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管理組合

管理会社を変更する手続きは大変だが意義ある経験した

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マンションの管理は、よい管理会社との二人三脚で足並みを揃える必要があります。管理会社を変更(リプレース)する手続きは大変ですが、マンションにとって大変意義ある変更となります。実際に管理会社が変わらなかったとしても、マンション管理を見直すよいきっかけとなります。今まで、一度も管理会社の変更を考えたことのないマンションも、一度真剣に考えてみるべきです。

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管理会社を変更しない理由は

マンションを管理する会社は、たくさんあります。現在の管理会社は、新築の竣工以来、一度も変わっていないというマンションもたくさん存在します。

理由は様々ありますが、一番多い理由は、現在の管理会社に特に不満があるわけではないことや管理会社を変更する手続きが面倒であるというのが多いです。

特に、理事の任期が1年という短い間に、管理会社を変更(リプレース)するところまで進めるためには、かなりのスピードを持って臨まなければ実現しないでしょう。

管理会社変更のための専門委員会を設けて、じっくりと検討を重ねて、管理会社変更を行う場合もありますが、専門委員会を設けるまで切迫していないという理由で専門委員会の立ち上げすら実現しないことが多いです。

しかし、本当に、今の管理会社に大事なマンションの管理を任せてしまってよいのでしょうか。電化製品や車を購入する時には、様々なメーカーの様々な商品(車種)を吟味/比較して、最終的にひとつに絞って購入をするのに、管理会社に対しては、新築以来、吟味/比較を一切していないのではないでしょうか。

マンションの物件そのものの購入検討は行ったのでしょうが、マンションを購入して終わりなのではなく、マンション管理にも興味を持って頂きたいと思います。

管理会社を変更する手続き

理事への立候補

管理会社を検討するにあたり、理事会へ呼びかけるという手もありますが、てっとり早いのが、理事への立候補です。

管理人:info-mansionが住んでるマンションの理事は、立候補+輪番制で選出されます。輪番制で理事になるのを待っていると、数十年先となってしまうので、思い切って理事役員に立候補することにしました。

理事に立候補した方は、私を含めて2名しかいなかったために、無事に理事になることができました。輪番制の前に立候補が優先される仕組みとなっているのが幸いだったのだと思います。

理事に立候補した理由は、管理会社を変更するだけが目的だったわけではありません。今まで、理事会との直接的な接点は、通常総会や臨時総会だけでした。

議事録や掲示物などで、間接的には接点を持っているものの管理組合の情報が住民に十分に伝わってこないと感じていたので、その理由を知りたかったのもあります。

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理事会で管理会社変更を提案

理事会の中で、「管理会社変更を検討するために“専門委員会”を作って募集したらどうだろうか。」という提案を行いました。

ところが、理事の方は、全くの無関心でした。なぜ、“専門委員会”を作ってまでも、管理会社の変更検討をしなければならないのかを理解していないようでした。

短い理事会の時間の中で、様々な議論をしなければならないのに、管理会社の変更を検討することは行いたくないというのが本音なんだと思います。本来なら、理事を含めた住人を巻き込んで管理会社変更を検討したかったのです。

理事の任期が1年で輪番制というのも原因としては存在すると思います。理事を務める1年は、波風を立てずに何ごともなく過ぎて欲しいと考えがあったのかもしれません。(当時は1年任期、現在は2年任期に変更されています。)

