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管理組合

パソコンを買い替えたいのきっかけは壊れただと!

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ある日突然、管理会社から携帯電話に連絡がありました。「管理事務所で使用しているノートパソコンが壊れたので、新しく買い替えたい。量販店で機種選定しましたけど。」だと。おいおい、突然言われても困ります。休日に管理事務所へノートパソコンの様子をみることとなりました。ノートパソコンを拝見した結果、衝撃の事実が分かりました。

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「パソコンを買い替えたい」に驚き

管理会社からは私の携帯電話に緊急時には、連絡が入るようになっています。共用部分が破損して急遽修理を要することができたなどと予想していなかった連絡が入ります。

ところが、先日管理会社から連絡があったのは、「管理事務所で使用しているパソコンが壊れたので、新しく買い替えたい。」というものでした。さらに、すでに「量販店で、一応機種選定をしてきました。」だと。全く驚き桃の木山椒の木でした。

管理組合の理事長に黙ってノートパソコンを買い替えたわけではないので、まずはよかったのですが、すでにノートパソコンを買い替える前提で物事が進んでいます

管理事務所の仕事には、パソコンがないと困るのは分かりますが、ノートパソコンの性能や値段もピンキリですから、携帯電話だけで「了承」とするわけにもいかず、まずは壊れた管理事務所で使用しているノートパソコンを見せて頂くこととなりました。

管理会社の担当者には、あらかじめ私が管理事務所のノートパソコンを見せて頂くことを管理人に伝えておいてくれました。

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ノートパソコンを見た結果に驚き

管理事務所で使用しているノートパソコンを見せてもらいに伺いました。理事長になってからは、管理人と色々やりとりを行っているので顔なじみになってしまいました。見せてもらった結果に驚いたことを綴ります。

「日報」が開かないに驚き!

管理事務所の管理人にヒアリングした結果、いつも使っている「日報」を開かないため、「日報」はFAXで管理会社へ送っているということが分かりました。

「日報」とは、管理人が、一日どのような業務を行ったのかをまとめた業務日誌です。管理人は、日によって異なるため、誰が管理人であっても定型的なフォーマットの「日報」があるのは感心しました。当たり前なのかもしれませんけどね。

記入した「日報」は、毎日管理会社へメールで送付しているということですが、「日報」が開かないため、手書きの「日報」を送っていました。この「日報」によって、管理会社は、管理の状況を掴むようになっていたのですね。

スペックの低さに驚き!

で、肝心の管理事務所のノートパソコンですが、電源ボタンを押下して、パスワードを入力してから起動が時間がかなりかかりました。ここまで遅いパソコンも珍しい。よく今まで我慢して使用していたものだと思いました。

ようやくの思いで、OS(オペレーティングシステム)が立ち上がり、スペックを確認しようとするも、コントロールパネルのシステムがなかなか立ち上がりませんでした。

しばらく経ってからようやく立ち上がり、OSはWindows7のなぜかプロフェッショナル(professinal)であることを確認しました。CPUは、格安ノートパソコンで使われているセレロン(Celeron)でした。

管理事務所のノートパソコンは、過去の資料(領収書や見積書)から3年半前に中古で購入したということが分かりました。恐らく、どこかの企業が使用していたノートパソコンを買い取りあるいは引き取って、中古として販売されていたのを購入したのでしょうね。購入時の資料が保管されていたのは感心(当然か?)しました。

管理員の利用用途としては、メールとインターネット、ワード(WORD)・エクセル(EXCEL)程度なのですが、あまりにもスペックの低さに驚きました。本当は、「ソリティア」や「フリーセル」などのゲームも使えないようにしたいのですがね。

それにしても、コンパネ(コントロールパネル)の画面すら見たことがないという管理人には閉口してしまいました。知らなくても業務としては差支えないのでしょうけどね。

過去にどういう経由で、スペックの低いノートパソコンの機種選定を行ったのか疑問に思いました。触れない方がよいのかもしれませんが。

デスクトップ画面に驚き!

管理事務所のパソコンのデスクトップには、壁紙が分からないくらいに、ファイルやフォルダが画面一杯に保存されていました。

「これでよく必要なファイルが分かるものだ!」と驚くと同時に、パソコンの使い方も人によって様々なのだと思いました。

管理事務所で使用しているノートパソコンは、複数の管理員が使用します。であればなおのこと、きちんとフォルダ分けをするとかショットカットを利用するなど、すっきりとしたファイルの整理を行ってもらいたいものです。

バックアップがないに驚き!

さらに、ノートパソコンが全く起動しなかった時に備えて、「バックアップは取得されていますか。」と聞くと、「やろうとしていたときに起動が遅くなってできなくなった。」という答えでした。

正常に動作している時にこそ行うべきなのが、バックアップであるはずなのに、バックアップを取得していなかったことに驚きました。

管理事務所のノートパソコンに格納しているファイルは、マンションに住んでいる人の情報やマンションを管理するための大事なデータが満載のはずです。バックアップの重要性を理解していないのかと驚きました。

正常に起動している間は、ついついバックアップを忘れがちですが、いつ何が起こるか分かりません。重要なデータは、こまめなバックアップをおすすめします。

OS選択に驚き!

現在使用しているノートパソコンのOSは、Windows7であることが分かりました。購入してから数年しか経っていないので、なぜ、Windows10を選択しなかったのか疑問でした。

ノートパソコン購入当時に、理事長をしていた方が、まだ管理人は、Windows10は使いこなせないからWindows7を選択したのだと言っていました。つまり、機種選定を行ったのは理事長だったのかと推測されます。

Windows7のサポート終了は、2020年1月14日となっていますので、OS切替に迫られます。スペックが低かったのが幸いして新しいノートパソコンに買い替える決断がおかげさまで出来ました。

消費税の増税も本格的になってきました。8パーセントから10パーセントその差は、僅か2パーセントなのですが、消費税増税前に買い替えた方がよいと思いました。

例えば、以下のようなDELLのノートパソコン程度のスペックは欲しいですね。管理事務所で使うには、スペックが高いかもしれませんけどね。

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おわりに

どのマンションでも、必需品となったパソコン。パソコンがないと業務し支障がでるのではないでしょうか。最近の管理人には、最低限のITスキルが求められるので大変ですね。

本当は、管理会社がパソコンの使い方をきちんと教育すべきだと思っていますが、そこまで余裕がないのかもしれません。しかし、管理組合の重要なデータが消えてしまったら困るのは、管理組合なので、管理会社に対して管理を強化するように伝えるべきと考えています。

ノートパソコンの起動で時間を消費しているのであれば、清掃業務やフロント業務などの住民サービスに力を注いで頂く方が管理組合としては、重要なことだと思います。

パソコンを買い替えたいのきっかけは壊れただと!

安物買いの銭失いの典型例だった。

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