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管理組合

定期総会の案内文にコロナウイルス対策の明記を

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定期総会開催の案内文には、新型コロナウイルス対策の注意文言を明記して頂きたいです。長期化する新型コロナの感染拡大防止のため、可能な限りイベントの自粛を呼び掛けています。区分所有法で定められた定期総会の開催案内は、注意喚起を明記して案内を配布して頂きたいと思います。

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定期総会の中止は可能か

新型コロナウイルス騒ぎが終息するまで、定期総会を中止または延期したいと思われるマンションの管理組合もあるでしょう。

しかし、国土交通書(国交省)のマンション標準管理規約第42条(総会)には、

管理組合の総会は、総組合員で組織する。
2 総会は、通常総会及び臨時総会とし、区分所有法に定める集会とする。
3 理事長は、通常総会を、毎年1回新会計年度開始以後2ケ月以内に招集しなければならない。
4 理事長は、必要と認める場合には、理事会の決議を経て、いつでも臨時総会を招集することができる。
5 総会の議長は、理事長が務める。
マンション標準管理規約第42条(総会)

と定められています。定期総会の開催は、新会計年度開始以後2ケ月以内に招集するのが大原則です。

長期化する新型コロナウイルスの対策のため、可能な限りイベントの自粛を求めているのですが、マンション標準管理規約によると、延期したとしても新会計年度開始以後2ケ月以内が最大となります。

マンションのタイミングによっては、定期総会の開催時期が近づいていて頭を抱えている理事長や管理会社もおられるのではないでしょうか。

お住まいのマンション管理規約に書かれている定期総会の開催ルールに従って、定期総会を開催する必要があります。開催時期が定められているのです。

ですから、定期総会を延長することは多少可能であっても、中止とすることはできません

出席者を絞るのは可能か

本来なら、定期総会へは多くの区分所有者に出席して頂いて、活発な意見を交わして欲しいところですが、新型コロナウイルスの影響から出席を遠慮してもらいたいと思うマンションの管理組合もあるでしょう。

理事長・監事・管理会社の担当者のみが定期総会に出席して、残りの区分所有者には、委任状または議決権行使書による賛否の表明をして頂くことで、感染者の拡大防止に努めたいと思うかもしれません。

理事長・監事・管理会社の担当者のみの出席であれば、会場の準備を行うこともなく、短時間での定期総会開催が可能となると思われます。

気持ちは分かりますが、区分所有者にあらかじめ提出頂く、「総会出席等通知書」の中から、「出席」という選択肢を削除したり、総会議案書の中に「委任状または議決権行使書から選択願います。」という文章を織り込むことはできません。

実際、マンションの定期総会は、委任状または議決権行使書による賛否の表明が大半なのだから、出席者の制限を設けたいという気持ちは分からなくはありませんけどね。

定期総会どうするべきか

定期総会の開催はどうするべきなのでしょうか。

対応ガイドラインが

2020年2月27日(木)に、一般社団法人マンション管理業協会から「マンション管理会社の感染症等流行時対応ガイドライン」が出されています。

その中で「3.マンション管理会社としての事前準備の必要性について(2)管理組合の集会等への出席について」には、次のように書かれています。

マンション管理会社の社員は管理組合運営の都合上、集会等への出席を求められるケースが多くありますが、それら集会等への出席は社員からマンション居住者への、また、マンション居住者から社員への感染機会となることが予想されます。

社員の集会等への出席は管理委託契約に基づく業務でもあることから、特段の事情がない限り止むを得ないものと思われますが、その場合の集会等への出席時には必ずマスクを着用することなどを指導するとともに、事業者としてもマスクをはじめ消毒液等を事前に準備しておくなど、マンション居住者及び社員の安全確保と併せて感染拡大の防止に努めることが望まれます。
(2)管理組合の集会等への出席について