管理会社変更を打診

「管理会社 変更」「管理会社 リプレイス」というキーワードで、インターネット検索すれば、管理会社を変更する情報がたくさん表示されます。

マンションの管理会社には、デベロッパー系と独立系の2種類に大きくわけて存在します。

デベロッパー系

デベロッパー系のよさは、分譲マンションの売り主が親であるために、マンションの設計や設備などの仕様をすみずみまで把握できることにあります。

トラブルが発生した場合でも、必要な図面や部品が入手しやすいというメリットがあります。なんと言っても親会社に知名度やブランド力があるので、安心して任せられます。

ただし、管理を任せられるマンションには、限りがあるのがデメリットです。

独立系

デベロッパー系とは全く無関係で、コストを抑えることができるため、価格面のメリットはあります。

デベロッパー系とは違い、独自のサービスを展開している場合もあります。そのため、マンション管理変更に関して、親切で丁寧な対応をしてくれます。

今回、管理人:info-mansionが打診したのは、独立系の会社でした。問い合わせた直後から、現状の不満点やマンション内の見学などスムーズに行ってくれました。

マンション見学の際には、担当者だけではなく、なんと「支店長」クラスの方も来て頂いたのには恐縮して驚きました。実際に管理会社を変更した事例もお話して頂いたことも大変よい機会でした。

独立系から見積を入手

独立系の管理会社から、見積を入手しました。現在定まっている年間計画を全て網羅(同一仕様)した見積と、プラスアルファーサービスを付加した場合、削減可能(例えば、エレベーター保守点検をメーカー系から独立系に変更)を取り入れた見積もありました。

やはり現在の管理会社の年間予算とでは、同一仕様であっても、明らかに独立系の管理会社の方が安いのが一目瞭然なのでした。

さらに、今までにない新しい提案まで提示してくれたことは、営業提案力のある証なのだと思いました。

見積を理事会へ提出

入手した見積を理事会へ提出しました。気をつけて欲しいのは、ただ見積を理事会へ提出するのではなく、一通り議論が終了して、管理会社の担当者が退席した後で行うということです。

ですから、理事会開催中には、「理事会終了後、理事の方に見て頂きたい資料がありますので、少しの時間お残り願います。」とだけ発言したのです。

あくまで管理会社の担当者を抜きにして、住民の理事だけで話し合うという行為は、管理会社にとっては、相当なプレッシャーだったと思います。

どういう内容を話すのかまでは、あえて話さなくとも、それとなく分かるのが管理会社の担当者なのでしょうね。

理事の方に見積の資料を配布して、簡単に説明をしました。理事の方には、この資料を現在の管理会社に見せてもよいというコンセンサスを取りました。

ちょうど来期の予算を立てる3か月前の頃でしたので、タイミングもよかったのかもしれません。管理委託費は、担当者だけで決めるわけではなく、管理会社で決めるものですからね。

管理委託費削減の予算案が提出された

理事会資料に、来期の予算案の資料が、現管理会社から提示されました。管理委託費の削減のほか、様々な予算が削減されていました。

何もしなければ、今期と同じ管理委託費が提示されていただろうと推測できますので、独立系から入手した見積が功を奏した結果です。

例年何期も同じ額の管理委託費が計上されていましたが、ようやく大きく削減をすることになったことは、マンション管理を見直そうと思った効果があらわれました。

削減した分は、修繕積立金の予算に回すことができますので、将来のことを考えるとよい見直しに繋がりました。

通常総会での決議

理事会で承認された予算案は、通常総会の決議事項となります。住民全員の決議を経て、値下げした管理委託費が、無事に承認されました。パチパチパチ。一応目的は達成できたぞ!

とは言っても、予算を削減した分、住民サービスが低下することのないように、管理会社の仕事をしっかりと見守る必要がありますけどね。

おわりに

管理会社を変更する検討を行ったマンションは、意外と少ないようです。変更の手続きが大変で面倒という意見も分かりますが、本当によいのでしょうか。独立系から見積を入手することは無料で簡単ですので、管理会社を変更しない場合でも、管理委託費の削減に繋がります。

デベロッパー系の管理会社にとっては、私の経験を綴って欲しくないと思うかもしれませんね。

理事会のまとまりが悪い場合は、管理会社を変更することは難しいのかもしれませんね。私の場合は、理事会や住民の理解が得られたためにスムーズにコスト削減を行うことができました。

管理会社を変更するという目的は、マンション内の結束力を強めるよい機会になるのかもしれません。

管理会社を変更する手続きは大変だが意義ある経験した

大きなエネルギーは必要だが、管理会社の変更検討は意義がある。

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