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管理組合

監督処分が国土交通省から受けた会社は打診した独立系だった

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2020年2月6日に国土交通省から監督処分を受けた会社は、以前「管理会社を変更する手続きは大変だが意義ある経験した」で綴った独立系の会社・コミュニティワン株式会社でした。監督処分の理由は、複数の管理組合からの不正な着服でした。監督処分の原因として一番多いのが管理組合からの着服です。

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監督処分を受けた会社は打診の独立系

以前「管理会社を変更する手続きは大変だが意義ある経験した」で、管理委託費を削減するために、相見積もりを行った独立系のことを綴りました。

相見積もりを行った理由は、管理会社のリプレイスが目的なのでした。分譲当初から管理委託費の金額が高く設定されていましたが、毎年の理事会で削減しようという動きは見られなかったために立候補した次第です。

共用部分の電気代などの経費を削減する行動はありましたが、管理組合の支出の本丸である管理委託費の削減は一切行われてきませんでした。

削減額の小さな経費削減を行うよりも、削減率の大きな経費削減を行った方が、マンション管理組合にとっては有益です。しかも早めに行う方が効果大ですから、輪番制の順番を待たずして実現しました。

実は、その独立系の会社名は、コミュニティワン株式会社でした。2020年2月6日に国土交通省(国交省)から監督処分を受けたことが報道されました。

知っている会社名が、監督処分を受けたニュースを聞いて、非常にショックでした。コミュニティワン株式会社に管理を委託しているマンションもあると思いますが、ショックだったと思います。

しかも、コミュニティワン株式会社は、今回が初めてなのではなく、過去2015年と2018年にも監督処分を受けています。

「二度あることは三度ある。」ということわざの通り、3回目の監督処分を受けました。忘れた頃に同じ失敗を繰り返しているのではないかと思わざるを得ない監督処分です。

不正が発覚した理由

管理組合からの不正な着服は、なぜ行われたのか。その経緯を知ることが不正を防止するための対策につながるのだと思います。

今回の不正行為は、管理組合から提出された決算書を確認した際、実際の予算より多く計上されていたことから社内調査を行ったとのことです。

社内調査の結果、コミュニティワン株式会社の従業員と再委託先の従業員が、備品購入時に飲み物や日用品などの私物を合わせて購入していたことが判明したことが分かりました。

決算書に記されている金額と予算とのに差異があったことから、社内調査を実施して着服が発覚しています。

管理会社(コミュニティワン株式会社)自ら社内的な調査を行った結果の発覚というのは評価できますが、着服が行われた事実は消せません。

不正を防止するには

管理会社が調査を行う前に、管理組合としてもチェックを行うことが早い段階から不正を防止することができます。

管理会社の報告資料を鵜呑み(うのみ)にしないで、理事長や幹事を中心に、管理会社からの報告が正しいのかどうかをチェックする必要があると思います。

予定(予算案)には計上されていない出金だけでもチェックすることで、不正の抑止効果が働くと思います。不明確な支出があれば、金額問わず管理会社に説明を求めることが重要です。

「いつも頼りにしているから安心だ!」と何もしないで放置しておくと、不正な着服が起こるかもしれません。

コミュニティワン株式会社で管理を委託しているマンションは、管理会社からの報告に対して、確認を怠らないようにしましょう。

おわりに

不正な着服を犯してしまったのは、コミュニティワン株式会社の従業員の中でも、一部の人間であることは承知しています。

ですが、たった一部の人が起こした不祥事によって、会社全体のイメージダウンや信頼性の失墜につながることになります。

着服などの問題が起こると、「従業員教育を徹底します。」という対策を行うことがセオリーなのですが、着服が起こらないシステムを構築すべきです。

お金を扱う人を定期的に異動させること/複数の人間で毎月必ずチェックを行う/問題がなくても社内調査を徹底することで、抑止力の強化につながります。

着服のパターンはある程度定まっています。特に一人で経理を長年行っている場合に、不正が起こりやすいです。

不正があった場合には、「信頼しているから。任せているから。」ということを聞きますが、信頼しているからこそチェックすべきなのではないでしょうか。

コミュニティワン株式会社は、管理会社のリプレイスを考えていた独立系の会社だったが、結果的に任せないでよかったと思いました。

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管理組合は徹底した確認をすべし。

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