引継書がわかりやすいことは理事長の務めです！
理事長の引継を行う場合には、いかにわかりやすい引継書を次の理事長に渡せるかがスムーズな理事会を継続的に行うことができるポイントなのではないでしょうか。長年、同じ人が理事長を継続して務めることはマンションにとってはよくありません。引継をしっかりと行うことが、新しい理事会までの理事長の大切な役割だと思います。どのような内容を引継書に残せばよいのかについて綴ります。
■ 目次 ■
引継書とは
理事長のお役目お疲れ様でした。１年間無事に理事会の運営を行うことができたのでしたら、きちんと次期理事長に引継書を渡すことが、理事長としての最後の務めとなります。１年間無事に理事会運営ができたのでしたら、次の理事長さんへ気持ちよくバトンタッチできるように心掛けましょう。
理事長が引継書を残しておかないと、残っている課題や理事会の運営方法などの引継が行えませんので、次期のスタートがスムーズに行えないことになります。残っている課題は、マンションの規模や共用設備の有無・住んでいる住民などによっても違ってきますので、しっかりと引継を行いましょう。
「そのための管理会社なのではないのか。」と思われる方もいらっしゃいますが、管理会社任せでは心配です。理事長からきちんと、次の理事長に引継書を渡すべきです。
マンションにおける理事会は、よいマンション管理を行うのに必要不可欠ですから、スタートでつまずくことは、非常に勿体ないことだと言えます。口頭での引継ぎもありえますが、人間忘れてしまうこともあります。ですから、引継書という書面で残すことが必要です。理事のメンバーも時間を作って理事会に参加しているからです。
残すべきことは
引継書として残しておくべきことを綴ります。なお、引継書は、紙の媒体に限らず、Ｅｘｃｅｌ（エクセル）やＷｏｒｄ（ワード）を使って引継いだり、あるいはメールなどの手段を用いて箇条書きで分かりやすく残すだけでも違います。
連絡先
新しい理事長が困らないように連絡先を教えておきましょう。理事長を降りたからと言っても、同じマンションに住むことと思います。困った時や何か聞きたい時に連絡先があると安心です。携帯電話番号を教えるのに抵抗があるのであれば、せめてメールアドレスだけでも交換しておくと新しい理事長も気が楽となります。
引継書に引継内容を残したとしても、わからない疑問点がこの先出てこないとも限りません。引継書に書かれていないことで聞きたい場合もあるでしょうからね。
マンション住民あるいは理事会メンバー専用のＬＩＮＥ（ライン）グループを作成する方法やホームページを開設して情報を共有する方法、チャットワーク（Chatwork）を利用する方法など様々な方法がありますので、ご自分の都合に合わせて選択しましょう。
残った課題
前期の理事会で残った課題を整理して、引継書として整理しておきましょう。どんな課題があって、どこまで検討が進んでいるのか進捗状況を含めて課題を些細なことでも明らかにしておきます。今後、検討すべきこと・決定すべきこと、方向性はどうなのかを整理すべきです。
理事長印や鍵類の引渡し
理事長印や共用部分の鍵類を引き渡したという記録を残しておくとよいでしょう。あとで「渡した／渡されていない」というトラブルを避けるためです。渡した日付・内容・本数を引継書に記録するとよいです。
保管先の明示を
消防設備点検結果の控えや管理会社からの月次報告書など、様々な資料に理事長は目を通す必要があります。その控えの保管先も明確にしておくべきです。「１年前の記録はどうなっていたのか。」「理事会の議事録を確認したい。」と思う時に必要だからです。
理事会運営方法
理事会の運営方法（ノウハウ）は、理事長の手腕が試され個人差が出やすい部分です。理事会を開催する旨の管理規約はあっても、どのように開催するのか細かな内容まではルール化できないからです。
多くのマンションでは、理事会支援（基幹事務以外の管理事務）を管理会社に委託していますので、管理会社が理事会の支援をして頂けるはずなのですが、あくまで支援業務であって、理事会の主役は、管理組合の理事なのですから、理事長のノウハウが活かされます。
管理会社への依頼事項
理事にまだ公開していない管理会社への要望事項を伝えて、まだ未実施状態となっているのであれば、きちんと引継書として残すべきです。掲示物の貼り付けを依頼したが、まだ貼られていない。あの部分の清掃を依頼しているが、まだ実施されていないなど管理会社へ依頼した事柄を引継書に残しておきます。
署名・捺印・日付
「確かに、引継書を新しい理事長へ引継しましたよ。」という証拠のために、署名・捺印・引継日の日付を記入します。
おわりに
理事長に突然なった場合を考えてみてください。何をどうすればよいのかが分からず困ってしまうのではないでしょうか。困ることのないように、引継書をあらかじめ作成して、次の理事長にお渡しできるように準備をしておくことが必要だと思います。
なんなら引継書のテンプレートを作ってしまってもよいと思います。そうすれば、誰が理事長になっても漏れなく引継書を作成することができます。いまならＥｘｃｅｌ（エクセル）などのソフトを使えば、無料で作ることの出来るフォーマットがいくらでもありますし、マンションに合わせて簡単にカストマイズすることもできます。
毎年、理事会の役員が輪番制で交代してしまうマンションの場合は、ノウハウがきちんと伝えきれるのかが疑問です。途中まで審議していたのに、理事会の役員が変わってしまったがために、リセットして最初からやり直しとなってしまったら、どんなによい事柄でも前に進みませんからね。
そういう意味でも、役員の任期は２年として、半数改選することができればスムーズな理事会になるのですけどね。国土交通省（国交省）も、「役員は半数改選とするのもよい。」とコメントが行われていますからね。
「立つ鳥跡を濁さず」という諺のように、引継不足のないように、また仕掛中であれば、続きがわかるようにして次の理事長にバトンタッチしましょう。
引継書がわかりやすいことは理事長の務めです！
※アフィリエイト広告を利用しています。
←ダウンロード可能なブログ記事です。自由に
