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【回覧板順番表】テンプレート無料ダウンロードで使える!劇的に早くなった

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マンションでは、理事会のほかに町内会という組織が運営されています。

町内会からのお知らせは、各部屋に回覧板を通じて、お知らせが伝えられます。

とても原始的なのですが、町内会の回覧板の順番表にたった“ある欄”を追加しただけで、劇的に回覧スピードが速くなった工夫です。

  • 回覧板の順番表に加えたのは
  • 電子媒体にならないかなぁ
  • テンプレートの無料ダウンロード
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回覧板の順番表に加えたのは

町内会の回覧版の順番表に加えたのは、「日付」の欄です。

当マンションでは、町内会で回覧版を回しています。

大規模マンションですから、複数のグループを作って、グループの班長が町内会の回覧板を作成しています。場所によっては、自治会と呼ぶところもあります。

回覧版の中身は、スポーツ大会や盆踊り大会などのイベントや防犯や盗難の注意事項、粗大ゴミ収集のお知らせ・市の施設の催し物のお知らせなど生活に密着した情報もあれば、関係のない情報まで幅広く回覧されます。

今年は、新型コロナウイルスの影響で、軒並みスポーツ大会の中止がお知らせされていますけど。いつもの年ならスポーツ大会のトーナメント表だったり優勝チームはどこだったかなどの情報が回覧されます。

市からの広報物が主なものですが、時々マンション単独で行うイベントや収支報告など気になる内容も回覧されますので、無視するわけには行きません。

回覧の方法ですが、読み終わった回覧は、指定された部屋の専有部分の玄関ドアにかけておきます。同じ敷地内ですから、そんなに大変なことではありません。

回覧が回ってくるのも、原則月1回程度です。緊急にお知らせがあれば、2回回ってくることもありますけど、ほとんど月1回です。

グループの班長は、毎年輪番制で変わります。ですから、グループの班長が、回覧板の順番表を作成するのが、最初の仕事となります。

従来の回覧板は、回覧板を読んだことを示す印鑑を押す欄(サインでも可)はあっても、いつ読んだのかを記入する日付の記入場所がありませんでした。

そのため、日付がない回覧版の戻りが遅かったのです。そこで、町内会の回覧版の順番表に「日付」の欄を加えました。

日付の欄があると、いつ回覧が行われたのか分かります。今まで、数ヵ月かかっていた回覧が早い場合は5日程度、遅くても2週間程度で戻ってくるようになりました。

回覧板が早く戻ってこないと、次の回覧版が回せないというジレンマがありましたが、「日付」の欄を加えてからはスムーズに回るように改善されました。

電子媒体にならないかなぁ

新型コロナウイルスの影響で、なるべく人が触れた回覧版を触りたくないという人もいるようです。

ですから、「回覧板に触れたくない人へは回さないようにしますから、申告してください。」という文言がマンションの掲示板に貼られました。

町内会の回覧版では、重要なお知らせは回さないということでしょうか。大事なお知らせは、市の広報物やホームページにも掲載されますからね。

回覧板だと、留守がちなお宅でストップしてしまう恐れがあります。長期出張や誤って売却中の人が住んでいない部屋で止まってしまう可能性もあります。

是非、電子化して欲しい町内会の回覧版です。

回覧板順番表テンプレート

下記から「回覧板順番表テンプレート」をダウンロードしてご活用願います。テンプレートですから、班の名前や部屋番号を適時修正してご利用ください。私が昨年の回覧板のファイルを入手して、加工したものです。

必ずしも、印鑑の押印はなくても構いません。サインでも良いことにしています。「回覧板順番表テンプレート」のカストマイズはご自由にお願いします。

■回覧板順番表テンプレート

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順番だからと言って、引継ぎがあまりなされないまま班長という立場になった時は、面食らったことがあります。

町内会という組織があることは知っていましたが、どんな活動を行うのかが知らなかったのが原因です。

町内会の中でも、色々な役割があります。回覧版を回すことは基本中の基本なのでしょうね。

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