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管理組合

マンションの理事会通知は理事以外にも合理的な理由は?

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理事会を開催するため、招集案内を通知する場合は、各理事だけに通知すればよいのでしょうか。実は、理事会案内を通知する目的は、理事だけではなく、マンション住民全員にも伝えた方がよい合理的な理由があります。それは、健全なマンションであることを伝える目的でもあります。

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マンションの理事会の通知は理事だけ?

理事会を開催する場合には、理事会への招集案内を各理事に通知します。前回の理事会や議事録などで、次回の理事会の開催日を通知しているから、不要なのではないかと思うかもしれません。

しかし、改めて理事会開催日を通知することは、非常に重要なことなのです。開催日を忘れている理事がいるかもしれませんし、理事会開催日が変更となる可能性もあるからです。

「理事会の開催通知は、理事だけでよいのでは?」と疑問に思いますが、各理事だけではなく、マンションの住民全員に通知した方がよいです。その理由を以下に綴ります。

管理組合のアピール

理事会は、マンションの住民から選ばれた理事で構成しています。理事に選ばれるのは、マンション住民のごく一部だけです。

ですから、理事会が実際に行われているのかを知ることなく、日常生活を送っている住民が大多数です。1年に1回開かれる通常総会まで、理事会の活動内容を知りません。

そんな中、「ちゃんと理事会が開催されていますよ。」とアピールすることができるのが理事会の開催日なのです。過去に理事を経験された方は、理事会の開催を知っていますから、「定期的に理事会が開催されていますよ。」アピールがないと不安に思うかもしれません。

詳細な理事会の内容は分からないかもしれませんが、管理組合の活動をちゃんと行っていますということを住民に知らせるよいきっかけとなります。

理事会開催案内は、メールで該当の理事に通知するだけではなく、マンション住民が閲覧できる掲示板に貼って通知することをおすすめします。

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場所と時間の予約通知

理事会が開催されるのは、マンション内の会議室のように共用施設が多いです。ただし、理事会専用に会議室を設けているのではありません。

理事会としての用途というよりは、打ち合わせやお客様との応接、子どもたちの室内遊び場などとしての役割が本来設けられている場合が多いです。

理事会が開かれる場合は、場所と時間を確保しなければならないため、共用施設の予約をマンション住民に通知します。理事会が開かれている時間は、他の用途に用いないためなのです。

理事会を開催しながら、理事会に関係のない人が入ることは避けてほしいです。まだ検討中の議案段階の話を耳にしてしまうこともありますし、滞納者の個人情報が漏れてしまう可能性もあるからです。

会議室ではなく、パーティールームやキッズルームで開かれるケースもありますので、住民が使用できないことを通知するのが目的です。

管理人への周知

理事会へは、フロントの管理人は出席していません。よって、次の理事会開催がいつ行われるのか知らないことが多いです。

管理会社や管理組合から連絡があるのが理想なのですが、なぜかフロントの管理人には伝わらないことが多いです。

理事会の議事録には、次回の理事会予定が記されることもありますが、フロントの管理人が議事録を読んでいるのかは不明です。

管理人にとって、共用施設の予約を受けることになっていますので、理事会とバッティングしてはまずいので、把握するために管理人へ知ってもらうために管理人にも知らせます。

おわりに

「マンションの理事会の通知は理事だけで十分でしょうか?」、実は、マンションの全住民に通知した方がよいです。

理事会へ参加するわけではありませんが、理事会活動が行われているという安心感を得ることができるからです。もちろん、理事の方へ参加を促す狙いも当然ありますけどね。

理事会の開催日時は、あらかじめ固定(例えば、毎月第3日曜日の10時から開始する)していた方が理事の予定も立てやすく、理事会出席率も向上するようです。

一番よいのは、年間の予定を総会直後の理事の集まり(役職者の決定)の時に決めるのがよいですが、2回目の理事会で年間理事会日程を示してもよいでしょうね。

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