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管理組合

管理規約原本の変更後は理事長の署名と保管が必要!

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マンションの管理規約が変更となった場合は、理事長は、総会で決議された内容と相違ないことを確認した証拠として署名(押印)し、確認した証拠を残すこととなっています。つまりこれは、「総会議事録と相違ないことの記録を残しなさい!」と言われています。「新年の抱負 2020年はWeb化に取り組む!」で綴ったように、最新の管理規約だけではなく、総会議事録と相違ないことの記録もWeb上で保管と閲覧ができるようにすべきだと認識させられました。

管理規約原本の変更後に理事長の署名と保管が必要!

マンションの管理規約を変更するためには、総会で規約変更を上程して、可決される必要があります。

可決した議案は、総会議事録として記録されて、総会の議長(理事長)と総会に出席した区分所有者2名による署名と捺印が必要です。

総会議事録は、掲示板に貼ったり、全戸に配布して区分所有者全員に通達されます。マンション住民が、通達された内容が理解されているのかどうかは別問題ですが。

国土交通省(国交省)の標準管理規約第72条(規約原本等)によると、「(ア)電磁的方法が利用可能ではない場合」でも、「(イ)電磁的方法が利用可能な場合」でも、総会の議事録の内容と相違ないことを確認した証拠を残すことと記載されています。

標準管理規約第72条(規約原本等)3項が分かりにくいのですが、総会議事録を残すのは当然、総会議事録と相違ないことの記録も残さなければならないとなっています。

(ア)電磁的方法が利用可能ではない場合
3 規約が規約原本の内容から総会決議により変更されているときは、理事長は、1通の書面に、現に有効な規約の内容と、その内容が規約原本及び規約変更を決議した総会の議事録の内容と相違ないことを記載し、署名押印した上で、この書面を保管する。

(イ)電磁的方法が利用可能な場合
3 規約が規約原本の内容から総会決議により変更されているときは、理事長は、1通の書面又は電磁的記録に、現に有効な規約の内容と、その内容が規約原本及び規約変更を決議した総会の議事録の内容と相違ないことを記載又は記録し、署名押印又は電子署名した上で、この書面又は電磁的記録を保管する。
標準管理規約第72条(規約原本等)

ところが、総会議事録は残していても、総会議事録と相違ないことの記録を作成して、署名・捺印を行っているのかどうかは怪しいのが現実なのではないでしょうか。

本来なら、「第〇期通常/臨時総会第〇号議案として可決され、総会議事録と相違ないことを証します。」と記録して、理事長が署名・押印を行った後で、残さなければならないとなっています。

実は今まで、総会議事録を残しておけばよいのだと思っていましたが、相違ないことの記録を作成しなければならないことが、標準管理規約第72条(規約原本等)で分かりました。

最新の管理規約だけではなく、総会議事録と相違ないことの記録もWeb上で保管と閲覧ができるとよいと感じました。

おわりに

総会議事録にも、署名と捺印が行われるので、総会議事録を残しておけばよいのだと勘違いをしていました。総会議事録と相違ないことの記録も必要なのですね。

規約の変更には、総会での決議が必要であることは周知の事実です。規約変更を行った後の行為も疎かにしてはいけないですね。

管理規約原本の変更後は理事長の署名と保管が必要!

規約変更後の手続きも怠りなく!

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