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管理組合

議事録はボイスレコーダーで文字起こしすると正確で効率的

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理事会や総会では、議事録の作成が義務付けられています。時間の経過とともに忘れてしまう議事内容は、正確性とスピードが求められます。理事会や総会の内容は、ボイスレコーダーで録音して、音声入力で文字起こしをすると正確で効率的な議事録が作成できます。働き方改革の一環として試してみる価値があるかもしれませんよ。「Googleドキュメント」の音声入力は、無料で使えて精度も高く使いやすいです。

議事録はボイスレコーダーで録音

マンションの理事会や総会の議事録は、理事会や総会の議長である理事長の役割となっています。

実際に議長を務める理事長は、理事会や総会を進行するのでいっぱいで、議事録の作成まで手が回りません。重要な点は、メモを取ったりして覚えていますが、理事会や総会で話し合われた内容の全てを記録することは非常に困難です。

理事会や総会に速記者が出席して、議事を記録するのであればよいのですが、マンションに速記者がいることは、極めて稀であると思います。

議事録の作成が遅いと、出席者の発言や内容が分からなくなり正確性が損なわれてしまいます。

そこで、議事録はボイスレコーダーで録音すると、議事録を作成するための手助けになるのではないかと思っています。

国交省(国土交通書)のマンション標準管理規約第49条(議事録の作成、保管等)には、以下のように定められています。

「ア)電磁的方法が利用可能ではない場合」

第49条 総会の議事については、議長は、議事録を作成しなければならない。
2 議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、議長及び議長の指名する2名の総会に出席した組合員がこれに署名押印しなければならない。
3 理事長は、議事録を保管し、組合員又は利害関係人の書面による請求があったときは、議事録の閲覧をさせなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。
4 理事長は、所定の掲示場所に、議事録の保管場所を掲示しなければならない。
マンション標準管理規約第49条(議事録の作成、保管等)

「イ)電磁的方法が利用可能な場合」

第49条 総会の議事については、議長は、書面又は電磁的記録により、議事録を作成しなければならない。
2 議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、又は記録しなければならない。 3 前項の場合において、議事録が書面で作成されているときは、議長及び議長の指名する2名の総会に出席した組合員がこれに署名押印しなければならない。
4 第2項の場合において、議事録が電磁的記録で作成されているときは、当該電磁的記録に記録された情報については、議長及び議長の指名する2名の総会に出席した組合員が電子署名(電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項の「電子署名」をいう。以下同じ。)をしなければならない。
5 理事長は、議事録を保管し、組合員又は利害関係人の書面又は電磁的方法による請求があったときは、議事録の閲覧(議事録が電磁的記録で作成されているときは、当該電磁的記録に記録された情報の内容を紙面又は出力装置の映像面に表示する方法により表示したものの当該議事録の保管場所における閲覧をいう。)をさせなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。
6 理事長は、所定の掲示場所に、議事録の保管場所を掲示しなければならない。
マンション標準管理規約第49条(議事録の作成、保管等)

多くのマンションでは、実際の議事録は、総会の議長である理事長が作成するのではなく、管理会社のフロント(担当者)が作成して、理事長や出席者の理事の確認を行うというスタイルがほとんどであると思います。

管理会社のフロント(担当者)も、議長の指示によって、修繕箇所の説明を行ったり、新しいサービスの提案を行ったりと理事会や総会の中でも、議事録のためのメモを取ることに集中することはできません。

理事会では、管理会社からの説明で質問があるかもしれません。総会では、住民からの質疑応答があるかもしれません。

それらを正確に記録するには、ボイスレコーダーの活躍があると助かるのではないでしょうか。ボイスレコーダーで、議事の内容を録音するようにすれば、正確な議事録を作成する手助けになります。

ボイスレコーダーを文字起こし

さらにボイスレコーダーを効果的に活用するには、録音されたボイスレコーダーの内容をテキストに文字起こしを行うことをおすすめします。議事録は、音声で配布するのではなく、議事録としてテキスト化するのが目的だからです。

ボイスレコーダーに録音された音声をキーボードでテキスト化するのが苦手だったり、スピードが遅い場合は、是非、音声を入力してテキスト化することを考えてほしいです。

Googleドキュメントの手順

音声を入力してテキスト化するツールは、いくつかありますが、無料で身近に使えるのが「Googleドキュメント」の音声入力です。音声入力の手順は以下の通りです。

1.Google Chrome(グーグルクローム)で、「Googleドキュメント」を開く。

2.Googleのアカウントで「Googleドキュメントを使ってみる」をクリック

3.新しいドキュメントを作成で「空白」をクリック

4.「ツール」→「音声入力」をクリック

試しに音声入力を行ってみましたが、音声認識の精度も悪くなく、無料で使えるところが素晴らしいです。早口言葉ではなく、普通に言葉を話すスピードであれば、問題なくテキスト化に貢献します。

パソコン版の「Googleドキュメント」では、句読点の「、」や「。」・「改行」などは、音声入力で対応していません。その場合は、キーボードで句読点や改行を入力する必要があります。スマホの音声入力だと「てん」「まる」「かいぎょう」で、音声入力できます。

ボイスレコーダーで文字起こしを行うのは、講義・講演会・インタビュー・ブログなど多岐に渡るのではないでしょうか。

ただ「Googleドキュメント」で、ボイスレコーダーを文字起こしすると言っても、定められたフォーマットの議事録に仕上げる作業は、人間の手で行わざるを得ないでしょう。

「Googleドキュメント」は、下書き・文字起こしを行う道具であると割り切って使うことですね。

おわりに

マンション標準管理規約には、「ア)電磁的方法が利用可能ではない場合」と「イ)電磁的方法が利用可能な場合」の2種類書かれている規約があります。

現在、「ア)電磁的方法が利用可能ではない場合」のマンションが存在するのかいつも疑問に思いながら、マンション標準管理規約を参照しています。2種類あることで、文章量が多くなり、分かりにくさを倍増しているような気がしてなりません。

マンションの業界も、ITを活用することで、「働き方改革」の余地が十分に考えられると思います。文明の利器をおおいに利用しましょう。

人間でなければならない分野は、従来通り人間が対応せざるを得ませんが、機械化・自動化できる分野は、働き方を創意工夫することも求められているのではないでしょうか。

議事録はボイスレコーダーで文字起こしすると正確で効率的

議事録は正確と効率が求められます。

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