管理組合

【議事録フォーマット】見やすいWORD版!ダウンロードして用いて!

投稿日:

重要事項が決定されるマンションの理事会には、住民に見やすい議事録を閲覧することが情報共有につながります。

いきなり総会で、重要な議案が出てくることは、困惑し紛糾する原因になり、マンション住民の反感を食らってしまう可能性もあります。

議事録の役割は、ただ単に議事した内容を記録するだけに留まらず、どんな内容が話し合われたのかを住民に知らせる貴重なツールであるだけに、分かりやすさが求められます。

理事会議事録には、どのように書けば、見やすく理解しやすいのでしょうか。ダウンロードできるWORDを参考に用いて頂けると幸いです。

  • 議事録フォーマットは見やすいWORDで
  • 理事会議事録に必要な項目は

議事録フォーマットは見やすいWORDで

マンションの理事会は、住民を代表して行う指令本部の役割を担っています。管理会社へ対する適切な指示、住民へ対する注意喚起やお願い事項の決定などの重要な内容が話し合われる組織です。

最近は、対面ではなく、ZOOMなどのツールを用いてオンラインで行う「ZOOM理事会」を採用するマンションも増えて来ました。

理事会の会場へ都合が悪くて行けなかった理事も参加がしやすいと評判です。

理事会の参加率も増加したとZOOM理事会の採用した理事長から聞いたことがあります。

ZOOMを使うと理事会出席率がなんと100%となった理事会もあると伺いました。

住民にとって、「理事会ではどんなことが花は合われているのだろうか?」と気になるものです。

過去に理事長を務めた私は、今期の理事会は新型コロナの影響で延期や中止となった理事会が多数存在しているが、重要な事項が話し合われているのか心配になります。

一般のマンション住民が理事会の様子を伺い知ることが出来るのは、「理事会議事録」に書かれている内容を読むことです。

ですから、「理事会議事録」は、見やすく分かりやすく作成して頂きたいと願っています。理事会に参加しなくても、要点が分かることが必要です。

理事会議事録に必要な項目は

理事会議事録に必要な項目は何でしょうか。テンプレートをダウンロードして確認頂けると分かりやすいと思います。内容は、各マンション毎に必要に応じてカストマイズしてご利用願います。

■理事会フォーマット

議事録のタイトル

まず議事録のタイトルが必要です。「第〇〇期 第〇回理事会議事録」と明確に記しましょう。理事会議事録は、数年後に読み返す可能性があります。いつの議事か分かるようにしましょう。

管理組合名

「〇〇管理組合」と管理組合の正式名称を記しましょう。マンション名が変更となるケースはまずありませんが、どこの管理組合なのか分かるように記録しておきます。

利害関係者が、理事会議事録を閲覧する場合があり、開催された理事会のマンション名が書かれていないと分かりません。

開催日と開催時間

いつ開催されたのか開催日と時間を記録しましょう。開催日は西暦で記すことが望ましく、開催時間は24時間制を採用しましょう。

いまだに和暦で記録するマンションもあるようです。平成から令和の改元をきっかけに西暦表記に変更した管理組合や管理会社が多いです。

お役所へ提出書類以外の内部資料は全て西暦表記に統一することで、混乱や間違いが少なくなります。

金融機関から発行される「残高証明書」や保険会社から発行される「保険証券」なども、西暦で表記されています。

理事会の開催場所

理事会を行った開催場所を記録しましょう。最近は、ZOOMなどのツールを用いてオンライン(Web)で理事会を開催する場合もあります。

会議室名のみならずZOOMによるオンラインを会場名としましょう。オンラインと従来通りの対面で行い理事会併用の場合は、両方を記録します。

出席者名と人数

理事会の出席者と出席人数を記録しましょう。理事会が成立(理事会の成立要件は、理事の半数以上の出席が必要)したことを示す重要な情報です。

欠席する理事の方への暗黙のブレッシャーにもなります。理事会への出席者が足りずに流会することだけは避けて欲しいものです。

欠席者名と人数

誰が理事会へ欠席したのか欠席者と欠席者数を記録します。あまりにも、欠席が続いている理事には、声を掛けるなどのフォローが必要です。

「マンションの理事会に欠席する方の理由は何か」で綴ったように、理事会を欠席する理由があるはずですから、欠席者の意見を聞くと良いです。

ごくたまに、ただ単に「理事会の開催を忘れて外出していました。」という方も中にはおられます。

議事の内容

一番重要な議事の内容です。どんなことが理事会で話し合われたのか分かるように記録します。

理事の方は、理事会の資料が配布されて出席されるので分かりますが、理事会へ出席しないマンション住民が議事録を読んでも容易に理解できるように記録します。

なるべく専門用語・業界用語・省略語を用いずに一般に分かる簡単な言葉を使って記録します。数字の場合は単位(人・個・平方メートルなど)も省略しないでください。

議事録と言うと、「文章で記録しなければならない。」と思っている方もいますが、図や写真・グラフを用いて分かりやすく記録を行うことも頭に入れて頂きたいです。

理事会へ出席していない方は、理事会で配布された資料を見ていないので理解できない場合があります。

例えば「A階段の3階から4階の踊り場付近の鉄部が錆びて危険な状態です。」という文章に、実際の写真が資料に挿入されていた方が場所や危険な状態が理解しやすくなります。

住民アンケートの結果を記録する場合でも、項目と数字だけでは分かりにくく、グラフ化することで視覚的な理解が簡単に出来ます。

議事録署名人

理事会議事録には、議長である理事長と理事会に参加した2名の理事の署名が必要です。ただし、監事は議事録の署名人にはなり得ません。

国土交通省(国交省)のマンション標準管理規約第49条(議事録の作成、保管等)2項には、「署名押印しなければならない。」とあります。

総会の議事については、議長は、議事録を作成しなければならない。
2 議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、議長及び議長の指名する2名の総会に出席した組合員がこれに署名押印しなければならない。
3 理事長は、議事録を保管し、組合員又は利害関係人の書面による請求があったときは、議事録の閲覧をさせなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。
4 理事長は、所定の掲示場所に、議事録の保管場所を掲示しなければならない。
マンション標準管理規約第49条(議事録の作成、保管等)

管理会社が作成する理事会議事録(案)を確認して、理事長と理事会に参加した2名の理事の署名と捺印が必要なのに、WORDなどで名前が議事録に印刷していることがあります。

理事の手間を考えて印刷していると思いますが、標準管理規約第49条2項の「署名」にはあたりません。自筆の署名が必要です。

あわせて読みたい

時間の経過とともに議事の内容も分からなくなってしまいます。このような時に役立つのが「理事会議事録」の存在です。

次年度に理事長を行う人にとっても有益な情報源となります。理事会議事録は、引継書でもあると言えます。

更新情報のメールが届きます。メールアドレスを入力して「購読!」ボタンを押してください。最近、メールが届かないという問い合わせがあります。メールが届かない場合は、迷惑フォルダを確認ください。

-管理組合

Copyright© マンション情報お役立ちブログ , 2020 All Rights Reserved Powered by STINGER.