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Web化のススメ

マンションの掲示板を電子化する-理事会でも活躍-

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理事会に参加された方であれば分かると思いますが、理事会や総会では、最新の管理規約と使用細則を持参した方がよいです。ある議題から管理規約や使用細則を参照する場面が出てくるからです。とは言っても理事の方が、必ずしも管理規約や使用細則を持参することはありませんでしたけどね。理事会や総会でも活躍するのが電子化のメリットです。

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理事会でも活躍する電子化

副理事長や理事長で理事会に参加していた頃、ある議題の途中で、最新の管理規約と使用細則を参照したくなる場合がでてきます。

管理会社からは、理事会へ参加の際には、「管理規約と使用細則を持参して理事会に参加してください。」と言われますが、実際に参加する時に管理規約や使用細則を持参する人はいないのが現状です。マンションにもよるのでしょうが。

管理会社の人は、きちんと理事会へ管理規約や使用細則を持ってきていますので、必要があれば、読み上げては頂くことが度々ありました。

ただ、最新の管理規約や使用細則ではありませんでした。新たに製本したわけではないので、管理規約の変更や新たに追加となった使用細則まではカバーできませんでした。

大規模マンションの場合は、共用施設もたくさんあり、共用施設の数だけ使用細則があるということになります。

紙媒体の管理規約や使用細則を理事会の席まで運んでくるのは、重くて大変であることもあって、持参されていないのではないかと予想できます。

管理規約と使用細則が電子化されWeb上に更新が行われていれば、参照やダウンロードすることが可能ですから、その場ですぐに確認を行うことができます。

ダウンロードした管理規約や使用細則は、文字検索を行うことも可能ですから、「理事会」と検索すれば、「理事会」という言葉を用いた箇所が一目瞭然です。

全ての管理規約や使用細則が頭の中に入っているわけではないのですから、管理規約や使用細則を確認することが必要となります。

おわりに

理事会や総会でも活躍する電子化です。理事会や総会の場で、重たい紙媒体の管理規約や使用細則を持ち込まなくても、あらかじめダウンロードしておけば、スマホ1つで参照することができます。

文字を検索することができるのも、電子化のメリットなので、探すこともお手のものです。必要なルールがその場で調べて、確認することができるのも電子化のよさですね。

管理会社の担当者も、スマホを持ち込めば、紙の管理規約や使用細則を必要がなくなりますよ。

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