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管理組合

理事会は電磁的方法での開催することはメリットあり

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マンションの理事会開催は、理事を集会室などに集めて行うのが一般的です。しかし、外部所有者や出張等で理事が集まることが困難な場合でも対応できるのが、電磁的方法を用いる開催方法です。会社では、すでにテレビ会議やインターネットを使った打ち合わせを行うことが重宝されていますので、理事会でも活用することが可能なのではないでしょうか。

理事会は電磁的方法での開催

マンションの理事会開催は、理事を集会室や会議室などに集めて行うのが一般的です。しかし、外部所有者や出張等で集まることが困難な場合があります。定足数に満たないと理事会が成立しませんので、理事の出席状況は重要です。

国交省(国土交通省)のマンション標準管理規約第53条(理事会の会議及び議事)には、

第53条 理事会の会議は、理事の半数以上が出席しなければ開くことができず、その議事は出席理事の過半数で決する。
2 次条第1項第五号に掲げる事項については、理事の過半数の承諾があるときは、書面又は電磁的方法による決議によることができる。
3 前2項の決議について特別の利害関係を有する理事は、議決に加わることができない。
マンション標準管理規約第53条(理事会の会議及び議事)

と記載されているように、理事の半数以上が出席しなければ開くことができません。例えば、10人の理事がいた場合には、最低5人が理事会に出席していなければ、理事会が成立しないことになります。

定められた理事のうち、半数(50%)も満たない出席率では、中立的で公平な話し合いを行うことができず、少人数での決定では、まずいということでしょうか。

せっかく集まった理事の方にとっては、理事会が成立しないということは何だか肩透かしを食らったようで、理事長としては気まずい雰囲気にならないでしょうか。

あらかじめ出席連絡をもらって、理事会開催日程を調整することも必要です。前回理事会で、次回の理事会日程をすり合わせておくことも必要です。

理事会で決定すべき事柄が「お預け状態」となってしまい、タイムリーな話し合いが損なわれる機会損失することが残念に思います。

会社では、遠方との人と行う会議には、テレビ会議を用いたり、インターネットを使った打ち合わせを行うことが重宝されています。交通費や時間の節約になり、スムーズな会議を開催することができますからね。

テレビ会議はハードル高い

本格的なテレビ会議を実現しようとすれば、専用の機器を導入しなければなりません。会社によっては、テレビ会議を利用するための専用の部屋を用意しているところがあるほどです。

回線が専用線で繋がれている場合も多く、テレビ会議を行うのにふさわしい環境が整えられているのが「テレビ会議システム」の特徴です。

ただし、「テレビ会議システム」の導入は、多額の費用が必要となるため、管理組合のように数か月に1回程度しか利用しない場合は、費用面や操作面で非常に勿体ないことになります。

WEB会議はおすすめ

「テレビ会議システム」に代わって登場するのが、「WEB会議」の導入です。インターネット回線を用いて、遠隔地と回線で結ぶため、非常に安価で簡単に実現することが可能です。

必要な機器も、パソコンとマイクとカメラ(ヘッドセット)を用意するだけで、手軽に始められるのが特徴です。音声だけではなく、資料のやりとりまでできるので、WEB会議はおすすめです。

パソコンも高スペックである必要がなく、市販のパソコンを用いることができます。「WEB会議」に用いるシステムも、無料で簡単なSKYPE(スカイプ)が使えます。ソフトをダウンロードしてインストールすれば、すぐに使えます。

すでに、管理組合の事務作業などで、パソコンを持っていることが多いと思います。理事会の時間に利用することもできるのではないでしょうか。

スマホでも可能

最悪、スマートフォン(スマホ)を使って、理事会に参加することも可能なのではないでしょうか。

パソコンと比較すると画面が小さいというデメリットはありますが、意思疎通を行うことは十分対応可能であると考えます。

おわりに

「働き方改革」が叫ばれています。理事会への参加も自宅から電磁的方法によって、理事会へ参加することが当たり前の時代に突入するかもしれませんね。

理事会の開催は、マンション管理の基本です。理事が参加しやすいシステムを作ることが肝要なのではないでしょうか。
理事会は電磁的方法での開催することはメリットがあると思います。特に、理事が遠方で集まることが困難な投資マンションの理事には効果的ではないでしょうか。

突発的な出張や旅行の場合でも、インターネットさえあれば、理事会に参加できるWEB理事会の開催ができる仕組みを構築しておくと、後々の理事会の開催も安心です。

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理事会成立のためにも導入してはいかが。

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