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管理組合

臨時総会の進め方のシナリオ提供で感激した!

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共用部の用途変更並びに管理規約の変更を決議するため、臨時総会を開催したいと思い、管理会社に過去の資料を問い合わせた結果、臨時総会の進め方のシナリオが提供されました。臨時総会の議案書は配布され手元に保管しているのですが、まさかシナリオが保管されているとは感激しました。いつ誰が臨時総会を開催しても大丈夫のように、ちゃんとシナリオが用意されているのですね。なかなか感心なことだと思いました。

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マンションの臨時総会とは

臨時総会とは、1年に1回定期的に開催される通常総会とは別に、必要に応じて都度臨時に開催されるマンションの総会のことである。必要がなければ臨時総会を行わない年もあれば、必要があれば年に数回開催されることもあり、開催回数は特に定まっていません。

臨時総会の開催回数が多ければよいマンション管理を行っているというモノサシではありませんが、理事会がきちんと機能しているという証拠にはなるかと思います。

昨年(2017年)は、「民泊禁止」を早急に定める必要があったので、臨時総会を開催した経験があります。通常総会に「民泊禁止」の議事を盛り込むのはタイミング的に遅かったので臨時総会を開催したのでした。

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今年(2018年)も、理事会で様々な議題について話し合われてきたのたが、共用部の用途変更と管理規約の変更を決議したく、臨時総会を開催することに至ったわけです。

臨時総会とは、マンション管理組合の最高意思決定機関となります。総会で決定した事項について、マンション管理が進められていきますから、臨時総会の議案書に間違いや曖昧な個所があってはならないのです。

シナリオが管理会社

「シナリオ」と言ったり、「台本」と言ったり、「マニュアル」と言ったり呼び方は管理会社によって様々ですが、臨時総会をスムーズに進めるためのいわゆるカンニングペーパー(カンペ)のことです。こういう「シナリオ」を用意していることは知りませんでしたので、とても感激しました。

臨時総会の議長は、マンションの管理者である理事長が行うことになっており、各区分所有者に事前に配布される臨時総会の議案書も、理事長名で発信されています。

議長を務める理事長は、意思があって続ける場合を除いて、原則、毎年変更が行われます。臨時総会の議長が初めてという理事長のケースが多いために、管理会社もシナリオを準備しているのだと思われます。

ちょうどドラマの台本のように、開会・理事長の挨拶に始まって、出席状況の確認、議事録署名人の選出、各議案の説明、質疑応答、閉会の挨拶まで、臨時総会のシナリオが記してありました。いつ、どのタイミングでどんな発言をすればよいのかが明確に書かれています。大勢の前で議事進行をするのは「苦手」と感じている方でも、あらかじめ総会の流れが把握できると思います。

シナリオの中で一番不確定なのが、臨時総会の出席者からの質疑応答だと思います。おおよその想定問答は、臨時総会前にあらかじめ考えておくことはできますが、意味不明や想定以外の質問がきた場合はどのように受け答えすればよいのかが分からないからです。

ちょうど参議院の予算委員会で、立憲民主党の蓮舫参院幹事長の国会質問で、オリンピック・パラリンピックの3つのコンセプトについて問われて、しどろもどろで答弁した東京オリンピック・パラリンピック担当の桜田義孝大臣のことが頭をよぎってしまいます。

あらかじめ臨時総会で、どんな質疑応答が行われるのかが分かっていれば、楽なんですけどね。あっ、それじゃどこかのテストのカンニングと同じになってしまうのかなぁ。

おわりに

臨時総会の開催には、管理会社の協力が必要不可欠です。あらかじめ臨時総会の進め方のシナリオを頭に叩き込んで、本番に備える準備が必要です。

はじめて臨時総会を開催する議長である理事長の皆さん、慣れているわけではないので、ぎこちない臨時総会の開催になってしまうかもしれませんが、住民の助けと管理会社担当者の信頼関係でスムーズな臨時総会になることだと思います。

管理会社に委託している事務管理業務には、「総会支援業務」という項目が織り込まれていませんか。通常総会や臨時総会で分からないことや各議案の説明・質疑応答などの支援を受けることは、契約で管理会社との契約で定められた業務のひとつなのです。そのための臨時総会のシナリオ提供はとてもよい支援だと思いました。

臨時総会の進め方のシナリオが管理会社より提供の件。

シナリオの提供はとてもよい管理会社の支援です。
感激しました!!

-管理組合

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