総会の司会の台本をお探しの理事長の方へ

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マンションの通常総会は、理事会１年間の活動を住民に向けて発信するマンションの重要なイベントです。理事長は、通常総会の司会を司る役割ですので、どのように総会の司会を進めていけばよいのでしょうか。初めて総会を開催する理事長の方へ台本を綴ります。

 

マンション総会の司会とは

前年度の通常総会に出席していた場合は、昨年の通常総会の司会を覚えているでしょうか。そもそも、通常総会に出席しなかったという理事長もいらっしゃるでしょう。

マンションの通常総会は、１年に１回しか開催されませんから、誰も昨年の通常総会の司会を覚えていないのではないでしょうか。まさか理事長に選ばれるとは思っていなかったという方もおられるでしょうね。

通常総会の司会は、以下のシナリオで進めると良いと思います。

マンション総会の流れ

開会のことばを述べる

通常総会を開始するにあたって、まず理事長が「開会のことば」を述べます。

総会資料や案内には、開始時間が記されていて、出席予定の方は認識しているとは思いますが、遅れて出席してくる方もおられます。

開始予定時間になったら、出席予定の方が揃うまで待つ必要はありません。出席している方に迷惑となりますので、次のように開始を宣言します。

開会のことば
「定刻となりましたので●●管理組合の第●●回通常総会を開催致します。総会の議長は、理事長が務めますので、私●●が議長を務めます。」

定足数の確認を行う

通常総会の開催が要件を満たしているのか定足数の確認を行います。定足数の確認は、理事長が把握していれば、理事長から話しても良いですが、管理会社から報告をさせてもよいです。

定足数の確認は、
「本日開催の通常総会の定足数の確認を管理会社の●●から報告させて頂きます。」

「本日出席の組合員数は本人出席が●名、委任状（代理人）による出席が●名、議決権行使書による出席が●名の合計●●名です。」

「本日出席の議決権数は本人出席が●名、委任状（代理人）による出席が●名、議決権行使書による出席が●の合計●●名となっております。」

「よって、本通常総会の定足数を満たしております。」

議事録の署名者を指名する

通常総会の議事録に署名をする方を指名します。出席者の中から選ぶのですが、通常総会開始前に、理事の方が出席していれば、理事の方にお願いするなどあらかじめ署名者を選んでおいて、打ち合わせをするとスムーズです。

もちろん、出席者の中から署名者を募ることも可能ですが、時間短縮のためには、記事録署名者をあらかじめ決めておくとよいです。

議題を進行する

議題の説明が通常総会で一番時間がかかる部分です。通常総会では、「事業報告と決算報告」、「監査報告」、「管理委託契約」、「事業計画と予算案」、「次期役員選出」というのが大まかな議題となります。マンションによっては、例えば、「民泊禁止」などの規約変更等、必要な議案が間に入ります。

ここで注意なのですが、議題ごとに質問や意見を求めないことです。質問などは、全ての議題の説明が終わったあとで、まとめて聞く時間を設けるという流れを、通常総会開始時に出席者に説明しておくことです。

でないと、議題と無関係な質問やヤジが飛んできて、本来の議題と違う方向に進みがちだからです。

発言する方は、議長（＝理事長）の指示に従うことと発言者の方は、部屋番号と名前を名乗ってから発言するように促すことも必要です。

部屋番号と名前を名乗って頂くのは、発言の内容に責任を持って頂きたいからなのです。

決議を行う

全ての議題の説明が終わり、質疑応答も終われば、決議となります。出席者の賛否と委任状（代理人）・議決権行使書を合わせた全体の票で賛否が決定します。

この集計作業と結果の報告も管理会社に任せてしまえばよいと思います。出席者の人数にもよりますか、集計作業には若干の時間がかかりますので、休憩をはさんだり、理事会へ向けての要望を聞くのもよいと思います。

また、来期予定されている工事のあらましや住民に対するマナー向上のお願い事項など、普段顔を合わせることのない絶好の機会を有意義に使って欲しいと思います。

ただし、ここでの要望が全て理事会で検討するわけではないことを事前に伝えておかないとトラブルになる可能性があります。

閉会のことばを述べる

通常総会終了時に、議長（＝理事長）から、最後の挨拶をして終わります。出席者の方は、お帰り頂いて、役員に選出された人だけが残って、役職の決定と次回の理事会日程を決めるとよいでしょう。

通常総会が長くなると、理事会側も出席者側も疲れてしまいます。１時間から２時間で終わるくらいの時間がよいとされています。

込み入った内容の議題がある場合は、もう少し延長してもよいですが、３時間を超えると集中力がなくなりますので、ほどほどにするようにペース配分を考えて司会を行うようにしてください。

自信がない場合は、事前に役員を出席者と見立ててリハーサルを行うと、なおよいのではないかと思います。

よい管理会社であれば、事前に司会者である理事長に発言内容を記したシナリオを用意してくれますけどね。

おわりに

はじめての理事長でも、管理会社が議長（＝理事長）の台本（シナリオ）を用意している場合があります。理事会と管理会社が協力して、通常総会を乗り切りましょう。

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