管理規約の変更後の配布方法どうするのか
マンションの憲法と言うべき「管理規約」は、総会で変更される場合があります。しかし、変更後の「管理規約」が、マンション住民に配布されていないことが問題となっていました。過去の総会でも、住民から指摘があり、検討課題となっています。「管理規約」の変更後の配布方法はどうするのがよいのでしょうか。売買の場合でも、新しい区分所有者へ最新の「管理規約」を伝える必要があります。
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管理規約の変更後の配布方法どうするのか
当マンションでは、過去に「管理規約」を変更しています。例えば、「民泊禁止」や「理事の半数改選・任期２年」がありました。これからも必要に応じて「管理規約」の見直しが行われることでしょう。
総会議案書には、変更箇所の「管理規約」が抜粋して記載されますが、管理規約全体が記載されることはありません。全体を記載するとなると、かなりのボリュームになるからです。
総会の出席者からも、過去の変更箇所を含めて、最新の「管理規約」を配布してほしいという要望がありました。
分譲当初に配布された「管理規約」は、きちんと製本がなされていますが、それ以降は、配布されたことはないからです。
マンションの中には、売買されるお部屋もあるため、「管理規約」の譲渡も行われていると思います。しかし、新たに変更された部分の対比表が存在するわけではないので、変更点を新所有者がきちんと理解しているのかは疑問です。
確かに、「管理規約」が変更されるごとに、新しい「管理規約」を印刷／製本／配布を行うことはよいと思いますが、コストと手間がかかりますので、「管理規約」の配布を行うことを躊躇するところです。
だからと言って、総会での貴重な意見を無視するのはいかがなものかとも思いますので、「管理規約」を変更した場合は、次のように配布することを考えてはいかがでしょうか。
フロントに管理規約を置く
最新の「管理規約」を印刷して、フロントにファイリングして必要な人に閲覧させる方法です。「管理規約」が見たい人は、フロントで閲覧させます。
自宅で閲覧したいという場合は、「管理規約」を貸し出すことを検討してもよいですが、いつ／誰が、フロントの「管理規約」を持っていったのかの記録を取ることをおすすめします。
持ち出した場合には、フロントに「管理規約」がないことになり、見たい時に見られないという状況になってしまいます。１冊だけではなく、複数冊用意しておくのも手ですね。
変更点のみ全戸配布する
「管理規約」のうち、変更点のみ印刷して全戸配布を行います。全戸配布は、各区分所有者のポストへ投函する形でよいと思います。
配布された変更点の記載された「管理規約」を、きちんと綴って保管するのかは疑問です。また、外部所有者に対しては、郵送にて配布することになります。
掲示版に掲示する
掲示版で変更となった部分の「管理規約」を掲示してお知らせします。掲示版のスペースには限りがあるため、全ページの「管理規約」を貼ることは難しいでしょう。
また、期間を定めての掲示になってしまいますので、住民に十分伝わったのかは分かりません。掲示物を剥がすタイミングも難しいです。
賃貸として貸し出しているお部屋のオーナーが掲示板を読むことはできません。
改訂版を印刷して全戸配布する
全ての改訂内容を反映した新たな管理規約・使用細則を製本／印刷して、全戸配布します。従来の管理規約・使用細則を回収するのか自主的に廃棄してもらうのか決める必要があります。
住民にとって、一番分かりやすいとは思いますが、製本するための費用が必要となるのがネックです。新しい管理規約・使用細則を配布した後でも、管理規約・使用細則の変更がないという保証はありません。
回覧版で知らせる
新しい「管理規約」を印刷して、全世帯に回覧する方法です。途中で回覧が滞ったり、どこかで紛失してしまうリスクもあります。
スムーズな全戸配布を希望するならば、複数用意して、階数などのグループ毎に配布するのがよいかと思います。
ただし、賃貸として貸し出しているお部屋のオーナーへは回覧することができません。逆に賃貸者へ回覧することになりますので、是非が問われるところです。
回覧板によるお知らせは、回覧板を回すのが面倒だったり、留守がちなお部屋で止まってしまうなどの弊害があります。
メールで配布する
区分所有者全員へメールで送付します。外部所有者へも「管理規約」を配布することが可能ですが、全員のメールアドレスをあらかじめ分かっていないと配布できません。
メールアドレスを間違えて送ってしまった（誤送付）のリスクやメールアドレスを持っていない方へは、メールの代わりに印刷した「管理規約」を届けるのかという決めが必要となります。
Ｗｅｂで配布する
Ｗｅｂ媒体を活用して、「管理規約」を配布する方法です。パスワードで保護されたマンション住民専用のページを用意することで、「管理規約」を自由に閲覧して頂く方法です。
インターネットが使えない人へのフォローやＵＲＬやパスワードの管理と配布方法には気をつけないといけません。
総務省の調査、２０１７年の「主な情報通信機器の保有状況（世帯）」によると、情報通信機器の保有状況として、モバイル端末９４．８％（うちスマートフォン７５．１％）という数字となっており、大部分の方が何らかの方法で、インターネットにアクセスできる環境があると統計で明らかになっています。
情報通信機器の保有状況は、今後も大きく変化するとは考えられないため、インターネットを活用した情報の提供は有効な方法なのではないかと思います。
情報通信機器を保有していない５％の方への対応としては、フロントへ閲覧用のパソコンを置いて使ってもらったり、持っている人の情報通信機器を利用させてもらうのはいかがでしょうか。
情報通信機器がない場合でも、インターネットカフェを利用することで、「管理規約」を閲覧することが可能となります。利用場所を選ばないのがインターネットのよい点ですね。
おわりに
分譲当初に配布された「管理規約」が変更されずに、分譲当初の「管理規約」の状態というのは極めて稀なのではないでしょうか。
マンションに住んでいく中で、時代に合わせて色々と変更点があって然るべきだからです。逆に一切変更点がないというマンションは非常に危険であると判断ができます。
ただ、変更された「管理規約」が全戸配布されていないのは残念です。せっかく定めたルールが反映されず、理解されないことはルールを定めた意味がないからです。
「管理規約」の配布方法は、色々ありますが、一番のおすすめは、インターネット上のＷｅｂ媒体を活用することです。見たい人のタイミングで簡単にアクセスできるからです。
スマートフォン（スマホ）を持っていれば、移動時間などの隙間時間を活用することができます。インターネット上に「管理規約」をアップしておくことは、震災等に「管理規約」がなくなってしまうというリスクを回避することにもつながります。
知って得するマンション管理のＱ＆Ａサイトの「みんなの管理組合．ｃｏｍ」でも、管理規約変更後の取り扱いの質問があります。
質問者（ブリッジさん）は、「民泊禁止の規約がきちんと新所有者に伝わるのか心配です。」と懸念されています。定めたルールを周知するためにも、何らかの手段は構築すべきだと思います。
「監事の仕事内容は会計監査だけではない！チェックリストで確認を！」で綴っていますが、監事のチェックの一つとして、最新のマンション管理規約が、きちんと整備されているのかというのもあります。
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