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管理組合

連携プレーで仕事してほしいです 管理会社と管理人!

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毎年、通常総会が定期的に行われ、メンバーチェンジとなります。当マンションでも、先日通常総会が行われ、新たな理事長に交代が行われました。しかし、前期の理事長に理事長印を求める資料が届きました。「いやぁ、理事長印は、新しい理事長に渡してしまったので、押印できかねます。」管理会社は通常総会と役員選出に同席しているのですから、ちゃんと管理人と連携してほしいです。

通常総会出席していたでしょ!

先日行われた通常総会。マンション管理の委託契約書の中には、「総会支援業務」も含まれています。具体的には、

  1. 総会の開催日程等の調整
  2. 次年度の事業計画案の素案の作成
  3. 総会会場の手配、招集通知及び議案書の配付
  4. 組合員の出欠の集計等
  5. 総会議事に係る助言
  6. 総会議事録案の作成

があります。そのために、通常総会にも管理会社の担当者が同席して、議事進行のお手伝いや議事録を作成するためのメモを記録することが必要となります。今回の通常総会も例外なく、管理会社の担当者が同席していました。

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理事長の引継ぎも見ていたでしょ!

さらに、通常総会終了後の役員選出も立ち合い、だれがどの役職を担当するのかも記録していたはずです。議事録に明記する必要がありますから当然です。

新しい理事長に管理組合で用いる理事長印を渡して、早速、銀行口座の名義人変更に署名と理事長印を押印して、管理会社に書類を渡しました。

ですから、新しい理事長が誰になったのかは十分把握している筈なのです。

管理人から理事長印を求める資料が?

ところが、管理人から理事長印を押印するように依頼がありました。理事長印を持っていないので、どう考えても署名・押印することは不可能です。

管理人に対して、「新しい理事長は、私ではなく〇〇さんになりましたよ。」とお伝えすることにしました。が、管理会社と管理人と連携していれば容易に分かったことです。

管理人にしても、違う人に理事長印を求めるというムダな行為を行わなくてもよかったことになります。管理会社と管理人、連携プレーしてほしいと感じた理事長印押印の一件でした。

管理人へのお願い!

管理会社の担当者も忙しくて管理人に連絡をするのを忘れてしまったのだろうかと思います。しかし、メール1本あるいは電話1本連絡することで済む問題なのではないでしょうか。また、管理人の方から管理会社の担当者に聞くということもできたと思います。

「通常総会開催のお知らせ」が掲示板に掲示されます。この掲示を行ったのは、管理人だと思います。であれば、通常総会開催後は、理事長が変わることは認識しておくべきではないでしょうか。

「通常総会開催の議案書」は、管理人は関係がないので読まないものなのでしょうか。議案書の中には、次期理事となるメンバーの名前が記載されているのですけどね。住民から管理人へ通常総会に対する質問がないとも限りません。質問のルートは誤っているかもしれませんが、住民との接点となりますから。

管理人もマンションで行われる通常総会の実施を機に、理事長が変更となる(変わらない場合もありますが)ことは意識しておいてほしいものです。毎年のことだから分かると思うのですが。

おわりに

管理会社と管理人は、連携プレーしてほしいです。これでは、何のために管理を委託しているのかわからないです。管理人が総会へ出席しないのが原因なのでしょうか。管理人に議決権はありませんし、総会中でも住民の対応をしないといけないですからね。

理事長印を押印することもなくなるのかと思うと、嬉しくもあり寂しくもあり、なんだか複雑な心境です。

連携プレーで仕事してほしいです 管理会社と管理人!

通常総会開催後に、理事長は交代するという認識を持って!

-管理組合

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