マンション管理組合の理事会議事録の作成と閲覧方法は

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マンション管理組合の理事会がきちんと機能している健全なマンションのために、理事会議事録の作成と配布方法について綴ります。「マンションは管理を買え！」と言われますが、理事会の議事録が、なぜ健全なマンションに繋がるのでしょうか。理事会議事録の重要性を理解頂けると自ずと分かると思います。

マンション管理組合の理事会議事録の必要性

マンション管理組合の理事会

分譲マンションを購入して、マンションに住み始めた時から、「マンション管理組合」の一員になります。しかし、多くの方は、「マンション管理組合」に携わることを敬遠するものなのです。

なぜならば、「面倒くさい」「時間がない」「関わりたくない」といった理由から、「マンション管理組合」を敬遠する方が多いようですが、実は、健全なマンションを保つためには、「マンション管理組合」の活動が必要不可欠なのです。

そして、「マンション管理組合」には、住民の中から選ばれた役員によって構成される「理事会」という組織が作られます。その「理事会」の中では、マンションの管理についての話合いがなされます。

「理事会」の開催頻度は、マンションの規模や話し合う内容によって違いますが、年に数回の「理事会」が開催されることが多いです。毎月開催するマンションだったり、３カ月に１回開催するマンションだったりと開催頻度に相違はありますが、全く「理事会」を開催していないマンションは、健全なマンションであるとは言い難く、そのようなマンションは購入するべきではありません。

「理事会」に参加する役員は、住民を代表してマンション管理について話し合うわけですから、健全なマンションかどうかは、「理事会」の運営次第だと言っても過言ではないでしょうね。

マンション購入時に、過去の理事会開催頻度を参考にするのも、健全なマンションかどうかの目安になります。理事会開催頻度を確認する手段として「理事会議事録」が必要なのです。

理事会議事録の必要性

「理事会」で話し合った内容を記録したものを「理事会議事録」と言っています。全ての住民が「理事会」に参加するわけではありませんから、「理事会」で、いつ・誰が・どんなことを話し合って、何がどのように決まったのかを記録する必要があります。

区分所有法３３条２項には、

「利害関係人の請求があったときは、それを拒絶すべき正当な理由がある場合を除いては、規約を閲覧させなければならない。」

と定められています。

「利害関係者」とは、住民はもちろん、賃借人や媒介の依頼を受けた宅地建物取引業者などを含んでいます。「閲覧させる」と「提供させる」とでは意味が異なりますので、注意下さい。「理事会議事録」をコピーして利害関係者に提供することまでは求められていないのです。

「理事会議事録」が記録されていないマンションは、健全なマンションであるとは言えません。住民にとって、「理事会議事録」が必要である理由がお分かり頂けたでしょうか。

マンション管理組合の理事会議事録の作成と閲覧方法

マンション管理組合の理事会議事録の作成

「理事会議事録」は、誰が作成するべきか。「理事会議事録」は、議長が作成しなければならないと区分所有法で定めており、「理事会」で議長を務めるのは、理事長なのです。ですから、本来は、理事長が「理事会議事録」を作成するべきです。

しかし、議事進行をしながら、議事の内容をメモして、議事録を作成することは非常に困難な作業だと言えるでしょう。会社で何らかの議事を行ったことのある方なら、良く分かることです。

ですから、実際に作成するのは、「理事会」に同席した管理会社の方であり、管理会社が作成した「議事録（案）」を、理事会出席者で確認をして、理事長含む複数の出席者が議事録に署名・捺印をすることで、「議事録」としているマンションが多いです。

マンション管理組合の理事会議事録の閲覧方法

一般的な理事会議事録閲覧方法

「理事会議事録」は、作成したら終わりなのではありません。「理事会」で、どんなことが話し合われて、何が決まったのかを住民に知らせる必要があります。

特に、住民に影響を及ぼすような議題であった場合は、住民に告知しないとスムーズな工事が出来なかったりトラブルが発生したりします。

多くのマンションでは、エントランス付近にある「掲示板」に「理事会議事録」を掲示して、住民にお知らせするのが一般的です。しかし、「掲示板」だけだと十分に伝わらないことも懸念されます。一番良いのは、各住戸のポストに「理事会議事録」を印刷して、投函する「全戸配布」だと思います。

しかし、「全戸配布」は、印刷コストやポスト投函の手間がかかりますので、各マンションの理事会で閲覧方法を定めるのが良いと思います。

進んだ理事会議事録閲覧方法

「全戸配布」より進んだ「理事会議事録」の閲覧方法は、マンションの住民のみが閲覧可能なインターネット掲示板を立ち上げて閲覧する方法、エントランスホールなどに、デジタルサイネージ（電子掲示板）を設置して、閲覧する方法が考えられます。

閉鎖的で見える化が遅れている管理組合になりがちですが、どのように「理事会議事録」を閲覧するのかは、各マンションで定めて下さい。

あとがき

「マンションは管理を買え！」と言われています。機能しているマンションは、管理組合の理事会活動が活発で健全です。理事会の役員でなくても、どんなことが話されているのか関心を持つことが重要だと思います。そのための「理事会議事録」に目を通すことが必要です。

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