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管理組合

什器備品台帳とは何か?実は理事長の作成義務があります

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標準管理規約第64条では、「理事長が什器備品台帳を作成して保管、利害関係者の請求があった場合には、閲覧させるべし。」と定められています。マンションの理事長は、什器備品台帳の存在を知らなければならないということになります。まずは、什器備品台帳とは何かを把握しましょう。理事長は、什器備品台帳の作成義務があることをご認識頂きたい。

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什器備品台帳とは何か?理事長の作成義務がある

マンションの「什器備品台帳」とは何でしょうか。

マンション標準管理規約第64条(帳票類等の作成、保管)では、以下のことが定められています。

理事長は、会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿及びその他の帳票類を、書面または電磁的記録により作成して保管し、組合員又は利害関係人の理由を付した書面又は電磁的方法による請求があったときは、これらを閲覧させなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。
(マンション標準管理規約第64条(帳票類等の作成、保管))

理事長は、会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿を作成して保管する義務があり、組合員や利害関係人の請求があった場合には、閲覧(あくまで閲覧であって、提供(複写)ではないことに注意!)させなければならないということです。

ということは、会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿を作成して保管しておかなければ、閲覧させることができず、理事長の職務怠慢と言われてしまうかもしれませんね。

とは言っても、実際に会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿を作成しているのは、理事長ではなく、管理会社の担当者かフロント担当者であるかと思います。管理組合としては、それらがきちんと作成して保管していることを理事長は確認することを怠ってはいけないということです。

とはいうものの実は、マンションの理事長を行っていた頃に、会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿の保管を確認したことはありません。

会計帳簿は、通常総会前の監事による確認に同席した際に、実物を見せて頂いた記憶がありますが、什器備品台帳、組合員名簿の確認までは行いませんでした。

管理組合が何も言わなくても、「きっと会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿の作成と保管は行っているのだろう。」と信頼するのはよいのですが、年に1回は理事長または監事が確認する仕組みを構築するとよいマンション管理になるのではと思います。

マンション標準管理規約第64条(帳票類等の作成、保管)には、「組合員又は利害関係人の理由を付した書面又は電磁的方法による請求があったときは、」とあります。

どのような方法で請求を行うのかということと閲覧の日時・場所が、利害関係者が請求してからどの程度で閲覧することができるのかチェックすることが必要であると思われます。

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会計帳簿

管理組合(理事長)名義の通帳や入出金明細などの帳簿類のことです。恐らく監事による監査でチェックすると思いますので、作成されていないということはないと思います。

しかし、念のために「会計帳簿」の作成と保管が行われているのかを確認することが必要です。後述する「什器備品台帳」「組合員名簿」と合わせて確認しましょう。

什器備品台帳

管理組合で購入した備品の購入先、購入年月日、予想耐用年数、価額などを記録した台帳を備えるべきです。そうすることによってパソコンが壊れた場合、いつどこで購入して何年程度使用したのかが分かります。

妥当な使い方で壊れたのか乱暴に扱って壊れたのかあいまいな記憶よりも確実な記録から判断することができます。

私が理事長を勤めていた時には、管理会社から「パソコンが壊れた!」という報告を受けて購入したことがあります。故障したパソコンは、3年半前に中古で購入してスペックの悪いパソコンだったので驚いた経験があります。

パソコンを買い替えたいのきっかけは壊れただと!
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組合員名簿

マンションの区分所有者の名簿です。法務局へ行けば「登記簿謄本」を取得することが可能なのですが、取得するまでの手続きが面倒だったり、手数料が必要となりますから、閲覧を求める利害関係者が求めるものと思われます。

マンションの売買によって、区分所有者が変更となりますので、その都度最新化を行う必要があります。

東日本大震災などの災害時には、「組合員名簿」が非常に役立ったという報告を聞いたこともあります。マンションにとっては重要な名簿なのではないでしょうか。

その他の帳票類

標準管理規約では、その他の帳票類も理事長が、記録・作成・保管・閲覧の必要性を定めています。その他の帳票類とは何を指しているのでしょうか。

長期修繕計画書・修繕等の履歴情報・理事会及び総会議事録・規約の原本・使用細則などが考えられます。マンション内でペットを飼っているのであれば、ペットの種類や頭数などの名簿も必要となるでしょうね。

什器備品台帳のテンプレート

什器備品台帳のテンプレートは、下記からダウンロードしてください。必要な項目は、適時追加/削除してご利用ください。

■什器備品台帳

おわりに

会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿の作成と保管は、理事長の役割であることをご理解頂けましたでしょうか。会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿は作成して終わりなのではなく、定期的に維持/更新を行う必要があるのは言うまでもありません。

中古マンションを購入する場合には、様々な観点から検討を行うと思いますが、標準管理規約で定められた会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿が明確に存在しているのかを確認することで、マンションの管理状態が把握できるのではないでしょうか。

どのように請求すればよいのか、請求して実際に閲覧ができる期間がいつになるのか。スムーズに対応してもらえるマンションは、管理もしっかりできていると考えてよいでしょうね。

什器備品台帳とは何か?実は理事長の作成義務があります

什器備品台帳の作成と保管、閲覧の方法は明確かチェックを

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