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管理組合

マンションの理事会は平日か土日開催どちらがよいか?

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マンションの理事会を開催する場合には、平日の開催と土日の開催とどちらがよいのでしょうか。理事が集まらなくて理事会が成立しない「流会」を避けるためには、理事会日程の調整は非常に重要となります。有意義な理事会のあり方は、どれだけ理事会の開催前に事前準備を行ったかによるのではないでしょうか。

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マンションの理事会は平日か土日?

理事会の必要性は改めて綴ることもないと思います。健全なマンションであれば当然、理事会活動が活発だからです。ましてや「流会」などということはあり得ません。

「流会」とは、理事会の成立要件「理事の半数以上の出席をもって」に満たされずに、「理事会」ではなくなることです。

理事会の開催は、平日の開催がよいのか土日の開催がよいのかどちらなのでしょうか。多くのマンションでは、土日に開催していることが多いです。

土日に開催する理由は、理事の出席が土日の方が都合がよいからです。

輪番制であれ立候補であれ、理事に選ばれた通常総会後の顔合わせの段階で、いつ理事会を開催するのがよいのかを理事に伺うことは理事会日程を決める上で重要なこととなります。

理事会の開催近くになってから、平日かよいか土日がよいかを聞いているようでは、理事会に対する準備が不足していると言えます。

結論から言うと、平日に開催しようと土日に開催しようとどちらでも構いません。ただ理事の集まりやすい日程を組んでください。ということです。

管理会社の立場から言えば、平日開催の方がありがたいのかもしれません。土日は、どこかのマンションで理事会が開かれているかもしれませんので、時間を確保するのが容易だったりしますので。

管理会社の担当者は、よほど大規模なマンションでない限り、複数のマンションを担当するのが普通です。よく課題や議題がごっちゃにならないものだと感心してしまいます。

土曜日か日曜日か時間は?

では、土曜日の開催がよいのか日曜日の開催がよいのかですが、土曜日の午前中に理事会を開催すると、日曜日は体を休んだりお出掛けすることが可能となります。時間も、9時、9時30分、10時開始と午前中の方がベターだと思います。

理事会終了後に、管理会社との打ち合わせや書類への押印を行う必要が理事長には必要な場合が往々にしてあります。ですから、午前中がよいと思います。

理事会開催の開始時間は、あらかじめ固定しておいた方が出席する理事の方の都合も予定が立てやすいので固定した方がよいと思います。

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平日に開催したケース

当マンションでは、理事会の多くは土日に開催することになっています。ところが、平日にも関わらず理事会が開催されたケースが過去にありました。

あらかじめ設定していた理事長の都合が悪くなってしまったため、急遽平日に開催したことがありました。理事長が欠席する理事会はあり得ませんから、理事長の都合で平日の夜に開催することになりました。

ところが、やっぱりというか参加した理事は少なかったのです。「流会」とまではいきませんでしたが、土日の開催よりも参加人数が少なかったことがありました。

このことから、やはり平日に理事会を開催するよりは、土日に開催した方がよいという実験結果が得られた経験があります。

マンションによっては、土日ではなく平日に開催した方が集まりやすいというところもあるでしょうから、臨機応変に対応するべきだと思います。

平日に開催せざるを得ない場合は、金曜日の開催が個人的には嬉しいですね。

理事の方の職業柄、「土日は仕事の都合で出席できない。」と言われる方も中にはおられます。あらかじめ出席できない旨言っておいて頂けると、「なぜ、いつも欠席なのか?」と余分な詮索をしなくても済みますから助かります。

おわりに

マンションの理事会は、平日開催と土日開催どちらがよいかについて綴りました。理事会に参加するメンバーによって、土日開催/平日開催を決めればよいと思います。理事会が行われることが大事ですから。

毎回の理事会最後に、次の理事会日程を決めてしまうことも継続した理事会を行うコツとなります。

理事会開催時は、管理会社のフロント担当者が同席されます。管理会社にとって、土日が潰れるのは申し訳ない気がしますが、理事会が成立しないことの方が大変ですからね。

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参加しやすい日程調整を行ってください。

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