理事長印鑑を押印する預金払戻請求書の付箋が面倒！
預金払戻請求書には、理事長印鑑の押印が必要となります。管理会社から理事長へ定期的に押印を求められますが、ご丁寧に毎回、理事長印鑑を押す欄や理事長名を記入する箇所に付箋で説明書きが書かれて貼られているのです。付箋に書いて貼る人、付箋を読んで印鑑を押す理事長、付箋を外して金融機関へ手続きする人と手間がかかり過ぎです。
■ 目次 ■
預金払戻請求書とは
「預金払戻請求書」とは、金融機関で払い戻しの手続きをする場合に必要な書類です。科目・口座振替・氏名・金額・印鑑を押して、金融機関で払い戻しを行います。どの金融機関であっても、およそ同じ項目が並んでいると思います。
管理組合の銀行通帳は管理会社が持ち、管理組合の銀行印は理事長が持つのが基本です。そうしないと管理組合の財産を不正に持ち出されてしまうからです。先日も、大京アステージ名古屋支店で管理費横領が平然と行われています。
管理組合の預金を払い戻す場合は、本来なら理事長自らが金融機関に赴くことが一番よいのでしょうが、なかなか金融機関に平日に行けないことが多いと思います。管理会社が理事長を代行して、管理組合の諸手続きを行っています。
個人が、金融機関の窓口へ行くことって、最近は減っていますというありません。平日でも休日でも使える便利なＡＴＭで用事が済んでしまうからです。預金通帳の繰り越しですら、ＡＴＭでこと足りる時代になりましたからね。金融機関の窓口が開いているのを見るのはいつだったのか記憶にないくらいです。
預金払戻請求書の付箋
「預金払戻請求書」に貼ってある付箋は、管理会社が書き漏れや押印漏れがないように親切に貼ってくれるものです。丁寧に付箋には、「理事長印を押してください。」「理事長名を署名してください。」と書かれています。おまけに、必要な個所には鉛筆でマル印まで書かれています。
付箋に注意事項を書いたり、付箋を「預金払戻請求書」に貼ったりするのにも、手間と暇がかかっているのだろうと思います。いくら手慣れた管理組合の事務員であっても、様々なマンションを携われば、付箋の量もおおいのではと推測できます。
おまけに、その「預金払戻請求書」に署名と捺印を行う理事長は、付箋を外さないと綺麗に署名と捺印ができないため、せっかく貼った付箋を外して署名・捺印を行うことになりますので、理事長にも手間と暇が求められてしまいます。「毎回、これは無駄だなぁ。」と感じていました。
付箋は不必要と指示を
そこで、管理会社に「預金払戻請求書」への付箋は不必要であることを伝えました。こうすることで、管理会社と理事長のどららにもメリットが生まれるＷＩＮ－ＷＩＮの関係がまさにできました。もっと早くから管理会社に指示をすればよかったのにと若干の公開はしましたけど。
理事長も忙しいのだから。余分な仕事は作らないでほしいです。それよりも、もっとマンションのためになる仕事を行って頂きたいものです。
やはり付箋は必要なのか
「とほほ管理員の『マンション つらいよ日記』のブログ記事「自腹シリーズ『理事長の名前の印鑑』を持っている管理人」が興味深かったのでご紹介します。
このブログ記事を読むと、「やはり、付箋は必要なのかなぁ。」と思わせられるブログ記事でした。でも、私の場合だったら、「余分な付箋は貼るな！」「不必要なコピーは回すな！」と指示をするでしょうね。誰が理事長なのかによって、付箋の取扱いのニーズが違うので、管理会社の担当者は大変なお仕事なのだと思いました。
管理会社の担当者は、昨年と同じように付箋を貼っていたら、怒られたりもするわけですよね。どうすればよいのか正解がないだけに困りますよね。
おわりに
「預金払戻請求書」の払い戻しは、なくてはならないものですが、もっとスマートにできないものかと思います。いまやインターネットの時代です。いつまでも紙媒体を使用していること自体が古いです。
インターネットで振込を行う場合には、スマートフォン（スマホ）や専用カードによる「ワンタイムパスワード」が必要となる場合があります。理事長が振込を行うことでもよいと思います。「預金払戻請求書」に署名・捺印を行う手間とインターネットで振込む手間とどちらが負担軽減につながるのでしょう。理事長が不正を行わないのが前提となりますので、便利さだけで選択できませんけどね。
さらに、インターネット振込の場合は、振込手数料が安くなることもメリットとして考えられます。過去には、振込手数料を削減したいがために、金融機関の変更を行ったことがあります。振込方法を窓口からインターネット方式に変更することも手数料を削減する効果的な取り組みであると思います。
個人の振込や会社員の給料なども、インターネットを使って合理的に処理しています。同じようにマンション関係の振込もスマートにしてもらいたいものです。
理事長印鑑を押印する預金払戻請求書の付箋が面倒！
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