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Web化のススメ

新年の抱負 2020年はWeb化に取り組む!

更新日:

2020年新年の抱負です。新年は、マンション管理の可視化(Web化)に取り組もうと思います。掲示板や管理規約の公開が行われていないマンションでも、インターネットを使ってWeb化することで、外出先からでも把握できる利便性があります。情報を公開することで、開かれた理事会運営にもつながることと思います。2020年は、Web化に取り組む年にしようと思います。よろしくお願い致します。

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2020年の抱負はWeb化に取り組む!

令和となって最初の新年を迎えるにあたって、新年の抱負を公開します。というのは、公開しないと、重い腰が上がらず、なかなか実現しないので、あえてブログで公開しようと思いました。(本当は恥ずかしいことなのですが)

皆さまのお役に少しでも立てるように「マンション情報お役立ちブログ」を立ち上げましたが、マンション管理を行う上で重要なのが、情報の可視化だと感じています。

「マンションは管理を買え!」という言葉がありますが、本当のマンション管理は、マンションを購入してからでないと分からない場合があります。

同じ屋根の下で暮らすマンション住民にとって、必要な情報が届かないことは致命的であり、お互いに共有しておくべき情報が不可欠だと思います。

掲示板の問題解決に!

例えば、「年末年始のゴミ捨てはいつまでなの?」「イベントはいつ開催されるのか?」などの情報を共有していないと困ります。

また、「音に関するマナーのお知らせ」「共用部分の使い方のお知らせ」などを周知する必要があります。

情報を共有する方法としては、掲示板に貼られた掲示物が一般的です。しかし、それだけでは十分に情報を得ることはできないと考えています。

当マンションの掲示板は、狭い集合ポストの壁にあって、立ち止まって掲示物を読むことは難しい状況です。長時間掲示物を読んでいると、他の方がポストの郵便物を取り出すことができないからです。

だからと言って、他の場所へ掲示版を移すとなると、美観や費用の問題が発生してしまうというジレンマを抱えています。

掲示板を移設する場所はありますが、掲示板を移した場合に後が残ったり、来訪者(お客様や宅配会社など)にも目立ってしまうという意見がありましたので、移すことは断念した経緯があります。

通常総会に出席された方の中にも、「掲示板に貼られた理事会の議事録を読むことができない!」という意見が出され、「もっともである!」と同感したものでした。

これは、当マンション特有の悩みなのかもしれませんが、Web化することで、外出先や自宅のパソコンやスマートフォン(スマホ)からでも掲示物を読むことができます。利便性が高く、情報が広く知らせることができるのでメリットが高いと感じています。

管理規約の問題解決に!

管理規約は、必要に応じて変更となります。しかし、残念ながら、変更された管理規約が配布されたことはありません

マンションのルールが変更されたのですから、マンション住民の全員が把握するためにも、管理規約を配布すべきですが、費用や手間の関係で行われていません。

Web化することで、最新の管理規約の閲覧やダウンロードが可能となります。これだけでも、マンション管理に活かせるのではないかと考えています。

自治体や会社などでは、すでに知らせたい内容を「グループウェア」を用いて、情報の共有化を実現しています。

マンションでWeb化しているマンションは、管理会社に依存しているのが現状です。当マンションでも、理事長時代に管理会社へ「ITを活用した情報公開制度の構築を検討してほしい。」と要望しましたが、よい返答は頂けませんでした。

管理会社に依存せずとも、管理組合が主体となって情報公開のあり方を模索して、構築するべきと考えています。

他のマンション事例求む

マンション管理に携わっている方やマンションにお住まいの方、マンション管理の可視化(Web化)のご意見を頂ければ幸いです。頂いたご意見を参考に、今後の構築に活かしていく所存です。

今後の参考にさせて頂きたいと思います。いきなりWeb化が完成するのではありません。私の頭の中では限界がありますので、下記の問い合わせフォームから構築のヒントを頂けると幸いです。よろしくお願いします。


理事長副理事長監事理事区分所有者賃貸者その他


30世帯未満100世帯未満300世帯未満300世帯以上賃貸者その他


3年未満10年未満30年未満30年以上賃貸者その他

内容を確認して送信ボタンを押してください。

おわりに

正直、新年の抱負を綴ることには躊躇がありました。どこまでできるのかが分からないからです。まだ手探り状態の段階ですので、是非、皆さまの助けを頂きたいと思います。

インターネットを使った情報公開の構想は、以前から持っていましたが、なかなか実際に構築する決断まではできなかったのです。

このままだと、いつになっても構築できず時間だけが流れていくのも非常に勿体ない気がしました。

マンションの規模や活動内容によっても異なると思いますので、是非とも構築のヒントを頂けますようにお願い致します。構築するなら、実際に使う方の意見も参考にしたいと思います。

メールアドレスなどの個人情報は、厳重に管理し、他の目的には用いませんので安心してください。

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