マンション管理組合の理事長挨拶どうするか
ある日突然、マンション管理組合の理事長に選ばれてしまったら。その時の挨拶ってどのようにすればよいのでしょうか。「歴代の理事長の挨拶なんて、覚えていない。」という方へ。理事長が挨拶を行うのは、理事会時と総会時があります。
■ 目次 ■
マンション管理組合の理事長とは
マンション管理組合の理事長とは、マンションの住民を代表する社長のような役割です。会社と違って「鶴の一声」で物事が決まるわけではありませんが、理事長の影響力は多大にあるはずです。
マンション管理は、理事長の采配でよくもなれば、悪くもなる重要なポストですから、初めの理事長の姿勢で、１年間の活動が決まるといっても過言ではありません。
複数の理事を束ねる理事長の挨拶は、どのようにしたら効果的であるかについて綴らせて頂きます。理事長の挨拶一つで理事会運営がスムーズになりますよ。
理事長の挨拶は３場面
総会終了後の挨拶
通常総会で、次期の役員の決定が行われます。役員の決め方は、立候補制・輪番制など色々とありますが、選ばれた理事の中から理事長を決定することになります。
理事長の決め方にも色々とありますが、マンション管理のトップに立つ理事長をくじ引きやアミダなどで決めて欲しくないと思っています。
自ら理事長を務める覚悟があるのか、言われて仕方なく理事長をするのとでは、取組姿勢に反映されるからです。
「時間がない」「関心がない」「自信がない」などの理由で、理事長を務めることに躊躇される方が大半ですが、健全なマンションに住むのでしたら、誰かが理事長を務める必要があります。
理事長の仕事内容については、下記に記しましたので、参考にしてください。
理事長になって、初めての仕事は、理事会メンバーに対する挨拶です。理事会のメンバー全員の顔と名前を知っているわけではないでしょうから、初めは自己紹介をすると良いと思います。
例えば、「何号棟あるいは何階の●号室に住んでいる●●です。今期、理事会の理事長を務めさせて頂くことになりました。皆さん、どうぞよろしくお願いします。」
あまり詳しく自己紹介を行う必要はありません。長くならないで、簡単に住んでいる部屋番号と名前を挨拶すればよいと思います。
仕事の話や趣味の話をする方もおられますが、理事会に関係のない話はしない方が、望ましいです。今までの理事会活動の否定的な内容や総会での思うこともしない方が賢明です。
理事長の挨拶が終わった後で、副理事長、理事、監事と続いて同じように気軽に挨拶ができるように先導すべきなのです。
総会終了後に決めるべきこと
最初の顔合わせで必ず決めて欲しいことが２点あります。これを決めておくと、次回の理事会がスムーズに運びます。
次回の理事会開催日
次回の理事会開催日を調整して決定することです。理事の中には、土日祝が休みの方、平日しか休めない方、いつでも可能な方など様々な方がおられます。
ですから、なるべく全員が理事会に出席できそうな日程を聞いて決定することを怠らないでください。全員の日程が一致するのが理想ですが、そうでなければ参加できる方が多い日を選んでください。
前年の理事会開催日時は、管理会社が知っていますので、前年の理事会開催日程を参考に聞くことも忘れないようにしてください。
あらかじめ理事会開催日の日程を確保することで、プライベートなどの約束をしないように促すことになります。
理事への連絡手段
理事の方への連絡手段を確立することが必要です。理事全員がメールを使える場合は、メールを使うとスムーズに連絡するこができます。
メールを使えない場合は、必要に応じてポストへ投函するとか手渡しするなどという決めをしておくとスムーズな連絡体制の確立ができます。
理事長としても、どのように理事の方へ連絡すれば良いのかを明確にしておいた方か、後々楽になることでしょう。
前年の連絡方法も、管理会社が知っていますので、前年と同じようにするのが一般的です。
理事会開催の１週間前くらいに、「理事会開催のお知らせ」をメールで連絡してあげることによって、理事会への出席率もアップすると思います。
分かれば、理事会での議題も項目だけでも連絡することによって、理事会開催の時間短縮につながります。
理事会開催時の挨拶
理事会へ出席した理事の方への挨拶です。忙しいのに、理事会へ出席してくれたお礼と感謝を述べましょう。
理事会へ出席することは、理事にとってあたりまえの行為なのですが、わざわざ時間を割いて出席してくれたことの敬意を表すべきです。
理事会で話す本題に入る前の数秒間の挨拶があるかないかで、理事の方の協力度に影響を及ぼします。
理事会まで時間があるようでしたから、住んでいての要望や感想などの雑談を聞いて、人間関係を深めるのもよいでしょう。ただし、その要望が公の要望であると誤解されない配慮が必要ですけれどね。
総会開催時の挨拶
「通常総会」であれ、「臨時総会」であれ、総会に出席してくださった方にお礼と感謝の辞を述べましょう。
「通常総会」や「臨時総会」に出席することは、住民の義務でもありますが、日程が合わないこともあり、総会に出席する人は貴重です。
多くの住民は、「委任状」や「議決権行使書」による参加ですが、総会に出席される方は、マンション管理に興味がある方であると判断できるからなのです。総会出席者全員が積極的参加ではないかもしれませんが。
総会開催の定刻時間となると、理事長の挨拶からスタートするのが通例です。総会へ出席して頂いた方に対して、感謝と労いの言葉を挨拶すると良い総会になると思います。
挨拶の後は、総会の進行方法の説明、定足数の説明があって、議案の説明に入るのが普通です。
おわりに
理事長の挨拶は３場面あります。総会終了後、理事会開催時、総会開催時です。理事長といえども一人でマンション管理ができるわけではありません。理事や住民に敬意と尊敬を表明して、お互い気持ちよいマンション管理ができるように挨拶をしましょう。
マンションの理事になったら、是非知っておいて頂きたいことが書かれています。
理事長の挨拶は３場面
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