マンションの理事会議事録が配布されない(;_;)
当方の住むマンションの理事会議事録は、管理会社が作成した理事会議事録（案）を、複数の理事で確認し、見直し・修正・署名・捺印した後で、掲示板に貼り出されると同時に全区分所有者のポストへ議事録を配布することになっています。ところが、２０１８年１２月上旬に開催した理事会議事録が、２０１９年１月上旬になっても配布されないため、管理会社に催促しました。
■ 目次 ■
理事会記事録を配布する意味
理事会記事録を配布する意味は、「理事会議事録の配布は大きな意味を持つことの理解を！」で綴ったように、健全なマンションであることの証です。印刷代や手間は必要となりますが、マンションの全区分所有者に「理事会議事録」を配布することで、内容を理解して欲しいと思い配布を行っています。
ある住民にとっては、「ゴミを配布しないで欲しい。」と思っている方がいるのかもしれませんが、現在の所、議事録の配布に関して苦情はありませんので、全戸配布を続けて行っています。議事録の内容を把握してほしいという管理組合の意図が、配布することで読み取れていると信じていますが。
理事会議事録が配布されない経緯
理事会議事録が配布されなかった経緯を綴ります。
理事会の開催
２０１８年１２月上旬、定期的な理事会が開催されました。当然、理事会の場には、管理会社の担当者も出席（２名）されて、必要な議事をメモっていました。
議事録（案）の確認
理事会議事録は、管理会社が「案」を作成して、理事会の出席者に対して、誤字脱字含めての見直しの要請が管理会社からありました。理事会出席者は、理事会議事録（案）の見直しを行い、必要な訂正箇所を管理会社に伝えました。
議事録への署名と捺印
修正が完了した理事会議事録には、理事長・副理事長・出席理事の３名が署名・捺印をして管理会社に返却します。
議事録の掲示
返却された理事会議事録を掲示板に管理会社が掲示します。ここまでの工程を２０１８年１２月下旬までに行いました。
理事会議事録が配布されない
掲示板に掲示されたのを確認しましたが、その後一向に理事会議事録が配布されないまま、２０１８年が過ぎました。年末の忙しい時期だったので、区分所有者への配布は、来年（２０１９年）に持ち越したのだろうと勝手に判断しました。
新年が明けて、２０１９年。そろそろ議事録の配布があるだろうと待っていましたが、一向に配布される様子がありませんでした。１月も１週間が経過して、他の問い合わせに対して管理会社とやりとりする機会がありましたので、お正月休みも明けて、通常勤務をしているのだと知りました。
管理会社の担当者に、２０１８年１２月上旬に開催した「理事会議事録」が配布されていないので、配布するようにと指示をしました。
ようやく配布された議事録
管理会社に配布指示をした翌々日、ようやく各区分所有者のポストに「理事会議事録」が配布されました。安心はしましたが、指摘をしないと配布されないことに対する憤りが生まれました。
おわりに
「理事会議事録」は、スピーディーな配布が必要とされます。タイミングが遅いと、次の理事会が開催されてしまいます。全員で共有して頂きたい内容も含まれていますから、忘れずに配布して頂きたいものです。
担当者は、複数のマンションを対応しています。そのため、マンション毎の決まりがあるのだと思います。人間、忘れることもあるのかと思いますが、チェックリストを作って議事録の配布を忘れないように工夫をしてほしいものです。
管理組合から指摘されてしまうというプロとしての恥ずかしさを自覚して欲しいものです。新年早々、悲しいできごとがありました。
マンションの理事会議事録が配布されない(;_;)
※アフィリエイト広告を利用しています。
←ダウンロード可能なブログ記事です。自由に
