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Web化のススメ

マンションの掲示板を電子化する-要望書の受付と回答-

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「新年の抱負 2020年はWeb化に取り組む!」で綴ったように、2020年は、マンションで共有する情報を電子化することに取り組みます。要望書や提案書もウェブ化することでスムーズに受け付けられます。要望に対する回答も電子メールを活用するとよりよい仕組みが構築できます。よりよいマンションにするために、実際に住んでいる方の意見は貴重なのではないでしょうか。

要望書の受付スムーズ

マンションに住んでいると、「このようにすればよいのに!」という意見を持つことはありませんか。

マンションによっては、「要望書」や「改善書」・「提案書」・「目安箱」など呼び方は各々違うと思いますが、マンションをよくするための提案や要望を管理組合に届ける制度です。

「マンションへ要望書の書き方で効果的なのは」にも綴りましたが、個人的な要望なのではなく、マンション全体に関わる建設的な意見が望ましいです。

従来、要望書の提出は、フロントに置いてある所定の紙に記入して、管理組合宛の共用郵便受け(ポスト)に投函するルールでした。

しかし、要望書に記入するのは手間がかかりますし、図や絵・イメージで伝えることが難しいです。

電子化された要望書の受付では、文書のほか写真・動画・音声も添付することも可能となります。要望に応じて、添付することで要望内容が伝わりやすいのではないでしょうか。

参照先のアドレス(URL)や文字に色をつけたり目立たさせることも可能です。

要望書の回答を期待

当マンション独特の事象なのか不明ですが、せっかく提案をしたとしても、要望に対する回答がない場合があります。

理事長を行っていた時に、住民から寄せられた要望書が理事会資料として配布され、検討を行った経験があります。

住民から受け付けた要望書を無視することなく、きちんと理事会で検討していることが分かりましたが、要望した本人に回答を行う手法が確立されていないのが、非常に残念に思っています。

スーパーマーケットでは、「(例)〇〇という商品を販売してほしい。」という要望に対して、店側の回答として「(例)ありがとうございます。〇〇は非常に品薄のため、入荷しだい販売させて頂きます。」などと回答が行われていることが分かる掲示がしてあります。

お客様からの意見に対して真摯に対応していることが分かると高評価を得られるキッカケにもなっています。

管理組合も、スーパーマーケットを見習って、要望書を提出してくれた方へ回答を差し上げるようにすると、協力体制が得られるのではないでしょうか。

全ての要望が実現するとは限りません。費用対効果を考えて却下せざるを得ない要望もあるでしょう。時期尚早の要望かも分かりません。

住民目線の貴重な意見を頂戴した管理組合は、何らかの回答を行うべきなのではないかと思います。

回答の方法は、文書で回答するのも手ですが、要望書の受付時にメールアドレスを記入頂いて、そのメールアドレス宛に回答すると効率的だと思います。

おわりに

住民から寄せられる「要望」に対しては対応しましょう。よいマンションにするためには、真摯に向き合うべきです。

要望書の内容が分かりにくい場合は、理事会へ招集して説明をして頂くことをおすすめします。要望書に記載されていない真意が分かるのではないでしょうか。

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