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管理組合

マンションの理事会 場所がない場合どこで開くの?

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定期的に開催されるマンションの理事会。マンション内の会議室や集会室で行われるのが一般的ですが、小規模マンションの場合は、会議室や集会室がない場合があります。そのような場合は、理事会はどこで開催すればよいのでしょうか。

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マンションの理事会 場所がない場合は

マンションの規模によって異なりますが、共用設備としてマンション内に会議室や集会室が設けられていることが多いです。

ただ、小規模マンションの場合は、会議室や集会室が設けられていない場合もあります。そのような場合、どこで理事会を開けばよいのでしょうか。小規模なマンションであったとしても、理事会を行わないという選択は許されないわけです。

ゲストルームで理事会

マンション内にゲストルームがある場合は、ゲストルームで理事会を開催することができます。少人数であれば、対応が可能なのではないでしょうか。

近所の喫茶店で理事会

小規模マンションの場合は、理事の人数も多くありませんので、近所の喫茶店でも、理事会を開催することが十分可能です。ただし、他の人に聞かれては困るプライバシー的なこと(例えば、滞納者に対する訴訟)がある場合は控えるべきです。

喫茶店で理事会を行う場合の喫茶代の負担は、管理組合なのか個人負担なのかを決めておく必要があります。理事会当日、喫茶店に行ったとしても、必ずしも席が空いていないかもしれません。

個室のある飲食店で理事会を行ってもよいでしょうね。

近所のマンションで理事会

近所に会議室や集会室を持っているマンションがあり、開催を許されるのであれば、集会室を借りて理事会を開催します。協力が必要となりますが、理事会の必要性が理解しやすいことがポイントです。少額の利用料を支払う必要がありますが、交渉する必要があります。

オートロックである場合は、どのように会議室や集会室まで行くのかを確認する必要があります。あらかじめ予約をしないと使わせて頂けないケースもあります。事前に近所のマンションにコンタクトをとりましょう。

マンションのロビーで理事会

マンションのロビーは多くの方が通行できるように広いスペースとなっています。ロビーには、ソファとテーブルが備えられている場合がありますので、ロビーで行うことも可能です。

ただし、多くの住民が往来しますから、プライバシー的な話題は避けた方が無難です。理事会が開催されているという住民に対するアピールには効果的なのかもしれません。

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カラオケボックスで理事会

カラオケボックス内で、理事会を行います。マンションからの交通費とカラオケボックスの利用料の負担をあらかじめ定めておく必要があります。理事会終了後は、コミュニケーション(交流)を図るなど一石二鳥かもしれませんね。

管理会社の会議室で理事会

管理会社には、お客様と打ち合わせを行う会議室が用意されています。管理会社の会議室を借りて理事会を行います。管理会社のある場所がマンションの近くであるとよいですし、管理会社側の方針にもよりますので、使用する場合は、交渉が必要です。

理事の自宅で理事会

理事の中で、マンション内の自宅に集まって理事会を開くことができればよいと思います。懐の深い理事が、理事会のメンバーにいればの話となりますが。

貸し会議室で理事会

民間でも、貸し会議室を行っている場合があります。また、公共施設でも、会議室を貸してくれる場所もあります。お住まいの役所に尋ねるかホームページで確認することをおすすめします。

管理人事務所で理事会

マンションには、管理人が詰める事務所があります。広くはないと思いますが、少人数であれば、理事会を開催することが可能なのではないでしょうか。

学校や保育園で理事会

マンションの周辺に、小学校や中学校・保育園などの施設はないでしょうか。あれば、場所を借りることができないか検討しましょう。

マンションの庭で理事会

どうしても理事会を開催する場所に困ったのならば、マンション内の庭で理事会を開催することも考えてください。

コワーキングで理事会

コワーキングスペースなら、フリースペースを利用して理事会を開催することもできます。もともとは、仕事で使うために提供している場所ですから、理事会の開催場所としては適しています。デメリットは、希望の場所に存在するわけではなく、利用料金が必要となることです。

WEBで理事会

国土交通省(国交省)の標準管理規約第52条(招集)には、

第52条 理事会は、理事長が招集する。

2 理事が○分の1以上の理事の同意を得て理事会の招集を請求した場合には、理事長は速やかに理事会を招集しなければならない。

3 前項の規定による請求があった日から○日以内に、その請求があった日から○日以内の日を理事会の日とする理事会の招集の通知が発せられない場合には、その請求をした理事は、理事会を招集することができる。

4 理事会の招集手続については、第43条(建替え決議又はマンション敷地売却決議を会議の目的とする場合の第1項及び第4項から第8項までを除く。)の規定を準用する。この場合において、同条中「組合員」とあるのは「理事及び監事」と、同条第9項中「理事会の承認」とあるのは「理事及び監事の全員の同意」と読み替えるものとする。ただし、理事会において別段の定めをすることができる。

(標準管理規約52条(招集))

とあります。マンションの管理規約にも同様な管理規約が存在していると思いますが、第52条の招集ルールに「理事および監事の全員の同意がある場合は、電磁的方法により招集し、理事会を開くことができる。」と加えれば、WEBでの理事会開催が可能となります。

Skypeなどのインターネットツールを用いれば、遠方にいる人でも理事会に加わることが可能となることがメリットです。その場合の通信費は誰が負担するのかをあらかじめ定めておくとトラブルがありません。

デメリットは、WEB理事会に参加する手段を持っていない理事がいるかもしれないことです。

その場合の対策としては、マンションのフロントに管理会社のパソコンを使ってWEB理事会に参加するとよいと思います。あるいは、知り合いの参加しているほかの理事と一緒に参加することもよいでしょう。

小規模マンションの場合は、理事の人数も少ないため、便利な道具を積極的に使用して合理的に理事会を進めて頂きたいです。同時に管理会社にも、WEB理事会を開催するノウハウを習得して、管理組合へ提案と提供を頂きたいものです。

WEB理事会で使用する資料も、便利なオンラインストレージサービスを利用するなど、理事会もIT化に取り組むとよいのではないでしょうか。

おわりに

理事会を開催しようにも、開催場所がなくて困っている場合は、色々な場所で理事会を開催することが可能です。会議室でなければ理事会が開催できないわけではありません。

健全なマンションは、理事会も健全です。定期的に理事会を開催することで、問題点の解決や適切な修繕を行うことができます。住みよいマンションにするために理事会を開催しましょう。

小規模マンションであっても、会議室や集会室のようなスペースはほしい共用設備です。会議として使っていない場合は、子ども(キッズ)が遊べる部屋として使うこともできます。

マンションを購入する際には、会議室があるのかもポイントとなります。理事会として使用するだけではなく、毎年総会を開催する必要がありますからね。

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会議室や集会室でなくても理事会ができますよ。

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