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管理組合

専門委員会は意味を理解して設置しましょう!

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理事会だけでは対応が難しい場合は、理事会の下部組織として「専門委員会」を設置することができます。どういう専門委員会がマンションにとって効果的なのでしょうか。専門委員会の意味を理解することが快適なマンション生活につながります。「管理委託費の削減」は是非実施してほしい「専門委員会」です。管理会社へお支払いしている「管理委託費」は妥当な金額なのでしょうか。

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専門委員会は意味を理解して設置しましょう!

理事会とは、様々な議案について検討や実施を行うマンションの最高意思決定機関です。毎日の生活の中では、マンション内で色々なことが起こります。

機械的なトラブルから共用部分の使い方のマナーなど、マンションに住む人間の数が多ければ多いほど、実に様々な問題や課題があります。

問題や課題を解決に導くのが、「理事会」の役割なのですが、「理事会」を運営している理事は、マンション管理のプロではありません。

「マンション管理組合の理事は拒否できないのか」で綴ったように、できれば理事はやりたくないと思っている人が多い理事の集まりが理事会ですから、何ごとも問題なく理事の任期を全うしたいと思っています。

というのも、多くのマンションで採用しているのが「輪番制」で理事が選ばれているためで、役員の任期は1年というマンションが多いです。

理事会で全ての問題や課題を解決することのできるのが理想ですが、時間的な余裕や知識や情報の欠如などの理由から「専門委員会」を設置して検討させることができます。

「理事会」は1年という短い期間なのに対して、「専門委員会」は課題が解決するまでという期間なので、じっくりと腰を据えて加太に対して話し合うことができるという特徴があります。

理事会は、その責任と権限の範囲内において、専門委員会を設置し、特定の課題を調査又は検討させることができる。
2 専門委員会は、調査又は検討した結果を理事会に具申する。
(マンション標準管理規約第55条(専門委員会の設置))

お住まいのマンション管理規約をご確認頂ければわかると思いますが、「専門委員会の設置」についての条文があるはずです。

理事会で検討するよりは、専門委員会を設けて、関心のある住民・専門的知識のある住民に検討して頂いた方がよいと理事会が判断すれば、専門委員会を設置することができるのです。

あくまで専門委員会は、理事会の下部組織となりますので、専門委員会からの具申内容を吟味して決定するのは、理事会の役割となります。専門家が集まって検討を行ったからと言って、理事会が全くノータッチであるのはよくないことです。

専門委員会を設ける意味は、理事会の手助けであるということを理事会側も専門委員会側も認識し意識しておくことが必要です。

どんな専門委員会が設置されるのか?

では、一般的には、どんな専門委員会が設置されるのかについて綴ります。

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大規模修繕委員会

どのマンションでも、やがて到来する大規模修繕工事に関する専門委員会があります。大規模修繕工事となると、工事規模も大きく、工事範囲の決定や工事業者の選定と実施に多くのことを検討しなければならない事項があるため、通常の理事会だけでは実施が難しいため、専門委員会が設けられるのが一般的です。

大規模修繕工事の実施にあたっては、マンションの住民にも大きく影響を及ぼすことになりますから、住民への周知活動や協力も必要となります。

理事会に参加する理事は、1年間となっている場合が多く、1年という短い期間では、大規模修繕に関する議論ができかねるのも委員会を設営する理由となります。

管理委託費削減委員会

輪番制で理事が回ってきたのではなく、立候補をして理事になったことがあります。立候補までして理事になった理由は、「管理委託費の削減」を行いたかったためです。

お手元に総会の資料があるのであれば、自マンションの総会資料を見て頂きたい。決算報告として、どんなことに管理組合の予算を使ったのか一覧になっているページがあると思います。

一番多く支払われているのは、管理会社へ支払う「管理委託費」なのではないでしょうか。今まで、「管理委託費」の削減を検討していないマンションは、一度見直してみるとよいと思います。

管理会社をリプレイス(変更)も視野に入れて、管理委託費の削減を行うことを検討/実施します。管理委託費が高いと感じていても、同一金額で何年も推移しているマンションは多いです。

共用電気代の削減(LED化)など細々とした経費削減をしていた過去の理事会の努力が見えましたが、一番大きい金額「管理委託費」の見直しが未着手でしたので、理事に立候補して実現した「管理委託費の削減」は、「管理会社を変更する手続きは大変だが意義ある経験した」を参照願います。

「管理委託費」の削減は、早く検討/実施すればするほど無駄のない管理組合の会計となります。削減した金額は、修繕積立金としてプールすることをおすすめします。

管理委託費の削減だけではなく、マンションの共用部分全体を対象として削減を検討してもよいですね。

緑化委員会

緑の豊かなマンションは、住む人々の心も豊かにし住みやすいという印象を与える効果を持っています。マンションの資産価値にも影響を与えます。

分譲当初は、マンションのディベロッパーによって、ある程度美しく映えるように植栽が行われていましたが、築年数とともに緑化の維持が行われているでしょうか。

マンションの住民の中には、緑に対する関心が高い方もおられるのではないでしょうか。植栽の枯れ対策やみんなで育てる花壇を作ることで、住民同士のコミュニケーションの向上・資産価値の向上が見込まれるのではないでしょうか。

手入れの行き届いた季節の花が綺麗に咲いているだけで、住みやすいという印象を与える費用対効果(コスパ)が高いのではないでしょうか。

広報委員会

マンション住民にとって、理事会からの広報は重要です。マンション内のルールやお願い事項などは、全住民に知らせなければ意味がありません。

広報委員会の役割は、何を住民にどういう手段で伝えるのかを検討/実施する専門委員会です。

紙媒体の掲示や住民への個別配布が一番使われるかと思います。インターネットが普及して、一人一台のスマートフォンを持つ時代になったことを考えると、マンションのホームページを立ち上げて広報するという手法も考えてもよいのではないでしょうか。

実際、すでにホームページを立ち上げて活用しているマンションもありますし、デジタルサイネージを導入するなど時代に合わせた広報活動を行うことが住みやすいマンションを作ります。

ペット飼育委員会

ペットを飼えないマンションであったとしても、ペットを飼うことができるように検討を行う委員会も一般的です。

どんなペットであれば飼うことができるのか条件(種類・頭数・大きさ・把握方法などのルール)を定めたり、共用部分での取り扱いやペットを飼わない住民との共存を図ることができるように検討します。

ペットを飼う人も飼わない人も、気持ちよく住めるようなマンションにしたいですからね。

その他の専門委員会

「専門委員会」は、マンションの課題を解決するために設けられる委員会ですから、マンション毎の問題によって発足します。

駐車場、駐輪場、ゲストルーム、清掃と色々な課題があるでしょうね。それらを専門に扱う委員会を立ち上げてもよいでしょうね。

おわりに

「専門委員会」の存在は、マンションの課題や問題を解決するためにあります。「理事会」が活動されているのは当然ですが、「専門委員会」の活動が行われているのかは、資産価値のバロメーターにもなるのではないでしょうか。

問題や課題が全くないマンションは理想ですが、色々な人が共同で住むマンションですから、何かしらの問題や課題が出てくるのは当然だと思います。

問題や課題が出てきた場合に、どのように対応するのかその力量が「理事会」に問われます。

専門委員会は意味を理解して設置しましょう!

マンションによって必要な専門委員会の設置を!

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