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管理組合

マンション管理組合の集会開催 法務省から指針が

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新型コロナウイルス感染症の影響で、マンション管理組合の集会が通常通り開催できかねる場合の指針が、法務省民事局のホームページで出されています。「集会の開催ができない状況が解消された後、本年中に集会を招集して、必要な報告をすれば足りる。」というものです。

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管理組合の集会開催の指針が

法務省民事局のホームページには、今回の新型コロナウイルス感染症の影響で、マンション管理組合の集会が通常通りできかねる場合の指針が出されています。

「例年通り、通常総会(定期総会)を開催してもよいのだろうか?」と考えているマンション管理組合(理事長)も多いことだと思います。まだまだ新型コロナの終息が見込めない状況が続いているからです。

こういう集会開催の指針を示して頂けると、管理組合としても通常総会(定期総会)の方向性を決定することができますので、大変ありがたいことです。

新型コロナウイルス感染症の影響により,管理者が選任された管理組合又は管理組合法人において,前年の開催から1年以内に建物の区分所有等に関する法律(以下「区分所有法」といいます。)上の集会の開催をすることができなくなった場合について,以下のとおりお知らせします。

区分所有法においては,管理者又は理事が,少なくとも毎年1回集会を招集しなければならないとされ,集会において毎年1回一定の時期にその事務に関する報告をしなければならないとされていますが(区分所有法第34条第2項,第43条,第47条第12項,第66条),前年の開催から1年以内に必ず集会の招集をし,集会においてその事務に関する報告をすることが求められているわけではありません。

したがって,今般の新型コロナウイルス感染症に関連し,前年の集会の開催から1年以内に区分所有法上の集会の開催をすることができない状況が生じた場合には,その状況が解消された後,本年中に集会を招集し,集会において必要な報告をすれば足りるものと考えられます。
マンションの管理組合等における集会の開催について

通常総会の延期可能

法務省民事局の「マンションの管理組合等における集会の開催について」はわかりにくい文章なので、具体的な事例で説明します。

区分所有法では、「毎年1回集会を招集しなければならない。」ということですので、1月1日から12月31日の間で1回開催する必要があります。

毎年4月に予定していた通常総会は、今年に限って7月に開催しても区分所有法の法律違反にはなりません。必ず12か月毎でなくても構わないということです。7月に新型コロナウイルス感染症が終息している仮定ですけどね。

ただし、例年4月に開催していた通常総会を延期するのですから、次のことは例年の4月までにマンション住民に資料を配布して周知しておく必要があります。

住民への延期発信

新型コロナウイルス感染症の影響により、通常総会を延期する旨を管理組合(理事長)として発信しなければ、住民のいらぬ不信感を抱くことにもなりかねません。

決算と予算、管理会社との契約更新、役員の交代、工事の実施についても、住民に知らせておくとよいでしょう。

ただ資料を個別配布するだけではなく、掲示版にも貼って知らせましょう。疑問があれば、その問合せ先も必要です。

管理会社との契約更新

暫定的に現管理会社との現在と同条件で契約更新を行うことを承知して頂きます。現管理会社を変更する場合は、正式な通常総会または臨時総会で可決するようにしましょう。

管理会社の解約は、3ヵ月の猶予期間を設けて、解約を通告すれば、いつでも解約が可能となっています。

よっぽどのことがない限り、現時点で管理会社を変更することは、管理組合側として不利益なのではないのではないでしょうか。

決算と予算

前年度の決算と今年度の予算を暫定的に認めて頂くことです。予算が承認されないと、保全工事を行うこともできませんから、快適なマンション生活に支障が出てしまいます。

早急に行わなければならない修繕工事以外は、延期した通常総会で補正予算として改めて承認して頂くのがよいでしょう。

正式な通常総会を行うまでの暫定期間中は、マンションの維持に必要な光熱費(電気料/水道料など)やエレベーター保守費・植栽維持費などは、前年度と同じ金額で予算を執行することを住民に通知します。

役員の交代

通常総会で役員の選出が行われ、前年度の役員と交代します。しかし、正式な通常総会が行われていないことから、前年度の役員が引き続いて通常総会開催日まで続投して頂きたいです。

今年度の役員との引継ぎが行われていないことから、マンション管理に支障が出る可能性があるからです。特に、理事長・副理事長・幹事の方は、継続して役員をして頂きたい。

工事の実施

早急に行わなければならない修繕工事以外は、通常総会で正式な予算が承認されるまで中止した方が賢明です。

どうしても行わなければ、マンション生活に支障が出るのであれば、臨時理事会を開催して、理事だけでも同意を得ておくべきです。

理事会で工事の実施に意見が食い違う場合は、次年度の理事会に任せてしまいましょう。

おわりに

支障がなければ、通常総会を延期しても構わないというお墨付きが、法務省民事局のホームページで指針として出ています。

ただし、マンション管理規約には違反する部分もあることでしょうね。マンション管理規約には、通常総会が開催できない場合を想定して作成されているのではありません。

今回は、特別に通常総会を延期するということをマンションの住民に知らせることが必要です。

通常総会が延長されるのですから、現在理事をされている方の負担が増えてしまうことにはなりますが、マンション住民の安全を守るためにも続けて頂きたいです。

「やっと1年間の理事の任期が終わったと思っていたのに!」という方もおられるでしょうが、もう少しお願いします。

マンションの規模や昨年度の総会出席者を鑑みて、安全に考慮して開催するなど臨機応変に対応しましょう。

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集会開催を法務省から指針が

総会は延期してもよい。

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