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管理組合

マンションへ要望書の書き方で効果的なのは

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お住まいのマンションでは、管理組合に要望書(提案書)を書いて提出することができる仕組みは存在しているでしょうか。住民の皆さんが気が付いた点を管理組合に届けることで、さらに住みやすいマンションになるのではないでしょうか。管理組合では気が付かないことも住民全員で意識して提案することで、よりよいマンションとすることができます。

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要望書または提案書とは

マンションでは、「要望書」または「提案書」を書いて、管理組合に提出する仕組みは存在しているでしょうか。マンションによっては、「目安箱」や「意見箱」などと呼び名は異なりますが、マンションに住んで気が付いた点を管理組合に届けることです。

管理組合側も、住みやすいマンションにするために活動を行っていますが、管理組合だけでは気が付かない貴重な意見を吸い上げる仕組みです。マンションによって、共用設備の種類が異なり、要望とする事柄も各々異なります。

要望書(提案書)の有無が、マンションの特徴に反映するキッカケにもなりかねませんから、とっても重要な仕組みだと思います。例えば、レンタルサイクルの導入やLED化に取り組んで欲しいなど、住みやすいマンション・経費削減につながる要望書(提案書)です。

「要望書」または「提案書」の提出は、所定の紙に記入して管理組合に提出することが多いですが、メールや電話などの手段を用いているマンションもあるでしょうね。

もし、「要望書」または「提案書」の仕組みがないのであれば、「早急に仕組みを作って下さい。」という要望を管理組合に対して行うことをおすすめします。

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効果的な要望書の書き方

マンションへ要望書で、効果的な書き方を綴ります。「要望書」または「提案書」が管理組合に届くということは、それだけマンション運営について考えて頂けているという証拠になります。

部屋番号や名前を記入する

管理組合への要望書(提案書)に無記名で提出することがあります。無記名の要望書(提案書)は、どんなに優れた要望が書かれていても、疑問点や提案内容に対する回答が出来かねるため要望内容を真剣に理事会で取り上げることがないかもしれません。

要望した内容に責任を持つという意味でも、無記入での要望書(提案書)ではなく、部屋番号や名前をきちんと記入して提出することが必要です。

学校のテストや国家試験でも、受験番号や名前の記入がないと採点すらされないことがあります。要望書(提案書)でも、同じように部屋番号や名前を記入することが必要です。

抽象的な内容は避ける

抽象的な内容は避けましょう。例えば、「もっと、高齢者に優しいマンションにして下さい。」と記入されていたとしても、管理組合としては、どのように検討/対応すればよいのかが分かりません。

「エントランスの段差を解消して欲しい。」というように具体的に記入した方が、内容が容易に理解できて、管理組合としては嬉しい改善テーマとなり得るからです。

個人的な内容は避ける

管理組合は、個人的な問題を解決するための機関ではありません。「〇〇さんのお宅とトラブルがあるので解決して欲しい。」などと記入されても、個人的な内容にまでは関与できません

ただ、マンション全体に関わること。例えば、「ベランダ喫煙で迷惑しているので注意して欲しい。」というような場合は、要望書を提出すべきと思います。

具体的な改善方法を記入する

ただ単に、問題を提起するのではなく、具体的な改善方法も記入するとよいでしょう。自分が、要望書(提案書)を受け取ったとしたら、どんな改善方法が記入されていたらよいのかを考えるとよいのではないでしょうか。

建設的な要望を

批判的な要望を書くよりは、建設的な要望をしましょう。せっかくの要望書(提案書)なのですから、マンション管理を改善するような意見を行いましょう。私が理事だったら、どうするかまで考えて記入があると取り上げられやすいのではないでしょうか。

過度の期待を避ける

管理組合の理事たちも、同じマンションに住んでいる人からの代表であって、必ずしもマンションの管理に長けているというわけではありません。

今までの社会経験上からの知識からマンション管理に携わっているわけですから、過度の期待はしないで頂きたいです。

管理会社の役割は、あくまでアドバイスをする立場なのであって、実際の決定を行うのは管理組合(=住民)となります。

おわりに

マンション管理は、住民の意見や要望があるとさらによい管理となるのではないでしょうか。そのためには、管理組合への要望書(提案書)に効果的な活用が必要だと思います。

よいマンションにするには、管理組合だけではなく、住民全員で管理するという気持ちが大切なのではないでしょうか。

「なるほど! この要望書(提案書)は改善の余地がある。」と管理組合の理事を唸らせる納得できるような提案を行うとよいのではないでしょうか。

マンションへ要望書の書き方で効果的なのは。

建設的な意見を管理組合に要望しましょう。

-管理組合

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