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管理組合

マンションの理事会は大変で面倒と思われている理由は?

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マンションの理事会に参加したくないのは、「大変だ!」「面倒だ!」と思われているからではないでしょうか。理事・副理事長・理事長と経験した者から言わせて頂くと、想像しているよりは全く大変ではなかったということです。理事会が「大変だ!」「面倒だ!」と思われるのは心外に思います。「大変だ!」「面倒だ!」というイメージが先行しているからなのでしょうか。

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マンションの理事会は大変で面倒と思われている理由は?

多くのマンションでは、輪番制を採用しているため、マンションの理事会へ参加するのは、せいぜい1年か長くても2年なのではないでしょうか。中には、自主的に理事会へ参加して頂けるという方もおられますが。

理事会へ参加する前までは、「大変だ!」「面倒だ!」というイメージが先行して、理事会への参加を拒む理由となっています。

実際に理事会へ参加したからこそ、「大変だ!」「面倒だ!」と思っている人もいるでしょう。理事会の開催時間が長い(拘束)ことが要因なのではないでしょうか。理事会は、開催日に時間をかけるのではなく、事前の準備に時間をかけて欲しいものですね。

【参考記事】
理事会が長いのでスムーズに進めるため工夫した経験

しかし、理事長・副理事長・理事と経験した者から言わせると、思っているほど「大変だ!」「面倒だ!」ということはありませんでした。理事会未経験者の「食わず嫌い」もあるのかもしれませんね。

なぜならば、理事会の運営は、一人で行うわけなのではなく、他の理事と協力を得ながら進めるからです。

さらに、管理会社がある程度お膳立てしてくれますので、全て1(いち)から考えて理事会を進めるということはありません。

定期総会の出席さえも避けてきた人にとっては、理事会というステージにいきなり立つことは、非常にハードルが高いと思いますが、「大変だ!」「面倒だ!」ということはありません。

輪番制で理事になることが分かっているのであれば、定期総会に出席して、雰囲気を掴むと「大変だ!」「面倒だ!」というイメージを払拭できるかもしれませんね。

大変+面倒なのは書類の多さ

「大変だ!」「面倒だ!」というイメージが強い理由は、確認書類の多さにあるのではないかと思います。

「理事長印」を持っているのは、理事長ですから、理事長が必要な書類は全て理事長に回ってきます。

金融機関から支出してもよいかを確認する「支出伺い」、共用設備(ゲストルームやパーティルームなど)の「利用状況確認書類」、管理会社からの「月次報告書」など、多岐に渡って書類が回ってきます。

その中で、「支出伺い」は、不正があるといけませんので、理事長が印鑑を押印する必要がありますが、その他は、本当に理事長印が必要なのかどうか迷うところです。

「支出伺い」も、伝票と印鑑で支出を行っているから「押印」という作業が必要なのであって、電子化すれば「押印」という作業はなくなるはずです。

「利用状況確認書類」や「月次報告書」なども、理事長印が本当に必要なのでしょうか。確認を行ったという証が必要であるならば、理事長印でなくても、サインだけにしてもよいのではないでしょうか。

従来のやり方を周到して、サインと理事長印の方式で行っている場合があります。今後も、同じ方式を採用しなければならないのかは疑問です。

もう少し柔軟に、理事長の負担を軽減する仕組みを管理会社から提案して頂けると、「大変だ!」「面倒だ!」と思わなくなるかもしれません。

「大変だ!」「面倒だ!」というのであれば、理事長自ら、やり方を工夫して改善するようにしてはいかがでしょうか。

おわりに

マンションの理事会は大変で面倒だと思われている理由は、本当に必要な依頼とは思えない従来からの慣習に従っているからなのではないでしょうか。

「働き方改革」が叫ばれています。管理会社も理事長も意味のないやり方をしているのであれば、お互いに工夫して楽をする方法を考えましょう。

マンションの理事会は大変で面倒だとイメージだけでとらえられている場合もあります。大変で面倒だと思われないような運営を行うことも大事ですね。

理事長を経験した者として、そんなに大変ではありませんでしたけどね。会社の仕事の方が、よっぽど大変だと思いますからね。

マンションの理事会は大変で面倒と思われている理由は?

旧態以前の体質があるのではないでしょうか。

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