通常総会の開催時期を変更するとスムーズな準備が

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マンションでは、１年に１回必ず通常総会（定期総会）を開催することになっています。通常総会（定期総会）の開催時期は、毎年同じ頃に行われます。ですが、通常総会の開催時期のピークである４月から６月を他の月へ変更すると、スムーズな総会準備ができるのではないでしょうか。

通常総会の議案書の誤り多し

「総会議案書の訂正が続くので理事長として行った経験！」で綴ったように、総会議案書の記載誤りが毎年続いていました。

「議案書が間違っていて当然！マンション住民から指摘があってから修正すればよい。」「通常総会当日に修正箇所の報告をすれば事足りる。」という雰囲気が、私が理事長を行うまで続いていたような気がします。

昨年と同じ予算額が誤って記載されていたり、資料がなぜか重複して綴じられていたり、少し見れば分かる誤りが散見されました。

理事長名で発信する重要な書類なのに、記載ミスのままマンション住民に配布することは好ましくないと思い、管理会社の事務所まで行って確認と修正を依頼した記憶があります。

総会開催は決算２か月以内

国土交通省（国交省）のマンション標準管理規約第４２条（総会）には、

管理組合の総会は、総組合員で組織する。
２ 総会は、通常総会及び臨時総会とし、区分所有法に定める集会とする。
３ 理事長は、通常総会を、毎年１回新会計年度開始以後２か月以内に招集しなければならない。
４ 理事長は、必要と認める場合には、理事会の決議を経て、いつでも臨時総会を招集することができる。
５ 総会の議長は、理事長が務める。
マンション標準管理規約第４２条（総会）

と決められています。第３項にあるように、通常総会は、毎年１回新会計年度開始以後２か月以内に行うこととされています。

「決算が終わって、２か月もスケジュール的に余裕があれば十分準備ができるだろう。」と思われるかもしれませんが、複数のマンションを担当している管理会社によっては、定期総会が重なると忙しくなります。

そのため、十分な資料の見直しや指摘に対する対応まで手が回らないことも十分考えられます。「管理会社がしっかりとやってくれない。」と嘆いていても解決しません。

「理事会（理事長）も一緒になって定期総会を乗り切りましょう。」とお互いに協力することがマンションにとってはメリットとなります。

開催時期を変更しましょう

マンションの決算月（新会計年度）を意識して、マンションを選ぶことはないかと思います。たまたま３月が決算月（新会計年度）だったなど、分譲時に決算月が決められてしまっています。

毎年、何も疑問を持たずに決算月を迎えますが、実は、決算月を変更することは可能なのです。

管理会社と相談して、繁忙期ではない月に決算期を変更すれば、余裕を持って総会議案書の作成や依頼事項の対応を行うことが可能です。

仕事は平準化した方が、効率性や正確性も上がって、管理会社も管理組合もお互いメリットとなるのではないでしょうか。

おわりに

決算期を繁忙期から変更するだけで、スムーズな定期総会の開催準備が行えるのではないでしょうか。

旅行も繁忙期と閑散期とでは、同じホテルや同じ旅行日程であっても、サービスに差があります。旅行代金にも影響を及ぼしますからね。閑散期ならではの”おまけ”があったりします。

管理会社の担当者は、複数のマンションを受け持っていることが普通です。ですから、担当者に閑散期はいつなのかをヒアリングして、通常総会の開催時期を変更するとよいでしょう。

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