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使用細則が普通決議により成立!発効日くらいチェックしてよ!

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新型コロナウイルスの関係で、約3ヵ月間延期していた通常総会が無事に終わりました。

通常総会の中には、新たな使用細則の制定が盛り込まれていましたが、普通決議により無事に成立しました。

使用細則の発効日が、本来通常総会が行われる予定の発効日が記載されているのには呆れてしまいました。

管理委託契約書は、ちゃんと延期した日付が書かれていたのに、使用細則はそのままでした。ちゃんと発効日くらいチェックして欲しいです。

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使用細則が普通決議により成立!

「新型コロナウイルス マンション総会は通常通り」行う予定でしたが、開催直前になって、新型コロナウイルスの影響を考慮して、通常総会は延期となりました。

延期されて開催タイミングを図っていましたが、先日ようやく通常総会が開催されました。やはり例年と比較して、出席者の数は少なく、会場の入口ドアや窓を開けて換気を良くし、ソーシャルディスタンス(社会的距離)をなるべく離した椅子の配置となっていました。

事前に配布された総会資料には、目立つように表紙にゴシック体で、「マスク着用」「体調の優れない方の出席はご遠慮ください。」と記載がされていました。

来年の通常総会は、総会出席時の注意事項を書く必要がないように新型コロナがなくなっていることを期待します。

今年(2020年)の通常総会では、ある使用細則が新たに制定されました。使用細則とは、マンションにおいて、管理規約に基づいて設定される共同生活上の詳細なルールのことです。

自転車置場使用細則・駐車場使用細則・ペット飼育細則など、マンションによってどんな使用細則があるのかは異なります。

管理規約の変更ではないので、普通決議(過半数の賛成)により可決されたのでした。もっとも、管理規約の変更も同時に上程されていましたので、特別決議(4分の3の賛成)でも可決されたと思いますけどね。

発効日くらいチェックしてよ!

新たに制定された使用細則の内容が問題なのではなく、発効日です。発効日が本来理事会を開催される日付のままになっていました。

総会案内の中には、上程の使用細則も添付されていましたが、日付の訂正が行われることなく、住民に配布して可決してしまったのでした。

同日に説明/配布された管理委託契約書の日付は、ちゃんとお書きした通常総会日を反映したものであったため、管理会社側が日付の意識していなかったとは思えません。

過去に遡っての使用細則の発効日であることは明らかにおかしいため、日付の相違を総会で指摘されていました。

総会資料を配布する際に、少し見直しを行えば日付が相違していることが分かるのに残念です。

管理会社が総会資料を作成しているのは明確です。が、管理組合の理事長名で発信していますので、細かな点まで事前にチェックする体制があると良いと思います。

私が理事長を務めていた時には、総会議案書の確認のために管理会社の事務所まで行って読み合わせを行ったことがあります。
【参考】総会議案書の訂正が続くので理事長として行った経験!

読み合わせを行うと、今まで気が付かなかった文字(誤字脱字)やおかしな表現・誤解を生みそうな違和感のある表現が分かるものです。明らかに単位が相違している、前年度と同じ数字やコメントになっているなどが見受けられます。

ひどい総会議案書になると、他マンション名が書かれていることがあります。「これは、明らかにコピペしたな!」と分かってしまいます。

メール等で、総会議案書の案を電子媒体として受け取りチェックするだけでも、間違いのない総会議事録になるかと思います。

理事長だけではなく、副理事長や他の理事も配布前に確認する仕組みを取り入れると良いのではないでしょうか。

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新型コロナウイルスの影響で、通常総会を延期している管理組合も多いです。新型コロナウイルスが落ち着いたら開催しようと目論んでいる管理組合もあります。

しかし、「新しい生活様式」がマンションにも求められており、従来通りの通常総会の開催が困難な状態であることは事実です。

なるべく出席者を少なく、3密を避けて開催しなければなりません。いつまで総会を延期すれば良いのかの目途すら経たないことから、短時間での開催を行うことを検討されてはいかがでしょうか。

そのためにも、マンション住民に配布する総会議案には、なるべく詳しく間違いのないように作成する必要があります。

総会当日に、訂正や長々とした議案の説明を必要としない丁寧な総会議案を作成しましょう。本来開催すべき総会から違う日付になった場合、日付の修正もお忘れなく。使用細則の発効日だけではありませんよ。

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