マスク着用を

定期総会の出席者に対しては、マスク着用をお願いしましょう。管理会社の担当者も同様にマスク着用で臨んでください。

マスクを持参していない方へは、マスクを配布できるように準備しておくことも必要です。とはいっても、マスク不足の時期ですからマスクを入手するのが困難な状況です。

そこで、市販のマスクが入手できない場合は、ハンカチでマスクの代用として利用することが可能です。

ハンカチーフやスカーフ等の製造販売を行う川辺株式会社が、新型コロナウイルス感染症拡大に伴うマスク不足におすすめの「ハンカチマスク」の作り方を紹介しています。

ハンカチを四分の一に折り、ゴムを2本通して、両端を三等分の位置で折り返します。30秒もかからずにできる簡単な方法ですのでお試しください。

マスクの在庫はココで

マスクの在庫がなくてお困りの方、マスクの在庫情報を集めたサイトがあります。値段も合わせて確認できますので、参考にして頂ければ幸いです。

消毒液の準備を

定期総会の会場入口に消毒液を準備しておきます。出席者の方には、事前に手を洗って会場に来て頂く案内を明示化するとともに、消毒液による感染予防対策を行います。

管理組合の理事の方にお願いして、入口で消毒液による感染予防対策を実施して頂いたのちに、会場に入って頂くとよいでしょう。

体温計で測定を

サーモグラフィーを設置して体温を測定する参議院の対応もありますが、マンションでは、サーモグラフィーを設置することは難しいかと思います。

せめて出席者に対して、体温測定を会場入口で行うことをおすすめします。体温が37度5分以上を示した場合は、出席を遠慮して頂くことをお願いします。咳をしている方も同様です。

管理組合で用意する体温計は、安全に素早く図れないと意味がありません。

最近の体温計は、肌に直接触れない(非接触型)で、数秒間で体温を測ることのできる優れものの体温計が数多く存在しています。技術の進歩に驚いています。

十分な換気を

定期総会の会場は通常ドアや窓を閉めた状態で行われています。十分な換気が行われていない密閉空間の場所で新型コロナウイルスの感染が確認されています。

新型コロナウイルスの感染場所として、ライブハウス・コンサート会場・フィットネスジム・タクシーなど風通しの悪い空間があげられています。

十分な換気を行った状態での定期総会を行いましょう。

最低限の議案で

定期総会の議案は最低限にして、短時間で行うことができるようにしましょう。定期総会の議案は、管理委託契約の更新・収支決算および事業報告・収支予算および事業計画・次期役員選出が主な議題です。

大きな修繕工事や管理規約の変更などの議案も上程することがありますが、新型コロナウイルスが落ち着いた後で臨時総会を開催するか、急がなければ次年度の定期総会の議案で扱うようにしましょう。

休憩時間を設ける

定期総会が長時間になるようであれば、頃合いを見計らって休憩時間を設けるようにしましょう。早く定期総会を終わらせたいのは山々ですが、休憩時間を設けて、換気を行いましょう。

間隔を空けて着席を

なるべく感覚を空けて着席するようにしましょう。椅子の配置を工夫して、隣との間隔を空けて座れるように誘導しましょう。

屋外で開催を

マンションの敷地内には、芝生などが敷き詰められた庭園スペースがあるのではないでしょうか。思い切って、屋外で総会を開催するという手法があります。

風通しのよい場所で開催すれば、密閉空間での開催は避けられます。

専門家会議3つの条件

専門家会議では、日常生活の中で、次の3つの条件が同時に重なるような場所や場面を避ける行動をとるよう呼びかけています。

(1)換気の悪い密閉空間
(2)多くの人が密集
(3)近距離での会話や発声

定期総会の開催も、上記3つの条件が重ならないようにしましょう。

おわりに

新型コロナウイルスに対する影響は、様々な業種で起こっています。医療機関は勿論、学校・飲食店・宿泊施設・旅行業界・企業の入社式・選抜高等学校野球大会・各種イベント・テーマパークなど。新型コロナウイルスが原因で倒産した企業まで出てきました。

新型コロナウイルスの影響で、収入が減少して、住宅ローンの支払いも心配だという方も増えてきています。コロナ解雇を言い渡された人も続出しています。

定期総会の議案書(案内文)に、新型コロナウイルスに対する注意文を織り込んで、マンション住民へ対するお願いと理解を図りましょう。

注意文を読むことによって、安心して定期総会へ出席することができるでしょう。

理事長をはじめとして管理会社と協力して、定期総会に臨みましょう。新型コロナウイルスに対する取り組みを行っているという住民へのアピールでもあり、安心感を与えるものと考えます。

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定期総会の案内文には

コロナ対策の明記を。

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