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管理組合

アンケートの集計はエクセルで簡単でよいので明らかに!

更新日:

今後の方向性を決めるために、マンションでは住民アンケートを配布して、結果をエクセルで簡単に集計して参考にする手法があります。その場合のアンケートは、記名式がよいのか無記名式がよいのかはどちらなのでしょうか。住民アンケートをとることの目的で変わってくると思います。住民アンケートを実施したならば、結果はどうあれ、必ず住民に集計結果を明示してほしいです。

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住民アンケートとは?

「住民アンケート」とは、マンションの方向性を決めるために、住民にアンケートを配布/回収して、意見を集計して今後の参考にするためのものです。

「住民アンケート」の内容は、各マンションで必要な内容です。多分一番多い「住民アンケート」は、大規模修繕工事の工事内容なのではないかと推測されます。そのほか駐車場増設について、ペット飼育について、共用部分のLED化についてなど必要なアンケートが実施されます。

どんな項目を何回「住民アンケート」で求めるのかは定まっていませんので、各々のマンションでケースバイケースに対応することになります。「住民アンケート」の内容や回数などで、よいマンションかどうかがわかるバロメーターの役割を果たしているのかもしれませんね。

今まで一度も「住民アンケート」が配布されたことがないことをラッキーと思うのか、本当に「住民アンケート」がなくてもよかったのか、住民の意見を無視して、理事会で決まってしまったのか。突如、総会で議題としてあがってしまったのかは吟味しなければなりません。「住民アンケート」を面倒と思って出さないと、意見が理事会へ反映されることはありません。

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住民アンケートの意味は?

「住民アンケート」の意味は、次のように考えています。

理事会以外の意見を反映

理事会という閉鎖的な場だけで決定しないで、「住民アンケート」をとって、住民の意見を尊重している理事会は、素晴らしいと思います。

理事会メンバー以外の意見を聞くことのできる貴重な行為が「住民アンケート」の役割だと思います。理事会メンバーだけでは分からないこと抜けていること、今後の方向性を決定づけるための意見を住民から頂戴することは、マンションがよりよい方向に向くのではないかと思います。

理事会の活動をアピール

理事会の活動を住民にアピールする絶好の機会(チャンス)だと思います。とかく理事会は、密室で物事が決まると言うイメージを持たれているのではないでしょうか。実際には、理事会だけでルールを定めるのではなく、総会で決定し、議事録などで住民へお知らせしているのですけどね。

「住民アンケート」を実施するためには、アンケートの作成・準備・配布・回答・収集・集計といった各工程が必要となります。住民の人数やアンケートの内容にもよりますが、結構な手間と時間を掛けて「住民アンケート」を実施しているのです。

住民の意見が分かる

「住民アンケート」によって、住民の意見が明確に分かります。どんな意見をお持ちなのかが分かるメリットがあります。これによって、総会での議題にも影響を及ぼすものと考えられます。

ただし、アンケートの設問の仕方の技量が問われます。「はい/いいえ」または「賛成/反対」と言ったただ2択から選ぶのか、「はい/いいえ/どちらでもない」または「賛成/反対/どらでもない」と3択の選択肢を設けるのかは考えなければなりません。

選択肢を回答するのではなく、その理由を書かせることも必要だと思います。ただ「賛成」なのではなく、どうして「賛成」なのかを知って分析することで、よりよい施策が生まれるものと思われます。

総会がスムーズに運ぶ

アンケートをとる目的は、今後の方向性を決めることです。方向性を決定するのは、通常総会または臨時総会の場です。総会実施前に議題に沿ったアンケートがとられているのであれば、総会での質疑も減ってスムーズな総会が開催できます。総会での議案化を行うための「住民アンケート」だったのだと住民も納得するのではないでしょうか。

アンケートに臨むこと

「住民アンケート」に関して、望むことを綴ります。

アンケートの開示を望む!

ときどき、「住民アンケート」の協力を要請されて回答したのに、その結果が明らかにされないことがあります。「住民アンケート」に回答した身としては、理事会議事録や全戸配布や回覧・掲示板への貼紙等による方法で、簡単でもよいので、アンケートの集計結果を明らかに示してほしいと思います。

「住民アンケート」の結果、理事会の意図しない結果になることもあるでしょう。しかし、都合が悪いのでアンケート結果を開示さないのではないか?と疑われてしまいます。これでは、何のために「住民アンケート」を実施したのか分からなくなります。

総数だけを開示する場合は、関係ありませんが。総数以外にもコメント等を開示する場合は、個人が特定できる情報は書かないでコメントだけ開示してほしいです。

屈託のない意見を望む!

せっかくの「住民アンケート」なのに、忖度したと思われる回答が返ってくることがあります。「住民アンケート」は、管理組合が望む回答を求めているのではありません。「どうせ、回答しても関係ないや!」などと思わないで、是非協力をお願いします。

電子を使って効率的を望む!

「住民アンケート」を実施する場合は、紙媒体で行われることが多いです。多くの住民が回答しやすいように紙のアンケートを使っているのだと思います。紙媒体ですと、回収後に、表計算ソフトウェアエクセル(Excel)に入力して集計する必要があり、非効率的で正確性も劣ります。

スマートフォン(スマホ)やパソコンが普及した現在、インターネットを使ったWebアンケートとの併用を望みます。100パーセント電子化したアンケートも使えない環境の方がいらっしゃいますので、紙媒体との併用が望ましいです。

すでに、議事録の回覧などで、Webを使用されているマンションも存在すると思います。そういうマンションでも、もともとは紙媒体の文化だったはずです。電子化することによって、自動的にアンケート集計ができるなど、電子化のメリットもあるはずですから。

おわりに

「住民アンケート」に携わる理事会の役員の皆様。大変だとは思いますが、住民が望む形でマンションの方向性を定めて頂きたいと思います。

「住民アンケート」を受け取った皆様。理事会が苦労して作成した「住民アンケート」を無視することなく、回答をお願いします。あまりにも回収数(回収率)が少ないと、「住民アンケート」を行った意義が失われてしまいます。「住民アンケート」を提出した一部の住民の意見が反映されて誤った方向に向かうかもしれませんよ。

ご自分の住まわれている「住民アンケート」ですから、是非とも屈託のない意見を届けるようにしてください。「住民アンケート」を実施した経験がありますが、残念ながら回答数が、過半数にも満たず、あまりアンケートの意味が見いだせなかったことがあります。意味のないアンケートはありませんからね。

アンケートの集計はエクセルで簡単でよいので開示を!

「住民アンケート」の開示を望みます。

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