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管理組合

マンション総会の進行はコツ4点を抑えよ

更新日:

マンションの理事長に選任されて初めての総会を迎えた場合、スムーズな総会または臨時総会を行いたいものです。総会進行のコツをまとめましたので、熟読して総会に臨んでもらいたいものです。総決算の総会が紛糾しないための準備が必要です。

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進行のコツ1:総会開催前の準備がキモ

理事長に選ばれてから約1年後には、理事会の総決算ともいえる「通常総会」あるいは臨時の「臨時総会」が開催されます。

「通常総会」「臨時総会」の開催前に、理事会にて、「通常総会」「臨時総会」に向けての話し合いは十分行われてきたのでしょうか。

理事長一人だけが、あれやこれやと奮闘するケースがありますが、健全なマンションの理事会は、理事や監事が一丸となって、「通常総会」「臨時総会」の準備を進めることにあります。

開催前の準備が、しっかりと行われたかどうかで、「通常総会」「臨時総会」のスムーズさが異なりますので、準備こそがスムーズさのキモなのです。

理事長が初めての場合は、どのように進めて行くのが良いのか分からずに不安に思うこともありますが、管理会社がしっかりとサポートしてくれるはず(通常は)ですので、どうぞ安心してください。

一般的に、管理会社の委託契約の中に「通常総会・臨時総会の支援業務」が入っているはずです。

「総会」の直前に行われる理事会では、管理会社が「総会議案書(案)」を資料として配布されますので、「総会議案書(案)」にしっかりと目を通して、内容を把握してください。

この時点で、「総会議案書(案)」が配布されない場合は、管理会社として考えなければならないでしょうね。

内容的におかしい箇所の指摘はもちろん、文章の表現が分からない部分の修正、誤解を招く表現の修正、誤字脱字の訂正など、複数の理事で確認します。

時間的に短い理事会の中で、全てのページに目を通せれば良いのですが、内容がボリューミーだった場合や入り組んだ内容の場合は、配布された「総会議案書(案)」をじっくりと読んで、後日、管理会社へ連絡すると良いでしょう。

区分所有者(住民)の方へ配布する「総会議案書」の発信者は、管理組合の理事長となります。実際は、管理会社が作成したのかもしれませんが、理事長が責任を持って配布することになります。

「総会議案書」の中の議案には、賛成意見の議案も反対意見の議案もあると思います。

賛成がよいのか反対がよいのかを決めるのが「通常総会」「臨時総会」です。

理事会として、どちらの方向が良いのか分からない場合は、事前に住民アンケートなどで、賛成か反対かを把握するのも総会開催前の大事な準備だと言えます。

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進行のコツ2:議決権総数は定足数を満たすか

「通常総会」「臨時総会」では、総会開催前に定足数の確認が行われます。定足数は、議決権総数の「半数以上」が必要となります。

出席はもちろん、委任状や議決権行使書も有効ですので、定足数を満たすように、「通常総会」「臨時総会」開催前に、委任状や議決権行使書の提出を促す必要があります。

掲示板に案内を貼って総会開催のお知らせをするのはもちろんのことですが、エレベーター内などの住民の目が届く場所に貼ってお知らせするのも効果的です。

「通常総会」「臨時総会」を開催してみたら、定足数が不足していたということのないように、事前の準備が必要です。

進行のコツ3:質問は最後にまとめて

総会開催中に意見や質問が飛び出る場合があります。想定内の質問であったとしても、全ての議案を報告した後で、最後にまとめて意見や質問を受け付けることです。

そのためには、「通常総会」「臨時総会」開始の挨拶後に、進行方法を出席者に伝えてから進めると良いでしょう。

議案の途中で、意見や質問を受け付けると、時間がどれだけあっても足らなくなります。あらかじめ「意見や質問は最後に」と伝えておけば、脱線することもなくなります。

どんなに良い議案であったとしても、反対意見は出るものです。スムーズに進めるためには、いかに理事会が主導権を握るかにあります。

進行のコツ4:緊急動議はご法度です

「通常総会」「臨時総会」の議案以外の意見や質問をされる場合があります。しかし、緊急動議はご法度です。

そもそも委任状や議決権行使書を提出している住民は、事前に配布された議案書に基づいて意思決定しています。

緊急動議があったとしても、出席者だけで、採決を取ることは現実的ではないからです。

「通常総会」や「臨時総会」では扱わずに、理事会への意見として頂戴するように誘導すべきです。

住民から出された意見は、理事会で話し合って方向性を決定し、場合によっては、「通常総会」「臨時総会」の議題とすべきなのです。

実際に経験した「通常総会」の意見の中には、「日曜日の開催は、仕事の関係で出席ができません。平日の開催に変更してください。」とありました。

お気持ちは分かりますが、平日に参加できない方もいるはずですから、希望は叶えられないだろうなと思いました。平日開催だと出席者も減るのでしょうね。

全員が出席できる日程はないでしょうから、どこかで妥協することも必要です。

あとがき

「マンション総会の進行はコツ4点を抑えよ」でした。総会を開催する前の準備にどれだけ時間を割けるのかがポイントです。管理会社任せにしないで、総会内容を理事会が把握することが必要です。

総会時の進行も、管理会社がアドバイスしてくれますが、総会の主役はマンションに住んでいる理事会の役員と住民の皆さんであることをお忘れなく。

マンション総会の進行のコツ4点は

コツ1:開催前の準備がキモです。
コツ2:議決権総数は定足数を満たすように。
コツ3:質問は最後にまとめて受け付ける。
コツ4:緊急動議はご法度です。

-管理組合

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