分譲マンションの入居者名簿はトラブルないルールが必要！

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分譲マンションでは、入居者名簿の作成は、災害や犯罪などの場合に備えて必要である反面、個人情報保護法の観点からトラブルのないルール作りが管理組合に求められます。分譲マンションの入居者名簿を作成する場合に、住民トラブルのない運用を行うために必要なことを綴ります。

マンションの入居者名簿とは

分譲マンションでは、入居者名簿の作成が求められています。国土交通省（国交省）標準管理規約第６４条では、電磁的方法が利用可能ではない場合でも、電磁的方法が利用可能な場合でも、同様に求められています。

電磁的方法とは、ＤＶＤやＩＣカードなどの記憶媒体を用いたり、ウェブサイト（ホームページ）を用いる場合など、紙を用いずに電子的に記録する方法を言います。

理事長は、会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿及びその他の帳票類を作成して保管し、組合員又は利害関係人の理由を付した書面による請求があったときは、これらを閲覧させなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。
標準管理規約第６４条（ア）電磁的方法が利用可能ではない場合

理事長は、会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿及びその他の帳票類を、書面又は電磁的記録により作成して保管し、組合員又は利害関係人の理由を付した書面又は電磁的方法による請求があったときは、これらを閲覧させなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。
標準管理規約第６４条（イ）電磁的方法が利用可能な場合

国土交通省（国交省）の標準管理規約に記載されているのですから、ご自分のマンション管理規約に、上記のルールが記載されているのではないかと思います。

入居者名簿がないと、災害や犯罪などの場合、どの部屋に誰が住んでいるのかが分からず、マンションを管理する上で不都合となる場合があり、多くのマンションでは、当然のように入居者名簿が作成されているものと思われます。

入居者名簿の必要性は

トラブルが起こるかもしれない「入居者名簿」なのであれば、作成しなくてもよいのではないかと考える方もおられるでしょう。しかし、「入居者名簿」がないと、誰が住んでいるのかが分からない無秩序な状態になってしまいます。

災害時の避難時に、高齢者がどの部屋に何人住んでいるのかを把握できなければ、救出するのに影響を及ぼす可能性があります。独居老人が住んでいるお宅の場合は、気をつけて訪問するなどの対策をとることができます。正確な入居者名簿を作成することは、同じマンションという船に乗る乗組員なのです。

トラブルを避ける入居者名簿

分譲マンションで作成される入居者名簿は、次にあげる観点に気をつけないとトラブルに発展しかねませんので、配慮することが必要であると思います。

個人情報保護法関係のトラブル

個人情報保護法とは、個人情報を取集する場合には、個人情報の利用目的を明確にして、収集する個人に利用目的を明らかにして、必ず本人の同意を得ることが求められています。もちろん、明らかにした利用目的外の利用は行ってはいけないことになっています。

いくらマンション管理規約に定めがあっても、きちんと個人情報の取集を本人に通知する必要があります。（多分、マンション管理規約を読んでいない方が多いのではと推測されます。）

閲覧ルールのトラブル

入居者名簿を閲覧させる場合のルールがきちんと機能しているでしょうか。「書面による請求があったときは」と標準管理規約第６４条にあります。口頭だけで気軽に閲覧を許可していることはないでしょうか。

フロントや理事長に、入居者名簿の閲覧に対する危機感がない場合は、気楽に閲覧に応じてしまいがちですが、重要な入居者名簿の閲覧です。なぜ入居者名簿の閲覧が必要なのかという正当な理由がなければ閲覧させることは拒否すべきです。

陳腐化のトラブル

入居者名簿は、マンションに住んでいる方の情報が正確に記載されていることが必要不可欠です。ところが、マンションを売却して新しい入居者に変わったにも関わらず、情報が更新されていない場合があり、いざというときに正しく情報が開示できないというトラブルが懸念されます。

入居者名簿を一度作って、それで満足していてはいけません。定期的な見直しが必要なのではないでしょうか。新規入居者は、管理組合に届ける筈ですので、入居者名簿に反映する仕組みを構築しましょう。

ところがやっかいなのは、賃借人がある場合です。契約期間内の限られた期間のみ入居する場合もあり、正しい情報が得られるのかが疑問です。オーナーや賃貸を管理している不動産会社から情報をもらうのが一番なんでしょうが、協力を得られるのか手腕が問われます。

外国人のトラブル

分譲マンションに住むのは、日本人だけではありません。外国籍を持った外国人が入居する場合もあり得ます。入居者名簿への理解と協力を得ないとトラブルに発展しかねません。日本語が分かる外国人であれば、説明すれば理解も容易なのでしょうが、日本語が理解できない場合は、手続きが大変です。

おわりに

災害や犯罪などの場合に、必要となるのがマンションの入居者名簿です。入居者名簿をきちんと管理しておくことは、よいマンション管理のひとつの支障となります。

住民の協力を得て、入居者名簿を整備するということを一斉入居の早い段階でルール化することが必要なのではないでしょうか。

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