

何のための臨時総会の開催なのかが分からなくなります。

管理会社が大変

出欠票を集計する業務を行うのは、マンションの管理組合ではなく、委託している管理会社です。

郵送による出欠票の返信先は、管理会社となっています。戸数が多いマンションともなると郵便物の受け取りから集計作業まで大変な業務となるのではないでしょうか。

連休明けの業務量を考えると非常に憂鬱です。年末年始に仕事が溜まってしまうからです。メールの量や郵便物の量が半端なく多くなります。

おわりに

臨時総会の開催を行うのは、緊急性が高い議案を可決する場合と思っています。実は、今回の臨時総会は、それほど緊急性が高い議案であるとは思えませんでした。マンション生活に多大な影響を及ぼす場合等が、緊急性の高い議案だと考えています。

臨時総会の開催日をたった2週間、前倒しするか後倒しすれば、年末年始を挟まなくてもよかったのにと思いました。管理組合の狙いは、臨時総会が成立しないことを望んでいるのかと思ってしまいました。

年末年始であれば、普段忙しいビジネスマンでも、臨時総会の議案書を読んで、じっくり検討することができることを狙った日程設定だったのでしょうか。今まで、経験したことのないスケジュールです。

可能であれば、年末年始やゴールデンウィークなどの長期休暇中に総会は開催しない方がよいのではないでしょうか。

早速、本日(2020年1月1日)出欠票をポストに投函しましたけどね。おかげで新しい年を新鮮に迎えられました。

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マンション臨時総会の議案書 年末年始は避けてほしい理由

出欠票が集まるのか不安です。臨時総会開催日の調整も理事長の役割です。

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