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理事会議事録の書き方は閲覧者を配慮して欲しいです

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「【議事録フォーマット】見やすいWORD版!ダウンロードして用いて!」では、理事会議事録に盛り込むべき項目を綴りました。

議事録には、タイトル・管理組合名・開催日・人数などは必須ですが、定形的な内容なので簡単に記録に残せます。

問題は、議事の内容です。理事会議事録の叩き台は、管理会社が作成してくれますが、後から閲覧する人のことを考えて議事録を作成して欲しいといつも思います。

  • 理事会議事録の書き方は閲覧者を配慮して
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理事会議事録の書き方は閲覧者を配慮して

「【議事録フォーマット】見やすいWORD版!ダウンロードして用いて!」では、理事会議事録に盛り込むべき項目を綴りました。

定形的な項目(タイトルや管理組合名)は、埋めるだけなので簡単ですが、一番肝心な議事の内容は、管理会社と言うよりは、議事録を作成した担当者の力量が問われる箇所です。

誤字脱字はもちろんダメですが、一番気を付けて頂きたいのは、ただ単に結論だけを書くのではなく、結論に至った経過を残して欲しいということです。理事会議事録は、理事会に参加した人でなくても分かるような書き方をして頂きたいです。

区分所有者や購入希望者などの利害関係者が理事会議事録の閲覧を希望する場合もあるでしょう。掲示版や全戸配布で理事会議事録を区分所有者が閲覧することになります。

日本語として不適切な表現や意味不明な内容が書かれていないか後から閲覧することを配慮して作成して欲しいものです。

担当者も、過去にたくさんの理事会議事録を作成して来たと思いますので、何を議事録に残すのかというノウハウはあると思うのですが、時々結論しか書かれていない議事録に遭遇します。

議事録の叩き台は、管理会社で作成して、理事会に出席した理事が修正する形となっているのが普通です。

ただ、理事会議事録の叩き台「議事録(案)」の作成が遅いこともあり、理事会で話し合われた内容がすでに分からなくなってしまうことも多々あります。

出来れば、早く「議事録(案)」を作成して理事に見てもらうようにすると助かります。時間の経過とともに人間の記憶は薄くなってしまいます。

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理事会議事録の重要性にすでに認識していることだと思います。適切なマンション管理を行うためには必要な行為です。

管理会社の担当者が議事録の下書きを作成するのですが、必要に応じて参加した理事もメモを行っておくことが記録を曖昧にさせない工夫なのかもしれません。複数の理事から「書記」を任命して、メモを取るようにしても良いかと思います。

理事会の議事録は、議長である理事長が作成することが基本ですが、理事会の進行を行いながら議事録メモを取るのは難しいかもしれませんね。理事長一人に任せず、周りの理事がフォローして欲しいものです。

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