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管理組合

監査は何を見るのかポイントは?監事の不明点は?

更新日:

マンションにおける「監事」の重要性は、「監事の役割とはまず会計監査!チェックリストで確認を!」で綴りましたが、実際に監査を行うときに見る監事のポイントは何でしょうか。どこに着目をすれば適切なチェックができるのでしょうか。監事がわからなくて管理会社へ質問した内容を綴ります。

監査での不明点は

実際に会計監査を行う場合に疑問となったポイントを綴ります。マンションの規模にもよりますが、監査対象年度の月次報告書(会計報告や事務報告)、領収書綴りなどを格納した10センチメートル程度のキングファイル2冊の大量資料を見て監査を行います。監査中に不明な点がいくつかありましたので、管理会社に確認を行いました。

分厚い資料を渡されて、「監査お願いします。」と言われて、何をどう監査すればよいのか分かる人は簿記会計などの知識があり、監査のポイントを押さえている方です。しかし、監事は毎年人が変わるので解説をして頂かないと分からなくて当然と思います。

管理会社の出納管理を疑っているわけではありませんが、監事としての役割を果たすためには、不明点はきちんと解決しなければなりません。

未払金が分からない

監事全員が会計の知識があるのではありません。会計に携わっている方であれば、馴染みの深い「未払金」が理解できません。3月に購入した代金を4月に支払う場合、3月時点では、まだ代金を支払っていないので、未払金という科目で仕分けを行います。

銀行通帳のコピーには、まだ支払った記録が記載されていませんので、銀行通帳との突合ができないのが疑問ということでした。

未収金が分からない

未払金同様、「未収金」の意味が分かりませんでした。未収金とは、本来入金すべき金額が入っていない場合の科目なのですが、管理費など金融機関から自動で引き落としてはいるが、残高不足等の理由でできなかった場合に発生します。

マンション住民全員が、きちんと引き落としができればよいのですが、後から銀行口座へ振り込む人もいて会計を複雑化させていることが分かりました。振り込まれた金額の内訳が不明なため管理費・修繕積立金・駐車場使用料などが妥当かどうかは、詳細に監査しないとわかりません。

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他会計振替が分からない

管理費で余剰となった金額を修繕積立金に振替えを行っています。しかし、なぜ他会計へ振替をおこなうのかが理解できませんでした。「他会計振替」という仕訳用語も一般には使われませんからね。

期の跨りが分からない

監査対象年度は1年間ですから、未収金や未払金が発生します。前期の領収書が綴られていませんから、領収書と勘定元帳との金額一致確認ができませんでした。

振込手数料が分からない

振込手数料とは、金融機関へ入金する際に必要となる手数料ですが、振込先によって、振込手数料の必要/不要がありますし、同じ振込先であっても、10000円未満は振込手数料が必要、10000円以上は振込手数料が不要など分からないルールが存在しているのも複雑さの要因です。

口座振替が分からない

管理費や修繕積立金・各種使用料はまとめて口座振替として引き落としが行われます。しかし、経理上の科目は、別々ですから、該当の科目に振り分けないと正しい金額が出てこないのです。しかも、通帳からはマンション住民一括の金額が記載されています。

さらに、引き落としができなかった場合は、各個人が好き勝手な日付で振込んで来ます。月を跨いで振込んでくるので、詳細に調べないと監査できないことになります。うーん、ややこしいなぁ。残高不足で振替不能にならないように気を付けねばと思いました。

滞納者がいる場合は、滞納者リストとも突合しなければならない煩雑さです。管理会社の経理を担当している人は良くわかるものだと感心してしまいます。

今まで疑問はないのが普通?

管理会社からは、今まで監査に対して、今回のように質問されることは極めて稀であるということでした。毎年同じように監査を行っているのに不思議ではありますが、実際疑問がなく監査が終わったのか、ちゃんと監査を行わずに監査報告書へ署名・捺印したかのどちらかです。

おわりに

理事長と管理会社が共謀すれば、マンションの財産を不正に持ち出すことが可能になってしまいます。特に雑費などの科目は、色々な商品を購入するので狙われやすいということを管理会社から聞きました。ということは、どこかのマンションで実際に持ち出す事件があったのかもしれませんね。

大規模のマンションであれば、2人以上の複数の目で監査を行うようになっているマンションもあるということです。1人の監事に任せないで複数の監事でチェックするのも、管理会社に警告を促すことになるのかもしれませんね。

後日、管理会社の担当者から、「監事から監査報告書に署名(サイン)と捺印を貰えました。」という喜びの連絡がありました。よかったですね。

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