管理組合

トイレットペーパーはどれがお得なの?監事から鋭い指摘が!

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毎年、監事による会計監査が通常総会の前に行われるのですが、今年の監事からは、非常に鋭い指摘がありました。「消耗品として購入したトイレットペーパーの単価は高くないですか?」という突っ込みです。会計監査のときに気が付いたのだと思いますが、なかなか優秀な監事だと思いました。マンションの財産を守るために、なかなかの視線だと思いました。

会計監査の流れ

今年の監事をして下さっている方と会計監事に立ち会うことになった顛末を綴ります。

会計監査がわからない?

今年の監事から、「管理会社から提出された資料の中で分からないことが多いため、どうしたらよいのか?」という相談がありました。

「管理会社と直接対面して、分からない疑問を全て聞く機会を設けて監査してはいかがでしょうか。」と回答したところ、なんと監事自らが管理会社と直接やり取りしてアポイントを取っていました。

その流れは、理事のメーリングにて展開されていたので、理事の方全員に情報が共有されていました。理事長としても、管理会社から提出された決算報告書(案)に不明点がありましたので、この機に聞きたくて同席をすることになりました。

監事と言っても、毎年輪番制で交代してしまう監事ですから、「1年分の監査をお願いします。」と言われても、わからないのは仕方がないのではないかと思います。

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付箋びっしりでビックリ

いざ、会計監査を行おうと指定された部屋に行ってビックリしました。分厚い資料に付箋がいっぱい貼ってありました。そして、手書きのメモも便せんに書かれていました。「まだ数か月分しかできていませんが。疑問点がかなりあります。」と言われました。

事前に会計監査を自ら行ったことの証明だと思います。あちらこちらに文字の書いた付箋が貼ってありました。

正直、監事による会計監査には、今まで同席したことはありませんでした。細かい数字の照らし合わせなのですが、細部に渡ってきちんと行っているのだと感心しました。こういう優秀な監事がいるから、健全なマンションの運営ができるのだと嬉しくなりました。

理事長であるならば、監事の仕事も把握する必要があると感じさせられたのは、優秀な監事のおかげです。不正は一切ないだろうという性善説に立つのか、不正は行われるものだという性悪説に立つのかは監事次第でよいのだろうか。監事としては、早めの不正を摘出するのが目的なのですから。

管理会社とのやりとり

付箋を貼った部分を中心に、管理会社と監事との質疑応答の時間がありました。質問が多かった理由は、マンションの会計を理解していないことに起因することが多かったのです。

未収金・未払金・他会計振替・金融機関の口座振替不能者の取り扱い、駐輪場使用料の誤課金によるマイナスなどがわからなかったようです。これらの不明点を管理会社に確認して、ひとつひとつ潰していきました。

鋭い監事の突っ込み

会計監査では、綴られている領収書と仕訳帳の一致を確認していくのが基本ですが、消耗品「トイレットペーパー」で突っ込みが入りました。

「消耗品として購入したトイレットペーパーの単価が高くないですか?」という監事の突っ込みです。用意した資料では、トイレットペーパーの仕様?が分からないため妥当な単価なのかどうかの判断ができませんでした。

領収書の金額と仕訳帳の金額は一致していましたので、会計監査としては合格でしたが、トイレットペーパーの単価までは、理事長としてコストを意識していませんでした。

管理会社から回ってくる購入依頼の中には、トイレットペーパーがありましたが、数量や単価・品質までは確認できていなかったと反省しました。共用部分に設置しているゲストルームやトイレで使う消耗品です。

どのご家庭でも、消耗品を購入する際には、品質や価格を判断して購入している筈ですので、管理組合も、チェックすべきなのだと反省しました。トイレットペーパー自体は、高いものではありませんが、数が重なると多くなりますので、今回の監事にはコスト削減のよいヒントをもらいましたね。

トイレットペーパーにも、シングルとダブルがありますので、どちらがよいのかはっきりとは分かりませんが、管理組合の財産から購入するわけですから、なるべく安くしたいですね。「塵も積もれば山となる」という諺のように節約できるところは節約すべしですね。

シングルのトイレットペーパーは、経済性や合理性を重視する関西圏で好まれ、品質を重視する関東圏はダブルのトイレットペーパーを選ぶ傾向にあるようです。

昨年の監事は理解していたか?

昨年も同じ監事としての仕事を行っています。マンションの会計は、基本的には毎年同じことの繰り返しとなります。昨年の監事は、理解して会計監査を行っていたのでしょうか。管理会社の言うとおりに「監査報告書」に署名・捺印をしていたのではないかと疑問に思いました。

輪番制でよいのか

管理会社の担当者も、「こんなに詳しく監査をしてくださったのは初めてです。」とお褒めの言葉?を述べられていました。この先輪番制で本当によいのか疑問を持たざるを得ない状況でした。理事という役員になったら、理事の職務が全うできるようにしないといけないと痛感しました。

おわりに

監事からの鋭い突っ込みがありましたというお話でした。「会計監査」で不正が見つかったという重大なレベルではありませんが、消耗品の購入も吟味することが必要であると教えられた優秀な監事の仕事ぶりでした。言われなければ分からないことですので、大変ありがたい監事と言えます。

理事長も引き受けてくれるとありがたいと感じました。来期の監事にも指導してくれると助かるのですけどね。

マンションで購入したトイレットペーパーを、自宅へこっそり持ち帰るということも可能性としてはあり得ます。もちろん、窃盗罪にあたるのですが、そこまで管理できていないのが現実です。前年度のトイレットペーパー使用量よりも明らかに発注量が多いなどしか分からないですね。

大きな金額が動く場合は、きちんと相見積もりをとって比較/検討するのだけれども、少額の場合は、疎かになりがちですね。前回と同じ会社からの注文で良いよね!となりがちなので注意が必要ですね。勉強になりました。

「トイレットペーパーの損得勘定」を参考に、数学的観点からコストパフォーマンス(コスパ)の高いトイレットペーパーを探しましょう。値段だけではなく、環境にもやさしいエコペーパーがあるとよいですね。不必要に使わないでください。

以前「管理会社を変更する手続きは大変だが意義ある経験した」で綴ったように大きな金額には、目が行くのですけどね。

トイレットペーパーはどれがお得なの?監事から鋭い指摘が!

監事からの鋭い指摘が頼もしく思いました。
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独身でマンションを購入し、売却を経験した管理人です。失敗や後悔をすることがないように経験から得られた知識を発信することでマンション購入のお役立ちとなるように願っています。「マンションは管理を買え!」と言われるように、購入して後悔のないように願うばかりです。理事長や副理事長の経験もあり、管理委託費の削減も行いました。

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