理事会にオブザーバーとして呼ばれた経験

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定期的に開かれているマンションの理事会ですが、前期の理事長を就任していたこともあって、今期の理事会から「オブザーバーとして参加してほしい。」という要請があった経験を語ります。理事長を続けてもよかったのですが、マンション全体のことを考えると潔く理事長を降りた方が賢明であると判断したものです。ワンマン理事長が長く続けると大変なことになりますよ。

理事会にオブザーバーとして呼ばれた

理事の任期はマンションによって定められています。同じ人が長期に渡り理事長を務めることは、マンション管理の上では、あまりよくない傾向にあります。

同一人物が、長期で理事長を務めている管理会社との癒着や不正が起こりやすいという弊害かあります。「マンションの理事会が暴走する前にルール作りをしましょう」で綴ったように、理事会が暴走しないルールを作ることもマンション管理では必要です。

必ずしも全員が癒着や不正の問題を起こすわけではありませんが、マンションにとっては、全員でマンションを管理するという意識が希薄になり、マンション管理の不全にもつながりかねません。

長期に渡って理事長を務めているのは、誰も理事長を務めたがらないという背景もありますが、理事長が長期に渡って務めているマンションは、注意が必要であると言えるでしょう。

私も、１年目が副理事長、２年目が理事長を務めた経験があり、３年目を継続する機会はありましたが、続けて理事長を務めることはマンションにとってはよくないと考え、潔く退く決心をしたものです。

すると管理会社から、理事会が行われる数週間前に、「理事会にオブザーバーとして出席して頂けませんか。」と出席の要請連絡がありました。

理事長が必要と判断して、出席を要請したのだと思いますが、過去の理事会でオブザーバーとして出席した方はいなかったのではと思います。少なくとも、過去の理事会議事録にはオブザーバーの記載を見た記憶がありませんから。

現理事が主役の理事会ですので、引退した旧理事が勝手に理事会に出席することは許されないことです。しかし、正式に現理事長からありましたので、出席させて頂いた貴重な経験がありました。

時と場合によって、理事会へオブザーバーを参加させることのできるルールを設けることも、よいマンション管理のために必要なことだと思います。

ＯＪＴの意味もある

理事会は、国交省のマンション標準管理規約コメント第３６条②にあるように「理事の任期は２年、半数改選」となっています。前期の副理事長が今期の理事長を務めています。

前期の理事会開催の時に、副理事長として、理事長の横で理事会の進行を見守っていたはずですが、副理事長と理事長の立場は違うのですね。第１回の理事会がＯＪＴ（On-The-Job Training）の意味があるのかと思いました。

オブザーバー出席時の注意

理事会へオブザーバーを参加させる場合の気を付けて頂きたいことは、不必要な方を理事会に参加させない仕組みを構築することです。

理事会へ直接、苦情やクレームを入れるために参加したいという場合は、断固反対すべきです。そのために、マンション住民から管理組合への「要望書」を提出する仕組みを作ることが必要と考えています。

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第１回目の理事会には、前期の理事長がオブザーバーとして参加することを認めて定形化してもよいのかもしれませんね。新しく理事長となった方もオブザーバーの参加で、安心して審議が進められることになるのではないでしょうか。

おわりに

よいマンション管理は、理事会が主導で進めていくべきですが、必要であればオブザーバーの参加を認めることもありでしょう。

ただ、誰をオブザーバーとして参加させるのかは管理組合が責任を持って定めることです。理事会は、苦情を受ける場ではないのですから。オブザーバーを理事会に呼ぶことで混乱を起こすのであれば、呼ばない方がマシです。

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