総会議案書の訂正が続くので理事長として行った経験！

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毎年定期的に行われるマンションの通常総会開催。通常総会開催にあたって、通常総会議案書が事前に配布されるのだが、ボリュームがあるからなのか毎年配布後に訂正文書が続くのが恒例？となっていました。理事長として、総会議案書の訂正がないようにするために行った経験を綴ります。

総会議案書の訂正が毎年続く

私が理事長を務める前までは、通常総会議案書が事前に配布され、翌週に通常総会議案書の訂正文書が配布されていました。

通常総会議案書には、総会へ「出席票／委任状／議決権行使書」を提出することになっているため、通常総会議案書の配布資料を見て賛成／反対の意思表示を行うことになります。

意思表示を行うにも関わらず、翌週に訂正文書が届くというお粗末が毎年続くというのが恒例となっているため、疑問視していました。

幸い、賛成／反対に左右されるような重要な訂正箇所ではありませんが、喜ばしいことではありません。少し確認すれば分かるような些細な訂正箇所なだけに残念に思っていました。

総会議案書の訂正があると、訂正部分だけとは言え、全戸に配布する必要があるため、二度手間になってしまいます。配布する方にも配布される方にもメリットはありません。

通常総会の議案書は、管理を委託している管理会社が作成しているのかもしれませんが、理事長名での発信となっています。

ですから、理事長として字句の誤りや誤解を生む表現・説明不足などの誤りがあれば、理事長の責任であると認識させられると考えています。

「出席票／委任状／議決権行使書」を提出す際に、判断ができない状況の通常総会議案書であってはいけないと考えます。

今までに経験した訂正された通常総会議案書の例です。プロの管理会社が作成したとは思えないミスが続いたのには閉口しました。

資料の欠落

「収支決算報告書＜修繕積立金会計＞」の資料が欠落していたため、正しい修繕積立金会計が行われたかどうかの判断ができないことがありました。

「マンションすまい・る債」の発行通知書の資料が添付されていないため、債券の残高が会計と一致するのか分かりませんでした。

必要な資料が欠落したのでは、住民が正しい判断を下すことができません。

資料の重複

全く同一の次期「収支予算案」が重複して配布されていました。「なぜ重複して、通常総会議案書に添付されていたのか謎です。

備考欄更新ミス

毎年同じ科目が並ぶ「収支予算案＜管理費会計＞」ですが、金額はあっているのに、備考欄に書かれた内訳と一致しなかった。昨年記述した備考欄が修正されずにそのままでの記載であったことが原因です。

役員候補名の誤り

次期役員をお願いする氏名が誤っていました。号室は修正したのに、名前が修正されていなかったことがありました。恥ずかしいというよりも、申し訳ないという思いですね。

理事長として行った経験！

理事長としては、通常総会議案書の訂正配布がないようにという思いが、期の初めに理事長となったときからありましたので、理事長として行った経験を綴ります。

管理会社への依頼

理事会には、管理会社の担当者も同席しています。決算理事会終了後、「総会議案書の案ができたら、住民に配布する前に見せてください。チェックさせて頂きます。」と管理会社の担当者に伝えました。

理事長のチェック

総会議案書の案を電子データで送付してチェックしてもよかったのですが、チェック後に修正したいことがあると連絡しなければなりません。齟齬があるといけませんので、管理会社のビルへ直接行って、担当者と総会議案書の読み合わせを行いました。

通常総会議案書の案作成からチェック・通常総会議案書の配布までの時間はあまりありませんので、時間との戦いになりました。

チェックすべき点は、以下の通りでした。総会議案書は、前年度使用した総会議案書をコピーして作成しているようです。昨年と違う箇所が訂正されているか確認が必要です。

・全てのページに誤字脱字はないか。

・資料不足／重複資料はないか。

・備考欄は正しく書かれているのか。

・分かりにくい／誤解されやすい表現はないか。

→前年になかった新しい議案には注意が必要です。修繕積立金の値上げなどの数字要素が必要な場合や管理規約の変更の場合は、新旧対応表を用いて、どこがどのように変わるのかを住民に分かりやすく表現しました。

・体裁は整っているか。

請求書・領収書でチェックすべきポイント

管理組合では請求書や領収書を保管するだけではなく、その内容を確認することも重要です。理事会や監事が次のような点をチェックすることで、支払いミスや不正を防ぎやすくなります。

• 請求先が管理組合名になっているか
• 請求金額が契約書や見積書と一致しているか
• 請求日・支払日が適切か
• 工事や業務の内容が具体的に記載されているか
• 数量・単価・消費税の計算に誤りがないか
• 振込先口座が以前と変更されていないか
• 領収書の日付や金額に誤記がないか
• 重複して支払っていないか

特に振込先口座の変更は、近年増えている請求書の偽装や振込先変更詐欺への対策としても重要です。口座変更の連絡があった場合は、メールだけで判断せず、電話などで取引先へ確認すると安心です。

監査ではここを重点的に確認しよう

監事が会計監査を行う際は、次の項目を確認すると効率的です。

確認項目	チェック内容
請求書	契約内容・見積書と一致しているか
領収書	支払金額・日付・宛名に誤りがないか
通帳	振込金額が帳簿と一致しているか
総勘定元帳	仕訳や勘定科目に誤りがないか
理事会議事録	支払いが理事会決議に基づいているか

これらを照合することで、会計処理の透明性を高めることができます。

電子データで保管する場合の注意点

近年では、請求書や領収書をPDFなどの電子データで保管する管理組合も増えています。電子保管には検索しやすく保管場所を取らないというメリットがありますが、データのバックアップやアクセス権限の管理も欠かせません。

クラウドストレージや外付けハードディスクなど複数の場所に保存し、理事長だけでなく引継ぎができる体制を整えておくことで、役員交代時にもスムーズに管理できます。電子帳簿保存法への対応を進める企業も増えており、管理組合でもデジタル化を検討する価値があります。

読者が確認したいチェックポイント

□ 請求書と契約書の金額は一致しているか
□ 見積書どおりの工事内容か
□ 領収書はすべて保管されているか
□ 通帳の出金額と一致しているか
□ 理事会決議を経た支払いか
□ 振込先口座に変更がないか
□ 消費税の計算に誤りがないか
□ 保存期間を過ぎる前に廃棄していないか

このような実務的なチェックポイントを加えることで、「帳簿の保存方法」を説明する記事から、「理事・監事が実際に確認できる実践ガイド」へと内容を充実させることができます。

おわりに

総会議案書は、理事長発信の資料です。そのため、管理会社が作成したとしても、理事長の責任ととらえましょう。

通常総会の場で、マンション住民に説明する必要がありますので、まず理事長自らが総会議案書を読み込んで不明点を一掃しておく必要があります。

マンション住民の賛成／反対を問いますので、誤解や間違いのない資料作りに理事長も絡むべきではないでしょうか。

通常総会議案書は、理事長でなくなっても、管理組合の財産として保管されます。誤字や内容の訂正がある恥ずかしい通常総会議案書を残さないようにしましょう。

通常総会議案書を住民が、きちんと読んでいるのかは分かりません。訂正が続いたということは、誰かが間違いに気が付いたということです。理事長が見つけたのか、住民が見つけたのか分かりませんが、事前に目を通せば分かることなのにと思います。

当然、今期の総会議案書には、訂正が配られることはありませんでした。

※アフィリエイト広告を利用しています。

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