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総会議事録の署名人に理事が欠席した場合は誰が署名すれば良いの?

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マンションの総会議事録には、出席者の署名と捺印が求められています。

総会に理事が欠席した場合は、理事に署名を求められないことがあります。理事が不足している場合の署名は誰が行えば良いのでしょうか。

  • 総会議事録の署名人に理事が不足している場合誰が署名

総会議事録の署名人に理事が不足している場合誰が署名

マンションの総会には、議事録の作成と保管が求められています

国土交通省(国交省)のマンション標準管理規約第49条(議事録の作成、保管等)には、以下のように定められています。

総会の議事については、議長は、議事録を作成しなければならない。
2 議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、議長及び議長の指名する2名の総会に出席した組合員がこれに署名押印しなければならない。
3 理事長は、議事録を保管し、組合員又は利害関係人の書面による請求があったときは、議事録の閲覧をさせなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。
4 理事長は、所定の掲示場所に、議事録の保管場所を掲示しなければならない。
マンション標準管理規約第49条(議事録の作成、保管等)

総会で議事された内容を記録することによって、確かに決議された内容だと確認することができます。

総会に出席する人数よりも、委任状または議決権行使書を用いる人数が多いため、議事録を読んで議事内容を確認することができます。

総会議事録は、掲示板に貼って住民に知らせるのはもちろん、回覧版による通達、個別配布による周知も良い方法です。

決議された内容に相違がないことを確認するのに、議長(理事長)のほか総会に出席した2名の組合員によって、署名と捺印が求められています。

署名と捺印する2名は、議長が理事の方を指名することが多いです。私が理事長を務めた場合、管理会社のシナリオでは、すでに副理事長と理事の名前まで定められていました。

理事が出席していたから成り立つことですが、もし理事が出席していなかった場合は、誰を議事録の署名人と定めれば良いのでしょうか。

議事録の署名人にまさか総会を欠席した理事ではありませんよね。理事以外の方でも、総会に出席した人が署名・捺印するべきです。

あわせて読みたい

総会議事録は貴重な管理組合の財産となります。毎年定期的に開催される総会議事録ですが、マンションの歴史が分かる貴重な情報となります。

署名と捺印は、議事録に記録された内容を確認したという証になりますから、きちんと内容を読んで誤解や誤りがないかを確認してください。

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独身でマンションを購入し、売却を経験した管理人です。失敗や後悔をすることがないように経験から得られた知識を発信することでマンション購入のお役立ちとなるように願っています。「マンションは管理を買え!」と言われるように、購入して後悔のないように願うばかりです。理事長や副理事長の経験もあり、管理委託費の削減も行いました。

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